На моих первых двух работах были сумасшедшие подходы к встречам:
Работа №1 = Сверхзатратные по времени встречи, каждая из которых длится более 2 часов.
Формат: Ежедневное собрание, на котором весь департамент "регистрировался".
Время начала: 7:30 утра
Вовлеченные люди: 30+
Уровень разочарования: +100
Работа №2 = Нулевая связь
Формат: Случайные встречи раз в несколько месяцев, без структуры.
Время начала: ????
Вовлеченные люди: 2-3
Уровень разочарования: +100
Встречи не должны быть крайностями, как мои примеры.
Если вы их правильно спланируете, то встречи - это важные инструменты общения, которые делают всех счастливыми и обеспечивают эффективное развитие проектов.
Вот несколько способов, которыми Вы можете подготовить и провести встречи правильно.
Перед встречей
1. Это вообще должна быть встреча?
2. Убедитесь, что все знают нужное место и время.
3. Дайте собранию ясную, конкретную цель.
4. Пригласите (только) нужных людей.
Во время встречи
1. Выберите одного человека, который будет вести собрание.
2. Поручите вести заметки одному человеку (или программному обеспечению).
3. Проведите последние 2 минуты на следующих шагах
После встречи
Предоставить в распоряжение участников заседания записки
1) Это вообще должна быть встреча?
Некоторые люди совершают ошибку, общаясь только во время личных встреч.
Но в наши дни у нас есть инструменты для того, чтобы справиться с большей частью нашего общения без необходимости встречаться лично или по видеосвязи.
Если Вы все делаете правильно, это означает, что Вам придется встречаться только для того, что необходимо. Фактические "живые" встречи могут эффективно, продуктивно использовать Ваше время.
Вот коммуникационные приложения, которые я использую, и как я разбиваю проекты на "задачи".
Инструмент: Slack
На что это годится: "Быстрые" сообщения
Примеры:
1. Проверка с товарищами по команде, есть ли техническая проблема, требующая быстрых действий.
2. Совместное использование ссылок перед или во время разговора
3. Задавать маленькие вопросы, на которые ваши коллеги могут ответить за 30 секунд.
Инструмент: Электронная почта
На что это годится: "Большие" поставки
Примеры:
1. Разработка проекта
2. Подготовка резюме проекта
3. Отправка ежемесячных записок членам команды
Инструмент: Skype
На что это годится: Сосредоточенность, 10-45 минут переговоров
Примеры:
1. Сеансы мозгового штурма
2. Живая работа, такая как просмотр последней версии сайта.
Интервью
Если у вас есть вопрос, на который можно ответить за 30 секунд, воспользуйтесь инструментом для отправки сообщений, например, Slack.
Если вам нужно сообщить о чем-то крупном, доставьте ее по электронной почте.
Если вопрос более сложный и нуждается в реальном разговоре, организуйте встречу.
2) Убедитесь, что все знают нужное место и время.
Самый быстрый способ испортить встречу - неясно, когда и где она состоится.
Звучит очень просто... но люди все равно постоянно ошибаются.
Когда вы говорите с людьми в разных часовых поясах, это может немного запутать.
К тому же, при различных вариантах общения, легко забыть, предполагалось ли вам использовать Zoom, Hangouts или какой-нибудь другой программный инструмент.
Хорошая новость заключается в том, что есть действительно простое решение для того, чтобы ваше расписание всегда было четким - Календарь Google!
Существует множество служб планирования, но ничто не может сравниться с Календарем Google.
Это здорово, потому что:
1. Он автоматически показывает каждому время встречи в его соответствующих часовых поясах.
2. В ней есть вся информация (время, место, программное обеспечение, заметки) в одном простом месте.
Большинство людей имеют доступ к аккаунту Gmail / Google.
3. Это бесплатно
Если вы или ваша команда жонглируете разными инструментами, просто потяните все на простое мероприятие Календаря Google. Это сэкономит вам время, и это самый простой способ собрать всех на одной странице.
3) Дайте собранию ясную, конкретную цель.
Без цели, ты просто встречаешься ради встречи. Какой смысл?
Тебе нужна четкая цель для каждой встречи, даже если она действительно простая.
Если вы самом деле создадите повестку дня, вы будете придерживаться сценария и добьетесь своей цели быстро и эффективно.
"Иметь повестку дня" - это довольно простой совет, но вы удивитесь, как много людей просто не беспокоятся об этом.
Это откроет вам возможность забыть о ключевых деталях, зайти в тупик и в целом быть неаккуратным там, где вы можете быть продуктивным.
Я думаю, лучший способ сделать это - в вашем приглашении на встречу. Будь то приглашение в Календарь Google или простое электронное письмо, вот несколько сообщений, которые вы можете отправить, чтобы сделать каждую встречу понятной и чтобы все придерживались одного и того же сценария:
Просто следуйте этому формату:
"Эй [ФАМИЛИЯ], давайте встретимся в [ВРЕМЯ], чтобы обсудить [ВЕЩЬ]. Я бы хотел установить [ЦЕЛИ]".
Продолжение следует!