Делимся результатами проекта по подготовке сотрудников к допросу.
Пару месяцев назад мы писали пост на тему 🔹"Как самостоятельно подготовить сотрудников к допросу в налоговой инспекции или МВД" (его можно посмотреть в наших ранних публикациях), где делились списком вопросов, которые задают контролирующие органы сотрудникам компаний во время допросов, и предлагали руководителям компаний самостоятельно или с нашей помощью "пройтись" по этим вопросам с сотрудниками, чтобы увидеть, что они ответят, и иметь возможность заранее обсудить ответы, подготовив, тем самым, сотрудников к участию в контрольных мероприятиях.
Ниже мы поделимся теми наблюдениями и выводами, которые нам удалось сделать за время своего участия в этих проектах и анализа представленных сотрудниками ответов.
ℹ️Отметим, что ответы давали совершенно разные сотрудники (логисты, менеджеры, кладовщик, маркетологи, главные бухгалтеры, генеральные директора) компаний различных сфер деятельности (продажи продуктов питания, лизинг автотранспорта, строительство и благоустройство и пр.).
♦️Между тем, это позволило сделать некоторые обобщенные и, как нам кажется, полезные для руководителей выводы о том, что творится в головах их подчиненных, и какой могут увидеть жизнь компании проверяющие органы, если будут судить о ней со слов сотрудников.
✅ВЫВОД 1: Один и тот же процесс в компании часто описыватется разными сотрудниками совершенно по-разному, что, увы, не может нести для компании, с точки зрения проверок, ничего положительного.
⚫Например, на вопрос о том, кто отвечает за выбор поставщиков в компании, несколько сотрудников одной компании ответили, что это происходит коллегиально, кладовщик сообщил, что всех поставщиков приводит в компанию директор по закупкам, а главный бухгалтер вообще взял всё на себя и заверил, что всех поставщиков проверяет на добросовестность только он.
🚫Нужно ли комментировать, что в такой ситуации налоговики или сотрудники МВД, проводившие допрос, как минимум, выберут из всех представленных ответов именно тот, который в наибольшей степени соответствует их целям и позиции, и далее в материалах проверки он будет фигурировать как весомое доказательство правоты проверяющего.
Как максимум, из непродуманного ответа того или иного сотрудника, проверяющих могут посетить и новые идеи о том, как увеличить обьем претензий к Вашей компании.
✅ВЫВОД 2. Большинство сотрудников не задумываются о том, что некоторым безобидным, на их взгляд, словам проверяющие могут придать совершенно иное значение.
⚫Так, например, менеджер по маркетингу в ответ на вопрос, с какими документами он знакомится при встрече с контрагентами, ответил, что "никаких копий документов не получал, поскольку в реальных сделках компании не участвовал". Далее, эту же фразу (об отсутствии реальных сделок) он использовал в ответах на еще несколько вопросов.
На языке сотрудника это означало, что он недавно работает в этом юридическом лице (хотя ранее он много лет работал в другом юридическом лице этой же группы компаний, что, естественно, будет известно проверяющим при проведении реального допроса) и, соответственно, за время работы в нем не успел поучаствовать в заключении договоров.
🚫На языке налоговых органов термин "реальность сделки" означает совершенно иное и используется в целях обозначения того, что сделка не фиктивна. Соответственно, при желании, умному налоговому органу не составит труда намеренно не переспросить сотрудника, что он имел ввиду, а зафиксировать в протоколе его фразу дословно и далее трактовать ее примерно так: не участвовал сотрудник в реальных сделках, значит, и реальных сделок компания не проводит, только фиктивные...
✅ВЫВОД 3. Некоторые сотрудники могут быть излишне многословными на допросе (в том числе, в отношении не своих, а чужих обязанностей), а некоторые, наоборот, излишне лакончными - и то, и другое не желательно, и может повлечь неблагоприятные последствия для организации в рамках проверки.
⚫Так, на вопрос о том, каким образом проверяется деловая репутация партнёров компании, с которыми потом заключаются договоры, сотрудник, не имеющий к процессу этой проверки никакого отношения в силу своих должностных обязанностей, сообщил, что все поставщики на внутреннем рынке выбираются по рекомендации коммерческого директора.
При этом, его не смутило даже то, что коммерческий директор отвечает только за продажи (то есть за покупателей), а партнеры фирмы (о которых был задан вопрос) - это еще и поставщики (которые как раз гораздо больше интересуют налоговые органы)...
🚫С лёгкой руки этого сотрудника, проверяющие из такого ответа получат информацию о том, что в компании выбор партнёров осуществляется исключительно по совету конкретного сотрудника, без применения каких-либо процедур анализа рынка, сопоставления условий работы и проверки контрагентов.
⚫Другой сотрудник (по должности, кладовщик) решил, наоборот, видимо, что лучше вообще по-не выдать никакой информации о родной компании, и на 95% всех вопросов ответил фразами "не владею информацией", "не в моей компетенции". При этом так ответить он умудрился, в том числе, и на вопросы, которые непосредственно касались его прямых должностных обязанностей - приемки товара на складе и подписания соответствующих документов.
🚫Подобная лаконичность легко может, при необходимости, быть истолкована проверяющими как намеренное сокрытие компанией информации и противодействие ходу проверки, что обычно слелует основанием для проведения в компании внезапной выемки документов и предметов.
🎇В заключение добавим, что руководители большинства компаний, которые тестировали сотрудников описанным образом, были совершенно не готовы к тем ответам, которые получили, и не ожидали, что даже из простых ответов на обычные вопросы опытные проверяющие могут получить ту информацию, которую необходимо получить именно им, а не ту, которую, вроде бы, предоставили, без злого умысла, их сотрудники.
👍Все отметили, что эксперимент был полезен, даже те руководители, которые изначально относились к нему скептически.