Немного лирики
Главный инструмент организатора -это насмотренность. Вы должны посещать как можно больше мероприятий.
Какие от этого выгоды:
- вы можете найти много новых и нужных вам подрядчиков. Я подобным образом нахожу операторов, фотографов, ведущих и даже аниматоров;
- вы черпаете новые идеи. Уже давно доказано, что генерация нечто нового нашим мозгом -это компиляция того, что он увидел и обработал. Поэтому давайте своему мозгу пищу, чтобы он жил и креативил;
- вы узнаете новые тренды и остаетесь на волне современных тенденций;
- вы смотрите как организовывают мероприятия ваши коллеги, подмечаете плюсы и минусы и берете это в свою копилку — учитесь на чужих ошибках.
Взгляд со стороны многое раскладывает по полочкам и расширяет ваш горизонт понимания.
Пользуйтесь этим.
Теперь к сути
Для меня таким образом открылась целая философия по поводу использования бейджей.
На одном из мероприятий я услышала комментарий от спикера, что бейджи на шнурках очень противоречат правилам этикета. Во-первых, он портит ваш внешний вид. Во-вторых, вашему оппоненту приходится смотреть куда-то в область груди и живота, чтобы прочитать ваше имя и должность. И данное направление взгляда является … неприличным.
Теперь посмотрим на эту же ситуацию другими глазами.
Я была участником деловой конференции. Мне выдали бейдж, как и полагалось.
Красивый такой бейдж на красном шнурке.
Помещение было не очень большое — один основной зал и зона для фуршета.
Из всего состава присутствующих: гости, спикеры, журналисты и организаторы.
В какой-то момент у меня возникла проблема и мне понадобилась помощь. Я вышла в коридор в поисках специально обученных людей. Вижу человека с бейджем — иду к нему. Первый человек оказался таким же участником конференции, как и я. Смотрю по сторонам. Вижу! Тоже с бейджем. Подхожу с вопросом- оказалось, что это спикер. Опять мимо. Неловкая ситуация. Не всех спикеров я знала в лицо. В общем, у меня было 5 попыток. Пришлось подойти к модератору на сцене, чтобы он мне помог и по рации вызвал одного из организаторов.
Что было общего между всеми этими людьми? Давайте все вместе с первого раза - бейдж на красном шнурке. Когда ты находишься в общем помещении, ты не подходишь к каждому человеку, читая его должность и имя. Ты ищешь шнурок на шее, который сигнализирует тебе, что этот человек из категории тех, кто тебе нужен. У меня в принципе не такое хорошее зрение, чтобы прочитать имя и должность с первого раза. И издалека я даже не увижу, прикреплен ли стандартный бейдж на лацкан пиджака или рубашки у моего оппонента. А вот цвет шнурка на шее я вижу сразу и иду в нужную мне сторону.
В чем была ошибка?
Нужно делить людей на категории.
Например, участники — с бейджами на красном шнурке, спикеры — на белом шнурке. Организаторов лучше выделить черно-белой одеждой или специальными футболками с надписью «организатор» или «команда такая-то» + бейдж с крупной надписью «организатор» и/или именем.
Во-первых, делите аудиторию так, чтобы вы сами легко могли отличить один тип от другой. Представьте ситуацию: вы говорите в рацию своим помощникам, что потерялся спикер и его нужной найти. Ваши помощники смотрят по своим зонам, усиленно вспоминая лицо этого человека, и…. видят, что в его зале все «красные». Кто из них кто?
Если для вас это не имеет значение и «все люди едины», тогда разграничивайте всех участвующих на организаторов и «остальных».
Во-вторых, делите аудиторию так, чтобы участникам конференции можно было легко понять кто есть кто.
Например, вы сообщаете всем, что специально обученные люди, которые помогут гостям разобраться в любых вопросах -это люди с зелеными бейджами на зеленом шнурке. Все, дело сделано. Если у меня возникнет проблема, я буду искать именно этот цвет. А с теми, у кого бейджи такого же цвета как у меня, я могу завести разговор и легко познакомиться.
В-третьих, если спикеры отделены от основной массы или находятся в специальном помещении, они могут вполне обойтись «приличными» стандартными бейджами (без шнурков).
Все зависит от масштаба мероприятия.
На стороне клиента у нас проходили деловые встречи и на 100, и на 150 человек.
Мы использовали для спикеров стандартные бейджи с именами, которые прикреплялись на булавке.
Наших директоров знали в лицо и для общения с ними отводилось специальное время для вопросов-ответов. Поэтому «замечать» их заранее не стоило.
У нас были специальные стойки, где стояли наши представители. В случае возникновения вопросов все знали куда идти.
Гости были гостями. Мероприятие закрытое. Так что и их отмечать было не нужно.
Когда я готовила конференцию со стороны агентсва, нам важно было отличать журналистов от гостей. Поэтому у журналистов были белые бейджи на белых шнурках, а у участников — зеленый на зеленых. Помощники от организаторов были в синих футболках с надписью «организатор» и бейджем на булавке с именем.
Все просто
Примечание
1. Это стандартный бейдж на булавке.
2. Это правильный бейдж на шнурке. Ланьярд (шнур) имеет специальный механизм, который подходит по правилам безопасности - черная клипса на фото. В случае, если вы зацепитесь шнурком за что-то, клипса откроется и бейдж упадет, не причинив вам вреда. Иначе веревка может повредить вам шею.
Следите за этим! Многие компании или службы безопасности площадок запрещают носить бейджи на простых шнурках и просят прикрепить их к карману или вовсе убрать.