Меня недавно осенило, что я уже 10 лет работаю в иностранных компаниях и накопила немалый опыт выживания в офисных джунглях.
Невзирая на особенности каждой отдельной сферы бизнеса, есть ряд универсальных навыков, которые будут применимы в любой компании. Они пригодятся везде, где есть хоть какие-то действующие бизнес-процессы и просто жизненно необходимы там, где этих процессов не было и нет.
Бизнес-переписка: простой, но очень важный навык
Уверена, в мире существуют целые мануалы на эту тему, можно углубиться. Да и думаю, что многие из вас в этом не новички. Однако, в ведении переписки часто возникают сложности, которые добавляют головняк в и без того напряженные будни.
Я вам напомню самые основные и самые действенные правила, которые значительно облегчат вашу офисную жизнь.
Правило 1
Чётко понимать, кого и зачем вы ставите в «Получатели» и в «Копию». От получателей в первую очередь требуются реакция и действия по вашему вопросу. В копии стоят те, кто косвенно может этого вопроса касаться и кого нужно держать в курсе дела.
Правило 2
Располагать адресатов в порядке убывания их важности и нужности. Казалось бы мелочь, но если вы поставите директора по маркетингу после его же подчинённого, а ещё хуже - замыкающим в ряду других коллег, ручаюсь, в его памяти это фоново отложится. Для вашего же душевного спокойствия, лучше этого избежать.
Правило 3
Не выбрасывать людей из копии без веской причины, отвечая на письмо. Всегда помните о том, что исключая участников, вы лишаете их информации, рвёте нить переписки и вынимаете пазлы и общей картины. Поэтому, в большинстве случаев, кнопка «Ответить всем» предпочтительней.
Правило 4
Тема письма должна быть ёмкой, понятной и отвечать 2 главным требованиям:
– объяснять, о чём будет идти речь
– побуждать адресатов к действию.
С первым требованием всё понятно. Самое основное – кратко обозначить главную мысль сообщения. А вот со вторым требованием могут быть нюансы.
Например, вы пишите своему супер занятому менеджеру с целью утвердить у него отпуск. Тема «Отпуск с 1 по 7 февраля» может читаться просто как информирование о вашем предстоящем отпуске и менеджер подумает: «Ок, учту». Он-то и не помнит уже подтверждал он вам что-то или нет. А вы всё ждёте ответ...
А вот если тема будет выглядеть так – «!! Подтвердите_отпуск Иванова_1.02-7.02» – начальнику сразу будет понятно, что от него ждут определённых действий.
Кстати, впереди стоящие восклицательные знаки обращают внимание на тему письма и его можно не маркировать как «Важное».
Правило 5
В начале письма сразу обозначайте, к кому обращаетесь.
Писать “Привет, коллеги” и ожидать, что все адресаты бросятся наперегонки выполнять вашу просьбу – ну очень наивно. Каждый подумает, что упомянутая просьба больше касается другого человека, нежели его самого, и в итоге никто так и не возьмется за дело.
Чтобы избежать такой ситуации, пишем конкретно: “Саша, Аня, сможете ли вы подготовить презентацию на следующий вторник?”. И отсюда…
Правило 6
Приступайте сразу к сути, оставив предысторию/контекст на потом. Часто мне приходили письма с таким длиииииинным вступлением, что пока я доходила до сути, уже успевала запутаться в деталях и подробностях.
Кроме того, начиная сразу с главной цели письма, вы побережете нервы вашего получателя. В условиях большой загрузки и ограниченного времени на выполнение задач, непонимание, что именно от вас хотят вгоняет в неслабый стресс.
В общем, относитесь бережно и с уважением к получателям ваших писем. Они вам за это будут безмерно благодарны, проверено!
___________________________________
Если понравилась статья, подписывайтесь на канал! А в моем инстаграм еще больше полезностей. Подписывайтесь!
Тала Бо