Кондитер — это в любом случае специалист, профессионал. И то, как он общается — в ватсаппе, в жизни, по телефону — имеет огромное значение для его успеха и реализации. И электронная корреспонденция тут имеет значение и немалое!
Что стоит помнить?
1)Электронные письма несут в себе более деловой характер, чем сообщения в социальных сетях. Чаще всего такие письма используются для рабочих писем и рассылок.
2)Приветствие и обращение в письме желательно должно быть персональным. Не стоит переходить на уменьшительно-ласкательные формы и игнорировать деловой стиль общения. И помните, что иногда переписка с клиентом или партнером является своего рода офертой!
3)Необходимо всегда заполнять поле «тема». Это даст собеседнику возможность понять тематику письма и обдумать, когда лучше его прочесть. Также удобнее всего сортировать письма на почте для экономии времени и ресурсов. Ваше письмо если и потеряют, то быстро найдут.
4)Отвечать на сообщения следует как можно скорее. Поэтому подключите систему автоответчик в настройках вашего электронного ящика.
5)Некоторые ответы требуют максимальной срочности. Это значит, уведомление о приходе письма вам пригодится.
6)Указывайте о наличии вложений в письме. Документы, изображения и другие файлы прикрепляются при необходимости, но интернет может дать сбой. Плюс некорректно «молча» прикреплять вложения без комментария на этот счет – какая цель у ваших файлов, что с ними делать и что именно вы послали. Перечислите для сверки! Чтобы ваш адресат убедился, что все, вложенное вами, дошло до него!
7)Отправлять деловые письма необходимо с электронного адреса, который соответствует статусу. Шутливые или детские адреса не воспринимаются серьезно.
8)Подпись к самому письму должна давать небольшую информацию об отправителе. Можно написать и нужно свое ФИО или только имя и фамилию на европейский манер, чтобы человек знал, как лучше будет обратиться к вам. Адрес, название вашей кондитерской. А также иногда важно указать свои регалии и контакты, соцсети.
9) У кондитеров немало партнеров в СНГ и по всему миру. Частые контакты с поставщиками, с представителями обучающих компаний и с организаторами конкурсов. Здесь надо включить осторожность в плане своей лексики. В деловых письмах людям с другой культурой может быть сложно понять вас. Не нужно как-то шутить, если нет уверенности в том, что получатель поймёт шутку. Лучше всего постараться подстроиться под культуру другого человека для установления контакта. Либо общаться вежливо и нейтрально.
Пишите письма, но корректно!
А мы надеемся, что вы нажмете на палец вверх)