За последние недели многие компании столкнулись с необходимостью перевести всех сотрудников или их большую часть на удаленную работу. Некоторые из них планировали такие изменения уже давно, а для других эта задача оказалась полной неожиданностью. Чтобы организовать дистанционную работу, не потеряв в эффективности, нужно следовать нескольким рекомендациям.
Позаботьтесь о технических аспектах
Прежде всего, необходимо разобраться с техническими вопросами, чтобы у команды было все, что требуется для работы. В крупных компаниях этим может заняться IT-отдел, малому бизнесу будет разумно нанять временного консультанта, если нет штатного сотрудника, который обладает квалификацией для решения подобных вопросов. Для удаленных консультаций понадобится установить на ноутбуки или компьютеры работников TeamViewer или другую аналогичную программу, а также следующий набор приложений:
- софт для звонков и видеоконференций (например, Skype или Zoom);
- чат, который подходит для корпоративного использования (такой как Microsoft Teams);
- облако для совместной работы с документами;
- календарь и инструмент для отслеживания задач.
Позаботьтесь о запасных вариантах: в связи с массовым переходом на удаленную работу нагрузка на сервера многих приложений возросла, и в их работе могут возникать перебои. Поэтому для видеозвонков стоит обзавестись дублирующим сервисом.
Нельзя оставлять сотрудников наедине с новыми технологиями, особенно если у них мало опыта работы в таком формате. Заведите учетные записи для всех сотрудников, проведите обучающий семинар и убедитесь, что все понимают правильный порядок действий. После того, как работа перейдет в удаленный формат, исправлять неполадки будет сложнее.
Организуйте взаимодействие
Один из самых важных факторов, от которых зависит эффективность удаленной работы – организация взаимодействие между сотрудниками. Проконтролировать, когда именно они присутствуют за компьютером, сложно. Однако желательно договориться о том, чтобы хотя бы в течение какого-то промежутка времени (4-6 часов в день) в сети находились все одновременно. Это нужно, чтобы решать вопросы, которые требуют общего обсуждения. Используйте чат, чтобы назначать онлайн-встречи и фиксировать договоренности. Если вопрос затрагивает много людей или вызывает разногласия, лучше организовать созвон.
Не забывайте давать сотрудникам обратную связь. Помните, что изменение формата работы для многих людей является стрессом. Если вы будете объяснять, что у них получается, а что нет, они смогут гораздо быстрее выработать новые подходы, которые позволят справляться со своими обязанностями. Возможностей контроля при дистанционной работе меньше, чем в офисе, поэтому установить доверительные отношения с сотрудниками и дать им четкие задачи становится особенно важно.
В сложившейся ситуации многие компании не только переходят на удаленную работу, но и переносят в онлайн работу с клиентами. Чтобы продавать свои продукты в интернете, не обязательно тратить ресурсы на создание интернет-магазина. Воспользуйтесь готовым решением от компании UDS. Мы предлагаем набор инструментов для ведения бизнеса онлайн, включая мобильное приложение, а также средства для организации маркетинговых акций и привлечения лояльных покупателей.