Продолжение данной статьи. Приятного прочтения!
5.) Выберите ОДНОГО человека, который возглавит собрание
Назначение ролей - это большое дело... это так же важно, как и иметь четкую цель.
Без структуры большинство встреч перерастет в путаницу и даст очень низкие результаты по окупаемости инвестиций.
Вы можете избежать этого, назначив одного четкого лидера на каждую встречу.
Лучшие лидеры собрания. Они ведут группу через ряд докладчиков и последовательно выступают между "презентациями", чтобы убедиться, что все ясно и все на борту.
Лидеры собраний не обязательно должны быть боссом или старшим членом команды. Это всего лишь временная шляпа, которую нужно надеть, чтобы один человек мог контролировать и поддерживать беседу, направленную на достижение сфокусированной цели.
Если вы не уверены, кто будет руководить встречей, включите его в письмо-приглашение. (Это особенно полезно для младших сотрудников, когда они впервые "ведут").
Вы можете добавить эти пункты в "шаблоны приглашений" выше в разделе 2:
...кстати, я рассылаю эти приглашения, но Джефф будет вести собрание".
"...P.S. У нас будет наш летний стажер, Ленни, руководить встречей. Пожалуйста, уважайте этот формат (я буду руководить)".
"...вот как я планирую организовать встречу:
Лидер: Я
Примечания: Джо
Ведущий: Карл
Все остальные: Рик, Диана и т.д.
6.) Делегирование записей одному человеку (или программе).
Это немного спорно, но я верю в то, что нужно обращать внимание на то, что говорят.
Например, еще в колледже и старшей школе я всегда находил, что работаю лучше всего и сохраняю информацию, когда не делаю заметки во время лекции. Если я обращал внимание и задавал "живые" вопросы, то видел вещи более четко (и запоминал их лучше).
Я все еще записываю, делаю заметки - но после окончания сессии. Я либо сам записывал лекции, либо скачивал их из интернет-базы данных своего университета, затем делал анализ.
У меня такой же подход к встречам.
Я думаю, что они проходят гораздо более гладко, когда участники полностью вовлечены в разговор. Вы все еще можете делать заметки - я держу чистую страницу наготове, если это необходимо - но я предпочитаю разговаривать и спрашивать, когда я провожу встречи, вместо того, чтобы пытаться записать каждую мелочь.
Я записываю такие важные элементы, как даты, имена и большие идеи.... но кроме них, не больше.
Если я на важном звонке, который, как я знаю, будет наполнен информацией (например, интервью с клиентом клиента), я спрошу другую сторону, могу ли я записать звонок в частном порядке. За последние два года я никогда не получал "нет", и в итоге получаю более глубокие, гладкие разговоры, на которые я могу ссылаться столько, сколько мне нужно.
Для этого я ношу с собой портативный диктофон для личных встреч и интервью и использую Loom для записи звонков в режиме Zoom и Hangout.
Если вы никогда не пробовали, сделайте снимок - это улучшит качество ваших встреч, будь то личные встречи или видеозвонок.
7.) Проведите последние 2 минуты заседания по следующим шагам.
То, как вы заканчиваете встречи, даже важнее, чем то, как вы начинаете.
Самое худшее - это когда ты потратил час, говоря на сложную тему, чувствуешь себя хорошо, вешаешь трубку........ а потом понимаешь, что понятия не имеешь, что делать дальше!
(это происходит постоянно)
Это результат встречи, которой не хватает структуры - видите здесь общую тему?
Цели и повестка дня жизненно важны, но они на тонком льду без подведения итогов.
Поэтому последние 2-10 минут каждой встречи следует посвящать рассмотрению того, что было сказано и кто что будет делать дальше.
Это относится к каждому типу встреч:
1. Собеседования
2. Переговоры о подотчетности
3. Совещания по управлению проектами
4. Обзоры эффективности
Если вы не завершаете, вы не создаете "следующие шаги".
Собрание должно быть плавной вещью, которая перемещает участников из пункта А в пункт Б. Назначения и следующие шаги жизненно важны - в противном случае, у вас не было собрания, вы просто разговаривали.
Это не должно быть сложно.
Как только вы охватили все пункты повестки дня, переходите к заданиям.
"Следующие шаги" каждого участника должны быть обобщены в одной строке. Сделайте это просто и убедитесь, что каждый четко понимает, что он должен делать и когда его ожидают.
[ФАМИЛИЯ], вы сделаете [СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ] и подготовите его к [ДЕДЛАЙН].
Джим, мы договорились, что ты будешь работать на главной странице, а к следующей пятнице у тебя будет страница в прямом эфире. Да?
Боб, ты ведь опубликуешь следующую статью к пятнице?
Джен, ты собираешься представить проект ведущим X, Y и Z в следующий четверг?
Следующий шаг Энди: провести собеседование с кандидатами на работу и нанять кого-нибудь к 31-му.
8.) Предоставьте в распоряжение участников заседания записки
Иметь заметки и четкие задания - это здорово, но они должны быть просты в поиске и использовании.
Один из способов сделать это - разослать всем традиционную памятку или "записку о встрече" по электронной почте. Вот удобное руководство по написанию эффективных записок (т.е. тех, которые на самом деле будут прочитаны).
Если вы работаете с удаленной командой, мне нравится использовать общую папку Google Drive, чтобы хранить заметки о встречах. Это очень похоже на электронную почту, но я думаю, что это немного аккуратнее и проще в обращении.
Как бы вы ни отправляли их, вот формат, который я использую для заметок о встречах:
(тема встречи) → Магазин Сэма Брауна (встреча № 1)
Дата: ____
Участники:
Боб
Сью
Фрэнк
Цель: Запустить проект "Shopify" и установить временные рамки.
Повестка дня:
Просмотреть клиентскую справку (15 мин.)
Назначение основных разделов проекта (30 минут)
Создайте временную шкалу (30 минут)
Заметки:
Боб → копирайтинг и интервью с покупателями. Нужно контактное лицо на стороне клиента.
Сью → пользовательский код темы.
Фрэнк → изображения.
Следующие шаги:
Боб → встреча с клиентом в пятницу. Копия первого черновика сайта через 30 дней.
Сью → основная первая версия через 30 дней.
Фрэнк → встреча с клиентом в понедельник, фотосессия TBD на следующей неделе.
Продолжение следует!