На первом шаге мы собрали все, что нас беспокоит в одном месте, на втором шаге все задачи мы разбили на подзадачи. Тем фактическая картина того что нам нужно сделать и как нам это сделать наконец-то прояснилась. Появилось осознание того что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать. Теперь отпала необходимость «помнить все», ведь у вас есть файл, в который вы можете взглянуть в любой момент и вспомнить, что нужно выполнить. Более того потратив небольшое количество времени при выполнении второго шага у вас также появилось дополнительное время и энергия ввиду предопределенности следующего действия при отражении уже выполненных шагов, то бишь отпала необходимость при каждом взгляде на задачу вспоминать что нужно сделать и что уже сделано для ее решения. Все это уже отражено в документе.
На третьем же шаге по необходимо автоматизировать то, что требует от вас монотонной, рутинной работы. После того как вы автоматизируете свой рабочий процесс, у вас наконец-то пропадет чувство того, что вы не успеваете жить из-за работы. А наша же цель состоит в том, чтобы научить вас это делать и помочь вам это сделать.
Ранее, в шаге №2, мы разбивали каждую задачу на подзадачи в одно действие и проставляли срок выполнения поставленной задачи (подзадачи). Если таких задач с подзадачами получилось не очень то и много – проблем не будет. А что делать, когда их станет десятки или сотни? Ведь каждую не станешь же их перечитывать каждый раз! Для этого необходимо сделать так чтобы те задачи, которые нужно было сделать в прошлом, сегодня, либо завтра выделялись отличительным, бросающимся в глаза, цветом.
Для начала давайте закрепим шапку нашей таблицы, чтобы было удобно ее листать вниз, при этом видеть наименование самой таблицы.
Теперь воспользовавшись условным форматированием, сделаем так, чтобы те даты, которые уже прошли подсвечивались у нас красным, текущие даты светились желтым и завтрашние даты светились синим.
Для этого:
- В ячейке «H1» укажем текущую дату, воспользовавшись формулой «=сегодня()», а в ячейке «I1» укажем формулу «=сегодня()+1», т.е.
- Выделяем столбец «Е» и с помощью условного форматирования выделяем те даты, которые равны текущей, указанной в ячейке «H1», дате. При этом в строке формул всплывающего окна указываем ячейку «H1», а в поле форматирования указываем «Пользовательский формат…» и во вкладке «Заливка» выбираем желтый цвет.
- По аналогии делаем для дат «завтра» только в поле формул указываем значение из ячейки «I1» и выбрав синий цвет.
- Теперь выделяем даты, которые уже прошли. Для этого применим к столбцу «Е» условное форматирование с правилом «Меньше», при этом в строке формул указав текущую дату, а в сроке форматирования выбрав «Светло-красная заливка».
- Как видим, к пустым ячейкам также применилась красная заливка, т.к. в них дата равна нулю и соответственно меньше текущей. Что бы это исправить – добавить еще одно условное форматирование, но уже созданное вручную. При этом в качестве форматирования необходимо выбрать «Пустые», а цвет заливки «Белый».
- И напоследок скроем значение в ячейке «I1» выбрав цвет текста «белый». В итоге у нас получилась картина следующего вида:
В итоге у нас пропала необходимость каждый раз анализировать, перечитывая задания, что сегодня нужно сделать в первую очередь. Все теперь как на ладони, наглядно и понято.
Для автоматизации своей работы мы будем использовать встроенный в Microsoft Office язык программирования Visual Basic for Application, сокращенно VBA. Для тех, кто понятия не имеет о том, что это такое, а также всех, кто испытывает страх перед словом «язык программирования» - прошу ознакомиться со статьей «Макросы в Excel», поверьте, в нем нет ничего сложного, а пользу принесет вам колоссальную.
Автоматизация позволит вам сделать однообразную работу по шаблону при этом эффективно мотивируя ваш труд. Мы начали с азов автоматизации, создав крепкий каркас для дальнейших улучшений. Дальше вам необходимо лишь применить любой из нижеперечисленных кейсов конкретно под свою трудовую деятельность.
- Автоматическая отправка писем из Excel через Outlook используя VBA