В процессе оптимизации компании стараются перенести мероприятия на осень. Но сместить важный event, от которого зависят продажи или формирование команды, не всегда возможно. Остаётся одно – урезать бюджет.
Мы не могли обойти стороной тему экономии и решили проверить в сети актуальные решения. Скажем честно, поиск нас расстроил. Поэтому мы в Kavrus Event подготовили свою версию.
- Определяемся с целью и ключевым месседжем. В зависимости от них решаем, что играет ключевую роль в донесении смысла, а от чего можно и отказаться.
- Сокращаем время. Лучше яркое и динамичное мероприятие на 4 часа, чем скучное и затянутое на 6.
- Оптимизируем логистику. Выбираем площадку рядом с офисом или в хорошей транспортной доступности, что не тратиться на шаттлы или трансфер.
- Выбираем правильный формат. Откажитесь от банкетной рассадки в пользу фуршета. Не акцентируйтесь на еде. Люди запоминают яркие моменты, а не начинку сэндвича.
- Сделайте еду частью развлечения. Закажите в качестве программы кулинарный мастер-класс, сегодня их множество – от гриль-баттла до средневековой кухни. В качестве интерактива подойдёт азотное мороженое или яблоки в карамели.
- Предпочтение активностям, а не декору. В супер-фотозоне за несколько десятков рублей гость проведёт несколько минут, и ещё несколько мгновений будет восхищаться декорациями. Лучше направить бюджет на мастер-классы, спортивный инвентарь или интерактивные зоны.
- Если из программы есть только ведущий, используйте экран. Бо́льшая часть людей визуалы, и им важна картинка. Интерактивы с использованием изображений и видео выведут мероприятие на уровень выше.
Что делать не нужно:
- Поющий ведущий и диджей в одном лице. Во-первых, ведущий – лицо мероприятия. От его уровня зависит впечатление от мероприятия. Во-вторых, будем честны – универсальные солдаты редко бывают хороши во всём, а в двадцать первом веке это моветон.
- Оборудование из офиса. Да, мы понимаем, что у вас в конференц-зале есть колонки и микрофоны. Нет, они не подходят для кавер-группы ни по мощности, ни по качеству.
- Самодеятельность. Если для коллектива в 50 человек это приемлемо и мило, то для 200–300 – уже весьма сомнительно. Творчество, безусловно, является трендом. Но постановка достойного шоу – это работа режиссёра и большой команды профессионалов.
- Еда, принесённая сотрудниками. Как минимум – это опасно. В отличие от кейтеринга ни заказчик, ни организатор не может проконтролировать соблюдение санитарных норм. Лучше ограничиться доставкой пиццы.
- Отказ от экрана. Экран с проектором обойдётся в минимум средств, но зато даст множество возможностей: интерактивы, конкурсы, просмотр роликов и фотографий. Это гораздо лучше, чем странные конкурсы с сомнительным реквизитом (мы проверяли!).
- Платная еда и другие услуги на мероприятии. Лучше ограничить мероприятие по времени, чем предложить проголодавшимся гостям поесть за свой счёт.