Приоритеты - тема неисчерпаемая. Сегодня почерпаю из неё немного)))
Новость первая. Мне кажется, плохая 😂
Если у вас нет целей, вы не сможете расставить приоритеты своих дел!
Связано это с очень простой историей: одно и то же дело может быть совершенно разным по приоритетности, исходя из целей человека и в целом контекста его жизни.
Пример:
Дело: Посещение тренировок, направленных на снижение веса.
Как оценить приоритетность этого дела? В отрыве от целей никак!
- Если вы, скажем, человек с лишнем весом и согласованной с доктором целью "ПОХУДЕТЬ" - данная задача будет иметь для вас первый приоритет!
- А если вы, скажем, девушка на 25 неделе беременности - данная задача будет иметь для вас едва ли не последний приоритет.
Поэтому если вы решили наконец систематизировать и упорядочить свои дела и задачи (неважно, рабочие или домашние) - первым делом займитесь НЕ системами расстановки приоритетов, а ЦЕЛЯМИ.
Новость вторая. Любопытная 😳
Далеко не все люди приоритезируют задачи, исходя из их важности.
Есть масса вариантов:
- Сначала сделать самые лёгкие, потом перейти к сложным (или наоборот).
- Сначала сделать самые интересные, потом перейти к монотонным и скучным (или наоборот).
- Сначала сделать любимые, потом перейти к нелюбимым (или наоборот, сначала проглотить всех "жаб", то есть нелюбимые дела, а на закуску оставить самые любимые).
- Сначала сделать все короткие дела (до двух минут, до пяти минут), потом перейти к длинным.
Можете определить свой привычный способ.
Новость третья. Известная 🤷♀️
При этом самые распространённые классификации строятся на двух базовых параметрах: СРОЧНОСТЬ задачи и ВАЖНОСТЬ задачи.
На них отдельно и остановимся (именно на них основан ромб на моих фото, это доработанная матрица, приписываемая Эйзенхауэру).
Срочность.
Срочность очень часто путают с привязкой к сроку, хотя это вовсе не так.
Срочная задача - это та, которую нельзя отложить, потому что иначе вам не хватит времени её выполнить до нужного срока)))
Вот если, к примеру, на подготовку коммерческого предложения для клиента вам нужно 30 минут, а отправить его нужно завтра в 14:00, то задача станет срочной завтра в 13:30. До этого времени она не срочная.
Хотя она имеет чёткий срок выполнения, и откладывать её до 13:30 завтра я категорически не рекомендую 😊
Важность.
Важность - про цели и даже порой ценности.
Важная задача - это та, которая движет вас к достижению ваших целей.
И тут часто возникает история с чужими, навязанными целями. Например, окружающие твердят "Тебе важно родить", и задачи, связанные с этим, вроде как становятся приоритетными. Но если в ваших целях/ценностей нет детей, - это задача НЕ ВАЖНАЯ для вас!!
Или пример из бизнеса: вроде бы важно обслуживать клиентов, правда? Но если руководителя срывают с аналитического отчёта или стратегического совещания ради того, чтобы ответить клиенту по телефону - это задача НЕ ВАЖНАЯ для руководителя! Ибо его цель управлять, а не обслуживать клиентов.
Новость четвёртая. Очевидная 🤭
На пересечении двух осей (важности и срочности) складывается матрица приоритетов. В ней четыре (что логично))) блока задач.
Неважные и несрочные задачи.
Это ПОГЛОТИТЕЛИ времени (пожиратели времени, хронофаги). Они НЕ двигают нас к нашим целям и их можно НЕ делать прямо сейчас.
Но мы их делаем!
Почему?
Потому что они интересненькие, весёлые и залипательные. Ну как не полистать ленту соцсетей или не поболтать с коллегами про выходные. Да и пятая кружка кофе будет не лишней ☕️
А если говорить более серьёзно, то многие поглотители с виду похожи на важные и нужные дела, например, излишнее поглощение информации, бесконечный перфекционизм (переделывание и так хорошо сделанного), затяжные совещания и пр.
Поэтому, выдвинувшись на поиск поглотителей среди своих дел, обращайте внимание не только на откровенные "отвлечения", но и на дела, которые тянут из вас намного больше времени, чем планировалось, а эффект дают так себе.
Важные и срочные задачи.
Это ФОРС-МАЖОРЫ. То есть задачи, которые движут нас к целям (или уводят от риска - то есть, не выполнив их, мы не двинемся дальше) и которые нужно делать прямо сейчас!!
Настоящие форс-мажоры возникают непредвиденно. Неплановая проверка, звонок из детского сада с тем, что заболел ребёнок (хотя ещё утром ничто не предвещало), прорыв батареи в отделе бухгалтерии и т.п. Они как раз про риски, и таковых не очень много.
Созданные своими руками форс-мажоры - задачи, откладываемые нами до тех пор, пока они не становится в разряд "ужас-ужас, мы все умрём" 😱
Например, зуб ныл-ныл, дёргал-дёргал, темнел-темнел, давно надо было им заняться, но всё было некогда. А когда возник флюс на половину лица и боль, которая не даёт делать ничего, - и случился форс-мажор. Правда такой, который можно было предсказать.
Проводя ревизию своих форс-мажоров, отметьте, какие из них повторяются с периодичностью. С высокой вероятностью это те задачи, которые вы просто не любите и откладываете до последнего.
Неважные, но срочные задачи.
Это ЧУЖИЕ задачи. Вас они к вашим целям НЕ двигают, но так как они нужны другому человеку, он обычно требует выполнения здесь и сейчас (звонит, вопит, требует и пр.).
Если к вам приходит коллега из другого отдела и просит срочно найти что-то для себя (не для вас) - это задача такого толка. Или если к вам приходит подчинённый, спихивая на вас свои задачи. Или если внезапно сломался принтер, а айтишник на больничном - для кого-то эта задача также попадёт в этот разряд.
💡 Тут придётся себе признаться, что если вы живёте и работаете не в вакууме (а я подозреваю, что нет))) - от какого-то количества чужих задач вам не удастся избавиться.
Но в целом, будет здорово, если вы научитесь возвращать чужие задачи их владельцам, или решать вопрос системно (например, если рядовые сотрудники всё время зовут руководителя для решения сложных задач с клиентами, - логичнее обучить их самих решать такие задачи, чем каждый раз срываться самому).
Несрочные, но важные задачи.
Это САМЫЙ ОСНОВНОЙ БЛОК ПЛАНОВЫХ ЗАДАЧ. Именно они двигают вас к вашим целям, но не заставляют панически метаться.
Именно их стоит планировать заранее и выполнять, НЕ дожидаясь, пока по вашу душу придут свистящий рак и жареный петух (то есть не давать им переползать в категорию форс-мажоров).
НО! ⛔️
Так как эти задачи НЕ СРОЧНЫЕ, есть огромный соблазн их отложить. На чуть-чуть. И ещё на чуть-чуть. И ещё... А-А-А-А-А!!!
Скажем, надо точить топор. Но нам некогда точить топор, потому что надо рубить.
Переходя от метафор к ежедневным рабочим задачам: надо переделать систему мотивации сотрудников, которая явно устарела, но некогда. Поэтому - дождёмся бунта, или массового увольнения, или просто падения результативности из-за нелояльности, - и тогда будем дружно справляться с форс-мажором.
Или к нерабочим: надо бы проверить желудок, который давно побаливает, но есть масса других дел (посидеть в соцсетях, скажем с грустной иронией). Поэтому - дождёмся прободения язвы, и уже с полной уверенностью ляжем в больничку на пару недель/месяцев. Теперь точно удастся отложить все другие дела.
Что делать?
Останавливаться и выдыхать (нет, не бежать быстрее))).
Писать/проверять свои цели.
Делать ФРД (фотографию рабочего дня, или всех суток).
Анализировать, сколько времени занимают какие дела, распределять их по блокам.
А дальше в рамках каждого блока последовательно, не торопясь и не ругая себя, выполнять шаги:
- Поглотители - нет, не избавляться! Планировать и нормировать (да, я захожу в соцсети, но дважды в день по полчаса).
- Форс-мажоры - проверять, откуда взялись и включать прогнозирование. А еще делать акцент на профилактике (любую болячку легче предотвратить, чем лечить, в бизнесе тоже).
- Чужие задачи - возвращать, делегировать, либо частично брать на себя, но понимая, для чего (например, помогать коллегам, понимая, что они помогут вам).
- Плановые задачи - реализовывать заранее, не допуская их перехода в искусственно созданный форс-мажор. А для этого нормировать (понимать, сколько времени занимает каждая), корректно расставлять по дню с учётом особенностей своей работоспособности, оптимизировать (находить более простые и быстрые способы выполнения), и всё время проверять, действительно ли они ВАЖНЫ для достижения ВАШИХ ЦЕЛЕЙ.
Вот такая вот вечная молодость 😁
Лайки, комментарии, репосты приветствуются!