Продажи упали, а долгожданный майский форум придется отменить? Не спешите, если очень на него рассчитывали. Практически любое мероприятие сейчас можно быстро и безболезненно перевести в онлайн-режим. Разбираемся, как это сделать.
Выбираем платформу для проведения
Зал бизнес-центра придется как можно скорее сменить подходящим сервисом для проведения онлайн-мероприятий, и выбирать его сразу по нескольким критериям:
- предполагаемое количество участников;
- стоимость проведения мероприятия;
- возможность записи трансляции;
- возможность демонстрации презентации и экрана;
- возможность интерактива и организации чата между участниками.
В зависимости от характера вашего мероприятия этот список можно дополнить. Какие есть варианты?
Простейший вариант проведения мероприятия – это организовать прямую трансляцию в YouTube. Но от нее вы получите минимум возможностей взаимодействия. Поэтому крупные ивенты лучше вывести, например, на платформы My Own Conference, Etutorium, Webinar.ru, Mirapolis Virtual Room, Bizon365 или Clickmeeting. При большом количестве участников все они не бесплатны, но ведь вы и не рассчитывали провести все без затрат, верно?
Впрочем, Bizon365 на фоне аналогов вполне приемлем по цене: в нем есть тариф с абонентской платой 3000 рублей. Правда, за каждого участника придется доплатить еще по 2 рубля (то есть конференция на 500 человек обойдется вам в 3000+1000 = 4000 рублей).
Ищем аналоги оффлайн-активностям
Акции, интерактивы и конкурсы, которые были в программе вашего ивента, не так уж сложно перевести онлайн. Лучше всего это сделать с помощью социальных сетей. Тут придется учесть три фактора: возраст и социальные характеристики вашей аудитории, сложность алгоритма акции или конкурса и бюджет, который вы готовы на это потратить. Быстро, просто и на молодую аудиторию все можно организовать через Инстаграм. Но в кризисных условиях стоимость подобных активностей в нем очень сильно выросла, как и конкуренция. С этой точки зрения гораздо удобнее проводить акции и конкурсы в ВКонтакте: главным плюсом этой социальной сети можно назвать наличие разнообразных подходящих инструментов (например, блоки для опросов и других интерактивов).
Отлаживаем технические моменты
Пожалуй, главное условие того, чтобы ваш ивент состоялся – обеспечить его технически. Могут ли в трансляции переключаться выступления спикеров? Обеспечены ли рабочие места выступающих хорошим интернет-соединением, микрофоном, камерой? Здесь лучше не забыть о двух самых важных моментах. Первый: найдите модератора/ведущего, который будет следить за подключениями спикеров и происходящим в чате, оповещать участников конференции о ее ходе и т.д. Второй: проведите репетицию мероприятия. Желательно, не одну. Только не прогон по последовательности выступлений (что тоже надо), а именно полноценную репетицию с отладкой всех технических моментов и таймингов. Чем качественнее пройдет репетиция, тем больше у вас шансов на качественное мероприятие.
Собираем людей
Настройте систему оповещения. Используйте e-mail-рассылки для отправки участникам максимального количества информации: программы, таймингов, бонусов. Подумайте о способах обратной связи – с помощью чего вы рассчитываете ее получить? Смогут ли участники пообщаться со спикерами в прямом эфире и если нет, то как получат ответы на свои вопросы? Организуйте запись трансляции, сообщите, где и как участники ее посмотрят. Если вы переводите мероприятие в онлайн-формат, то сделайте его максимально удобным для людей – тогда и аудитория у вас будет большой.
Из аудитории мероприятия, как известно, можно получить отличную базу потенциальных клиентов. Обязательно сохраните ее: в этом вам могут помочь CRM-решения вроде 1С:CRM или Битрикс24.CRM
Запланируйте резюме
В онлайн-режиме у мероприятий есть проблема: вам будет сложнее удержать аудиторию, чтобы она была с вами от начала до конца. Поэтому здесь особенно важно продумать конец. Как бы вы хотели подвести итоги своего ивента? Может быть, объявлением итогов конкурса или новых бонусов, о которых участники еще не знают?
Мы уверены, что ваш ивент пройдет просто потрясающе, если придерживаться всех перечисленных правил 😊