Отвечаем на вопросы подписчиков:
- Как организовать работу, если после подключения почты к Битрикс24 скопилось много писем?
- Как не потерять ни одного клиента?
КЭП :)
Необходимо подключить почту и настроить синхронизацию писем в Битрикс24!
Откроем вкладку почта рабочего портала Битрикс24:
- Вкладка почта расположена в главном левом меню портала.
- Вкладка почта открывает доступ ко всем почтовым сообщениям.
- Быстрый поиск и сортировка необходимой корреспонденции осуществляются с помощью стандартного инструмента фильтры. Как работают, как настраивать фильтры мы подробно рассказывали в ранних видеороликах и информация об этом широко представлена в свободном доступе.
- Неудобства возникают тогда, когда необходимо обработать большое количество писем за короткое время. Очень важно не забыть включить синхронизацию с CRM. Синхронизация включается с помощью клавиши настройки (шестеренка) которая расположена в верхней части экрана вкладки почта.
Базовые рекомендуемые настройки:
- Связать с CRM.
- Письма известных клиентов назначать ответственных.
- Для входящих писем от новых клиентов создавать новые лиды.
- Остальные настройки можно будет использовать по мере необходимости, когда Вы осознаете и распробуете вкус управления процессом.
- Имитируем отправку писем от новых клиентов. Система осуществила проверку по базе данных и создала новые лиды.
- Карточка нового лида содержит информацию выделенную и перенесенную в поля из тела письма:
o ФИО корреспондента.
o Адрес электронной почты.
o Информацию о поступлении письма.
o Прямую ссылку на полученное письмо.
Важно:
- Проверить правильность переноса данных.
Часто фамилия и имя корреспондента попадают в одно поле карточки. Такую ошибку надо сразу исправлять вручную чтобы соблюдать единый стандарт компании и не засорять базу данных сомнительной информацией. Подобное нарушение стандартов приводит к невозможности использовать возможности автоматической рассылки информации, уведомлений и поздравлений к клиентам.
Как узнать, увидеть, что в компанию поступило новое письмо?
- На экране вкладки CRM, все лиды содержат счетчики информации, красные круги с цифрами.
- Счетчики (их число) показывают, что в данной карточке зафиксировано новое письмо, письма, пропущенных звонок, обращение в чат или другие не завершенные дела.
- Если менеджер открывает карточку с счетчиком, знакомится с письмом, работает с ним, отвечает корреспонденту, то после завершения работы система обновляет информационное поле и показания счетчиков уменьшается.
Продолжим изучение реагирования системы на счетчики:
- Сконвертируем лид в контакт с письмом условного клиента, которое мы обработали.
- Проверим качество переноса данных в карточку контакта и убедимся, что все отработало штатно, если что-то пошло не так, то необходимо вручную исправить ошибки. Обычно правок и исправлений не требуется система отрабатывает стабильно и уверено.
- Отправим повторное письмо в компанию от нашего условного клиента, который теперь зарегистрирован и записан базу данных «Контакты».
Обновим экран:
- Система провела синхронизацию почтового ящика.
- Проанализировала ситуацию.
- Определила, что поступило повторное письмо от уже зарегистрированного клиента.
- Не стала создавать новый лид (мы указали это условие в настройках).
- Привязала новое письмо к карточке клиента.
- Изменила счетчик дел у клиента.
- Предоставила возможность быстрого доступа к письму из карточки контакт клиента.
Важно:
- Загрузка новых писем в Битрикс24 осуществляется с небольшой паузой, обычно это пауза порядка 1 минуты.
- Загрузка новых писем в облачном портале происходит в режиме реального времени только если портал открыт, для работы синхронизации портал должен быть активен.
- При выключенном портале синхронизация писем по умолчанию происходит один раз в сутки в соответствии порядком установленном Битрикс24.
- Нужно тщательно отслеживать появление любых счетчиков незавершенных дел.
- Если в портале не будет активных счетчиков, то не будет ни каких пропущенных писем или обращений клиентов.
- Просматривать и реагировать на все входящие письма, счетчики.
Как не допустить пропущенных и не отвеченных запросов клиентов?
На портале не должно быть не одного не обработанного счетчика.
Какой вопрос подписчиков мы обсудим в следующем видеоролике?
- Сколько было получено писем в отчетный период?
- Сколько писем осталось не просмотренными?
- Сколько ответов было отправлено клиентам?
C уважением, команда Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF»
