В этой серии статей я разбираю основные идеи из GTD-системы и как они могут облегчить жизнь. Напомню, что ключевой вопрос - как привести дела в порядок. Как справляться с потоком задач, которые валятся из всех щелей. Сегодня чаще всего это цифровые потоки:
- Письмо пришло - надо ответить
- Уведомление о заказе или счет - надо оплатить или забрать.
- Задание на курсе или марафоне - надо изучить и отчитаться.
- Уведомлялка в ВК о дне рождения коллеги - надо поздравить.
"Аналоговые" вызовы тоже никуда не делись. Нас просят напрямую, нам звонят, мы вспоминаем о деле внезапно - сами себе даем "входящую задачу".
Что предлагает с этим сделать Аллен? В ранних версиях книги (и системы) - все абсолютно задачи собирать в одну корзину, коробку, картонку. Одно вместилище для всех "Входящих". Счета туда кидать, буклеты, договоры. Все задачи, не имеющие бумажного выражения - записывать на бумажках и туда же кидать. Если только они не из тех, что делать сразу за две минуты. Логика простая: "записать на бумажку" - примерно равно по времени "сделать записанное".
Идея в том, чтобы после "выгруза мозга" задачи и впредь не загружали его, а отправлялись на материальные носители. Надеемся не на память, а на привычку документировать и собирать в одном месте поток всех поступающих задач.
В рамках среднерусской квартиры такой "корзиной входящих" может стать коробка (или 2-3), куда собирается либо действительно все подряд, либо с некоторым фильтром уже на старте.
У меня есть лоток под бумаги и коробка для вещей. В лоток попадают счета и квитанции, буклеты и распечатки, тетрадки с записями. Все то, с чем надо что-то сделать.
Коробка - под вещи, требующие внимания: поврежденная одежда, сломанные игрушки, материалы для рукоделия, если появилась задумка, пакетики или коробочки с мелочами, которые нужно разобрать.
В переизданиях книги учитывается, что многие задачи мы получаем через почту, телефон, переписку в соцсетях. Рекомендация та же - собирать все задачи по возможности в одном месте. Хорошо, в 2-3 местах. Какие это могут быть агрегаторы?
- Все письма, требующие реакции и ответа, собирать в одну папку или помечать флажком.
- Завести отдельную почту для работы и еще одну отдельную - для заказов, если их у вас много. Чтобы рассылки "на почитать" не перемешивались с деловой перепиской и уведомлениями о поступлении посылки в пункт выдачи.
- Завести облачное хранилище и все файлы, требующие реакции, кидать туда.
- Все важные куски переписки с просьбами, задачами, поручениями копировать в переписку с самой собой, в гуглодок или заносить в ежедневник.
- Фотографировать и скриншотить все задачи: время работы учреждения, хотелку в интернет-магазине. Письма, переписки тоже можно фотографировать. Все будет в одном месте - в галерее телефона.
Идея все та же - число агрегаторов конечно и обозримо. Чтобы не метаться "где-то было: то ли на почте, то ли в переписке, то ли по телефону договаривались".
Система работает, когда если нет в этих местах скопления задач - нет нигде.
Что с этим потоком дел, задач и вопросов, направленным в 2-3-5 труб, делать? Читайте в следующих выпусках!
Понятна ли идея с единой корзиной для "Входящих"? Применима для вашего миллиона дел?
