В 1С сейчас есть функция позволяющая выводить в форме реестра (списка) журналы платежей, покупок, отдельных документов и т.д.
Если настроек и данных в учетной программе недостаточно, то в Excel можно добавлять в реестр любые признаки и потом использовать данные для формирования сводных таблиц, выбирать нужные данные при помощи фильтров и формул.
Так как реестр - это просто вывод списка ранее введенных данных, программисты легко настраивают любые реестры, главное предоставить им форму и сказать какие данные нужно отображать в том или ином столбуе.
В этой статье я расскажу про свой опыт автоматизации реестра (глазами экономиста, а не программиста).
Я вела реестр платежей на основании данных выписки, такой
Все данные реестра, кроме статей и ЦФО есть и легко извлекаются из программы. Программистами была реализована дополнительная обработка, которая выгружала данные в формате моего реестра и в которой я могла сама выбирать нужные статьи и ЦФО.
Если платежи по контрагенту были привязаны жестко только к одной статье, подстатье и ЦФО, была реализована возможность, связывать контрагента с этими параметрами и в следующий раз они заполнялись автоматически. В итого таких контрагентов, по которым можно было однозначно автоматически заполнить статью, подстатью и ЦФО оказалось около 90%. остальные 10% жестко привязать нельзя, так как оплата распределяется или по нескольким статьям или по разным ЦФО, но всё равно это существенно снизило трудоемкость работы.
Если даже реализовать дополнительную обработку по внесению новых признаков не получиться, с реестрами данных в учетной программе работать очень удобно, так как можно легко найти и открыть нужный документ. Если есть права, то внести или исправить необходимую информацию. Если прав нет, связаться с исполнителем и попросить внести соответствующие исправления. Очень удобно при проверки бюджетных расходов, так как всегда есть ошибки с разнесением статей и ЦФО.
Обработанные данные легко выгружаются в Excel и там уже из них можно делать любые отчеты и выборки, главное информация всегда будет прозрачна, можно легко найти нужный документ, сравнить с текущим состоянием учетной базы (если произошли изменения задним числом)
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
