Удобный, качественный и быстрый инструмент контроля работы отдела продаж. Статистики в Битрикс24

Меняется ситуация:

• Многие сотрудники перешли на удаленный режим работы.
• От их физического и эмоционального состояния зависят результаты совместной работы.
• Если раньше при работе в одном офисе можно было проводить визуальную оценку и прямой контроль за сотрудниками, то сейчас это стало невозможным.

У наших клиентов стали возникать новые вопросы:

• Как меняются показатели эффективности работы сотрудников в удаленном режиме в течении 1, 2 и более месяцев?
• Сколько было звонков всего, входящих, исходящих, успешных и не очень.
• Сколько было лидов, как они были обработаны, с какими статусами они были сконвертированы и в какие сроки?
• Сколько писем получено, обработано и на сколько были отправлены ответы?
• Какое количество писем было доставлено клиентам, прочитано ими, сколько совершено переходом по ссылкам, на сколько получены ответы, сколько писем попало в спам?
• Как получать необходимые отчеты ежедневно, в режиме реального времени, чтобы не происходило запаздывание и искажение данных?
• Самое главное, как получить всю эту информацию без увеличения нагрузки на сотрудников, без их ручного участия, а еще желательнее автоматически и в фоновом режиме?

Давайте попробуем решить вопрос по звонкам штатными средствами Битрикс24.

Проба №1 - Через модуль CRM -> Аналитика.

• Откроем модуль CRM –новый модуль «аналитика» действующего корпоративного портала.
• В этом разделе происходит сбор информации, наполнение полей, обработка результатов и вывод уже настроенных типовых направлений отчетов.
• Откроем направление «Мои дела», создадим и настроим новый отчет.

Нас интересует:

• Сколько было входящих звонков?
• Сколько было исходящих звонков?
• Какой длительности были звонки, превысили ли они критический порог 15 секунд? Мы считаем, что звонки менее 15 секунд не состоявшиеся или не удачные и их можно не включать в отчеты.
• Какой статус у этих звонков?
• Хотим выбрать отчетный период – сегодня. Но к сожалению штатный функционал – из выпадающего списка не позволяет это сделать, минимальный отчетный период – предлагаемый системой это 7 дней.
• Выбираем категорию - звонки.
• Что будем считаем – Количество входящих звонков.

Важно: У руководителя есть дополнительная возможность выбора информации по отделу в целом или для конкретного сотрудника или сотрудников.

Что в итоге:

Отчет по входящим звонкам. Минимально за 7 дней :( Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»

Да, с некоторыми ограничениями мы можем получить какую-то информацию в виде цифр и простых диаграмм.

Проба №2 - Через модуль Телефония -> Статистика.

• Для настройки отчетов из этого модуля руководителю отдела должны быть предоставлены определенные права к модулю.
• Права открывают для начальника отдела скрытый раздел детализацию звонков.
• Фильтр поиска и меню настройки в этом режиме позволяют более широкие возможности, в частности открывается выбор диапазонов интервалов: сегодня, вчера и так далее.
• Штатные поля: Сотрудник, тип звонка, статус.
• Запустим поиск, и система нашла для нас 196 звонков, сделанных в течении дня.

Из таблицы видно, что система:

• Предоставила полный список звонков и среди них есть достаточное количество длительность которых не превышает установленного нами 15 секундного порога.
• Зарегистрировала звонки на неверные номера.
• Информация о некоторых звонках не сохранилась в модуле CRM.
• Отфильтровать или исключить «мусорную» информацию из итогового отчета штатными средствами не представляется возможным.

Что в итоге:

Да, опять с некоторыми ограничениями мы можем получить какую-то информацию в виде цифр или таблицы.

Проба №3 - Через модуль отчетов CRM. CRM -> Отчеты.

Информация о том, как создавать, настраивать и работать с модулем отчеты находится в свободном доступе, и мы уже несколько раз поднимали эту тему. Материалы на эту тему можно найти в нашем «Ютуб» архиве, и эта тема не является предметом нашего сегодняшнего разговора.

• Добавим еще один отчет на интересующую нас тему. Настроим параметры поиска:
• Дело
• Выберем поля для фильтров: Тип=звонок, Направление=Входящие, Дата создания = сегодня, конкретного сотрудника.

Что в итоге:

Да, опять с некоторыми ограничениями мы можем получить какую-то информацию в виде цифр и простой таблице по заполненным параметрами поиска. Информация похожая на предыдущие наши запросы, но при этом отсутствует общие сведения о количестве звонков.
В таком отчете отсутствует информация о длительности звонка и его статусе (успешный или нет).

• Добавим еще один параметр поиска ID и отчет посчитает уникальные записи. Перерасчет позволяет получить дополнительную информацию - итоговую строку 195 уникальных записей.
• В отличии от результатов, полученных в отчете из модуля телефонии данная форма отчета внесла корректировку и исключила из итоговой суммы телефонный звонок в котором отсутствует записанная в CRM информация.

Как мы пришли к необходимости создания приложения?

• Мы устали дергать отчеты из разных модулей Битрикс24, перебирать и обрабатывать потоки цифр, строить таблицы и графики в других местах.
• Количество, объем и набор инструментов штатных модулей ПО Битрикс24 оказался явно недостаточным.
• Нас попросили наши клиенты помочь и облегчить им жизнь

История разработки и внедрения приложения STATISTICS.FIX4.ORG:

• Первая версия приложения вышла 8 месяцев назад.
• Количество успешных внедрений приложений на сегодня более двух десятков.
• Постоянная обратная связь с клиентами позволяет нам утверждать о том, что мы предложили им нужное и полезное решение.

Какие возможности предоставляет приложения STATISTICS.FIX4.ORG?

• Откроем рабочий портал, продолжим анализ информации с участием приложения.
• Запустим отчет.
• Привычный интерфейс графиков и таблицы Битрикс24 дополнен и расширен.
• На экране отображаются графики, электронная таблица и информация поисковых полей настроенных фильтров за любой интересующий нас период времени.
• Информация предоставлена не за конкретный день, а за период с детальной проработкой каждого дня.
• Достаточно выбрать на экране точку времени и экран автоматически отобразит информацию по всем основным позициям.
• Отключение и включение нужных отображаемых параметров отчета на графике осуществляется кликом «мышки».
• Сравним результаты по отчетному дню. Щелкнем по графику мышью и получим уже известным нам результат 196 зарегистрированных звонков.
• Активируем одновременное включение графика успешных звонков. Полученный результат 61 (длительностью более 15 секунд) звонок из 196 зарегистрированных.
• Активируем графики отравленных и не просмотренные письма, наблюдаем график, который однозначно позволяет дать положительную оценку деятельности оцениваемого сотрудника по работе с почтой.
• Информация о лидах переданная сотруднику и успешно сконвертированных настолько емко и однозначно отображает результаты работы менеджера, что служит мерилом успешности работы каждого сотрудника так и отдела продаж в целом.
• Вариант отображения на экране максимальных результатов закрытия лидов, позволяет демонстрировать сотрудникам возможности эффективной производительности, руководителю отдела предоставляет материал для поиска и устранения узких мест, а также на основании достигнутых результатов поощрять особенно отличившихся.
• Отображение деятельности менеджера в виде графиков по всем важным параметрам предоставляет наиширочайшие возможности не только для анализа, но и оперативного управления не только деятельности отдельного менеджера, но и компании и политикой компании в целом, оперативно оценивать и гибко реагировать на малейшее изменение ситуации.

Важно:

• Приложение отображает реальную картину дел на конец дня, а именно все, что попадает и регистрируется в Битрикс24.
• Данные анализа невозможно подделать, исказить или исправить.
• Вся накопления информации, обновление и расчеты происходят автоматически в фоновом режиме без участия человека по четко сформулированному алгоритму, прописанному согласно требованиям и инструкциям компании.
• Вся информация отображается в виде графиков и таблиц на одном экране за любой интересующий период.
• Приложение позволяет выделить, включить или отключить любую комбинацию вывода информации на экран мышью без необходимости пересчета и обновления экрана.
• Нет необходимости составлять, мониторить и объединять отчеты из трех отдельных модулей Битрикс24.
• Количество параметров, фильтров и возможностей которое предоставляет приложение значительно больше чем у любого отдельного взятого или всех вместе штатных модулей Битрикс24.
• Все данные отчетов хранятся на вашем портале, не требуется никаких дополнительных действий по выгрузке, сохранению или перемещению информации.

Сводный отчет по звонкам

Наше приложение — это вариант не просто три в одном, а новое решение старой проблемы анализа информации.

Смотрим на одном отчете разные ключевые данные по отделу продаж

Супер важно:

• Вы сегодня установили наше приложение и можете получить отчет, не только начиная с даты установления, а сразу за период всего существования вашего портала.
• Вы можете проанализировать любой период времени, любого сотрудника, любой отдел.
• Вам предоставляется уникальная возможность сравнить на сколько изменилась интенсивность и результативность работы ваших сотрудников до перехода на удаленный режим работы и после.
• Возможно Вы будете сильно удивлены полученными результатами, шила в мешке не утаишь, все тайное рано или поздно станет явным
  

Где живет и как установить приложение STATISTICS.FIX4.ORG?

• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
• Наберите в поисковой строке «статистика» или «STATISTICS.FIX4.ORG».
• Запустите и настройте приложение. Подробная инструкция и обучающий ролик будет отдельно предоставлен.
• Кроме этого мы подготовим для Вас еще отдельный видеоролик с пошаговой инструкцией и готовыми решениями.
• Количество вариантов и сценариев обработки результатов, которые может предложить наше приложение оказалось настолько объемным, что просто не хватает слов выразить свое удивление по этому поводу.
• Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

В каких тарифах работает приложение?

• Сегодня приложение будет работать только в тарифе «Компания» или любой коробочной версии (корпоративный портал).

Сколько стоит приложение?

• Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течении 30-дней
• Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
• Все наши приложения работают бесплатно если вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24 через нашу компанию.

Что будет дальше?

• Мы подготовим для Вас десятки вариантов готовых шаблонов типовых отчетов не только для отделов продаж, но и маркетинга, различных производств и поддержки клиентов.
• Добавим шаги отображения отчетов, сейчас у нас фиксированный шаг в 1 день. Мы добавим возможность изменения шага в формате недели, месяца и года.
• Мы будем анализировать и строить отчеты всех дел и задач.
• Планируется расширение линейки отчетов по счетам и сделкам.
• Мы приступили к разработке варианта приложения, которое будет работать и в других тарифах Битрикс24.

Если Вас заинтересовало наше приложение и у Вас другой тариф, отзовитесь и напишите нам, мы постараемся ускорить нашу работу.

C уважением, команда Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF»