На этой теме я завершаю серию статей про систему Аллена "Как привести дела в порядок". Хотя еще много всего вкусного останется за кадром.
Так как же привести дела в порядок?
1. Завести серию списков (я писала про "выгруз мозга", список проектов, "может быть когда-нибудь". Есть еще календарь, списки дел по контексту и несколько прочих).
2. Завести систему хранения информации, чтобы в нужный момент ее легко находить. (здесь обсуждалась только корзина "Входящие", есть еще интересная система из 43 папок).
3. Регулярно обозревать эти списки.
Без мониторинга ни одна система планирования работать не будет
Я могу составить список мест, которые хочу посетить, список книг, которые хочу прочитать, чек-лист идей, как провести выходной с детьми - но какой в них смысл, если я никуда не езжу, книги выбираю из предложки на Литресе, а выходной у нас проходит всегда по одному и тому же сценарию? И самые смешные причины - "я забыла, что я уже это писала" или " я не могу найти, куда".
Списки должны работать: напоминать, подсказывать, облегчать выбор, разгружать голову, становиться руководством к действию.
Чтобы работать, списки должны быть под рукой. Все в одном месте (контрольный журнал, bujo, приложение на телефоне, доска-планнер) либо там, где они потребуются ("вечный список продуктов"- на кухне или в прихожей, ежедневник, список проектов - на рабочем столе).
И, конечно же, я должна знать, какие у меня списки-помогальщики есть и что в них. Для этого - регулярно их мониторить, перечитывать.
Свои агрегаторы задач и сообщений - тоже. Корзину "Входящих" - в цифровом или физическом, осязаемом воплощении.
Как часто все это стоит проверять, чтобы система не перегревалась и позволяла по-настоящему контролировать свои задачи?
- План дня - минимум 2 раза - утром и вечером. Утром - повестка, вечером - отчет перед собой.
- Календарь, где записаны "жесткие" дела (имеющие даты) - каждый день.
- Корзину "Входящих" - минимум раз в неделю. Можно заканчивать этим делом свою "рабочую неделю" (в пятницу) или начинать в понедельник. Хотя и вторник подойдет.
- Список проектов - раз в неделю проверить, у всех ли прописаны следующие действия, нет ли проектов, которые зависли.
- Список "Когда-нибудь может быть" - раз в неделю оптимально. Минимум - раз в месяц. И брать оттуда по одному делу в неделю/месяц и переносить в план.
- Все прочие списки - также раз в неделю/месяц.
На этом месте можно испугаться, где столько времени взять на все эти проверки и перечитывания.
Во-первых, это не так уж и долго - пробежаться глазами. Если этот список не нужно разыскивать в кипе бумаг.
Во-вторых, если у вас действительно много времени уходит на проверку всего исписанного, вероятно, ваша система перегружена и избыточна. Базовых списков в GTD немного. В "классическом планировании" тоже: список дел на день/неделю/месяц. Может и не нужны все эти "идеи выходного дня" и списки чтения? Или пусть будут - но не как часть системы планирования, а как справочная информация. Ее обозревать регулярно не нужно. Только добывать по требованию.
"Средние по больнице" показатели:
- На планирование дня должно уходить 5-7 минут.
- План на неделю (и мониторинг всего сопутствующего) - 15-20 минут.
Как не забывать регулярно проверять все эти списки, папки и корзины?
Завести привычку, ритуал. Привязать мониторинг к определенному дню недели или месяца. Поставить себе напоминалку - будильник или задачу в электронном календаре.