Люди не хотят работать без результата. Для одних он измеряется в деньгах, для других – в объеме выполненных задач. Но каждый успешный человек преследует цель, ему недостаточно просто прийти на работу, нужен результат, чтобы двигаться вперёд.
Продуктивно – не значит долго
Многие задумываются над вопросом о том, как им стать продуктивнее. Большинство начинает работать на износ и совершают серьезную ошибку. Продуктивность не связана со временем, здесь речь идет о качестве. Если вы будете 8 часов сидеть перед компьютером и нарисуете за это время одну таблицу, пользы вы не принесете. Лучше потратить на работу меньше времени, но выложиться на 100%.
Успех не связан со временем, здесь нужен результат. Вы можете меньше работать, но получать большую отдачу. Будьте эффективны. В достижении собственной продуктивности вам понадобятся действенные инструменты. О них пойдет речь далее.
Планируем, планируем и еще раз планируем
О необходимости планирования я неоднократно рассказывала, но сейчас речь пойдет о дроблении задач. Для начала определите все дела на день. Помните, что на выполнение одной задачи, желательно закладывать 55 минут. У меня уходит 50 минут. Распределяйте дела от более важных к менее приоритетным.
Если у вас есть глобальная задача, которая требует большого количества времени разделите её на несколько маленьких. Так будет проще отслеживать прогресс и идти по плану. Бывает, что человек постоянно откладывает глобальные задачи, так как боится не успеть или оправдывается тем, что у него не хватит времени. Однако, эта техника вас спасёт и позволит добиться желаемого результата.
Чтобы у вас было четкое понимание занятости на день, запишите все цели. Если вы стремитесь к продуктивности, старайтесь не планировать много. Ваша задача работать на результат, а не просто тратить время.
Матрица Эйзенхауэра
«Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные», – так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Матрица, получившая имя этого легендарного человека, доказала свою эффективность в повышении продуктивности.
При использовании метода Эйзенхауэра все дела делятся на 4 группы:
1. Важные и срочные. Нужно выполнить, чтобы избежать затруднений в жизни. На самом деле, этот список дел в идеале должен оставаться пустым при месячном планировании, так как обычно тут остаются висеть недоделанные хвосты прошлого месяца.
2. Важные и не срочные. Сюда входит основная деятельность. Эти задачи выполняются без спешки, но максимально эффективно.
3. Не важные и срочные. Они не относятся к достижению поставленной цели, обычно возникают внезапно. Их легко спутать с первой группой, поэтому сортировать нужно внимательно. Обычно это бытовые проблемы, которые вроде бы необходимо решить, но на самом деле они вряд ли помогут нам в достижении высоких результатов в жизненных сферах .
4. Не важные и не срочные. Эти дела мало относятся к работе, больше похожи на отдых. Например, позвонить подруге, разобрать «завал» в личных сообщениях и т. д. Тут дела, которые хорошо бы сделать, но необходимо помнить, что именно они съедают без остатка наше драгоценное время, но приносят мало пользы Но это тоже действия, поэтому их нужно отправить в нужную группу.
Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы навести порядок в делах и приблизиться к поставленной цели.
Используйте эту таблицу для ежедневного планирования.
Продуктивный человек не хватается за 2-3 задачи одновременно. Он делает одно дело и показывает отличный результат. Адекватно оценивайте свои возможности, чтобы не топтаться на месте, а четко идти к мечте.
Техника тайм-менеджмента POMODORO
Сегодня расскажу про технику Pomodoro.
В чём суть?
Мы делим день на отрезки времени, которые посвящаем полноценной работе и отдыху и чётко следуем этому правилу.
Вот шаги, которые необходимо сделать:
1. Определяем количество рабочих часов в день. Можно взять стандартные рабочие часы с учётом обеда, а можно взять и меньше, например, 4 часа.
2. Определяем среднее количество времени на выполнение задачи (мне удобно брать 50 минут).
3. Теперь выбираем время для перерыва (обычно это 5-10 минут) В это время максимально расслабляемся и даём голове отдохнуть.
4. Составляем список задач на день (от самых важных до менее приоритетных). Желательно, чтобы одну задачу вы успели сделать за 55 минут или две полноценные задачи за это время. Если есть большие задачи, разбейте их на более маленькие, чтобы успеть их доделать.
5. Засекаем время и следуем установленным временным ограничениям. То есть работаем 50 мин. и потом отдыхаем 10 мин. Для контроля можно использовать специальные приложения - Flat Tomato.
6. После 3-4 перерывов, делаем один большой на обед.
7. На следующей день составляем полный график дня, отмечая задачи, время для работы и отдыха.
Фиксируем количество потраченного времени на выполнение задач! Так мы сможем отследить прогрессы и более точно планировать задачи в будущем.
Экспериментируйте с временными отрезками и выбирайте наиболее эффективный (попробуйте взять 25 минут работы и 5 минут перерыв)!
Наглядный пример!
Расскажите, пользовались каким-нибудь из этих инструментов? Делитесь своими вариантами!