В статье рассматривается заключительный этап управления изменениями в компании – разработка регламентов бизнес-процессов. Приведены общие сведения о целях и задачах регламентации бизнес-процессов, а также основные ошибки при составлении нормативно-методической документации компании.
Итак, давайте разберемся, что же такое регламент бизнес-процесса. Регламент бизнес-процесса – нормативно-методический документ компании, описывающий порядок и последовательность операций бизнес-процесса, роли и зоны ответственности, а также взаимодействие между участниками процесса. Регламент бизнес-процесса является основополагающим документов в компании, которая используется процессную модель управления. Регламент является абсолютной истиной того, как должен быть реализован тот или иной процесс в компании.
Для чего нужна регламентация бизнес-процессов? Система регламентов процессов предназначена для выполнения следующих функций:
- стандартизация работы процесса (сокращение ошибок в работе сотрудников);
- контроль выполнения эффективности операций;
- обучение сотрудников;
- анализ и совершенствование бизнес-процессов;
- внутренний аудит компании.
Отсутствие в компании системы регламентов бизнес-процессов может привести к систематическому отклонению работы сотрудников от утвержденного хода процесса, что в свою очередь влечет за собой повышение затрат, снижение рентабельности, увеличению длительности, выполняемых операций, а также количеству брака и ошибок в работе сотрудников.
Основные ошибки при разработке и внедрении регламентов бизнес-процессов:
- разработка регламентов для неэффективных бизнес-процессов;
- регламент разработан формально;
- отсутствие контроля за исполнением регламентов.
Первое, что нужно понимать при внедрении регламентирующей документации в компании это то, что формирование регламента процесса является завершающей стадией управления изменениями. Регламент разрабатывается только для тех бизнес-процессов, которые показывают удовлетворительную операционную эффективность. Для бизнес-процессов, которые нуждаются в совершенствовании, разрабатывать регламентирующую документацию нужно только после завершения проекта по оптимизации.
Подходить к разработке нормативной документации по бизнес-процессам нужно ответственно и с полным пониманием наполнения регламентов. Распространенной ошибкой является формальное составление документации: описано общими словами, упрощенные диаграммы и модели процессов, отсутствует распределение зон ответственности участников или представленная информация вообще не отражает реального положения дел. Такие "регламенты" принесут больше убытков компании, не говоря уже о повышении операционной эффективности.
Разработка и написание регламентов это только полдела, необходимо его внедрить и осуществлять контроль исполнения. Такая ситуация очень распространена при разработке регламентов консалтинговыми компаниями, когда владельцы бизнес-процессов просто доводят регламент до сотрудников. Отсутствие контроля или внутреннего аудита может привести к тому, что сотрудники перестанут следовать выверенному ходу процесса и осуществлять свою деятельность как им удобно.
В завершении этой статьи я хотел бы еще раз напомнить, что регламент бизнес-процесса это не панацея. Очень часто руководители компаний думают, что если просто написать "чудо-бумажку", то все сразу станет прекрасно. Боюсь, что это так не работает. Необходимо приложить немало усилий для построения, измерения и оптимизации системы процессов компании, чтобы достигнуть положительного эффекта от внедрения процессного подхода.