Продолжаем совместно и усиленно изучать Excel, очень полезная штука в работе любого инвестора или например банковского работника как я....
Ранее писал заметку о "горячих" клавишах, "фишках" Excel, ищите в моем канале.
Прошу Вашего внимания, все самое полезное:
Гиперссылки
Гиперссылка в Excel — это ссылка, нажав на которую, пользователь может быть перемещен на конкретную ячейку, документ, интернет-страницу и др.
Гиперссылку легко заметить — она выглядит как подчеркнутый текст, выделенный синим цветом.
Excel позволяет создавать гиперссылки для:
• Перехода в определенное место в текущей книге;
• Открытия другого документа или перехода к определенному месту в этом документе;
• Перехода на сайт;
• Создания нового файла Excel;
• Отправки сообщения на электронную почту.
В следующих постах разберем с вами способы создания разных видов гиперссылок.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Как скрыть формулу в ячейке?
Для этого выделяем нужную ячейку, нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт Формат ячеек.
Затем в всплывающем диалоговом окне во вкладке Защита проставляем галочку возле Скрыть формулы и жмем ОК.
Чтобы изменения вступили в силу, необходимо также установить защиту на сам лист (вкладка Рецензирование, группа Изменения, кнопка Защитить лист).
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Команды клавиши TAB
• Перемещение на одну ячейку вправо;
• Переход между незащищенными ячейками в защищенном листе;
• Переход к следующему параметру или группе параметров в диалоговом окне;
• Сочетание клавиш SHIFT + TAB осуществляет переход к предыдущей ячейке листа или предыдущему параметру в диалоговом окне;
• Сочетание клавиш CTRL + TAB осуществляет переход к следующей вкладке диалогового окна;
• Сочетание клавиш CTRL + SHIFT + TAB осуществляет переход к предыдущей вкладке диалогового окна.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Гиперссылки: Как создать
Чтобы создать гиперссылку в Excel используйте следующий алгоритм:
— Шаг 1
Выделите ячейку, в которой хотите создать гиперссылку, и нажмите правую кнопку мыши.
В выпадающем меню выберите пункт Ссылка.
— Шаг 2
В появившемся окне выберите файл или введите веб-адрес ссылки в поле Адрес.
Нажмите ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Гиперссылки: На другой документ
Чтобы указать гиперссылку на другой документ, например файл Excel, Word или Powerpoint, следуйте алгоритму:
— Шаг 1
Откройте окно для создания гиперссылки, в разделе Связать с выберите Файлом, веб-страницей.
— Шаг 2
В поле Искать в выберите папку, где лежит файл, на который вы хотите создать ссылку.
— Шаг 3
В поле Текст введите надпись, в которую будет вшиваться сама ссылка.
Нажмите ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Гиперссылки: На сайт
Чтобы указать гиперссылку на веб-страницу воспользуйтесь следующими шагами:
— Шаг 1
Откройте окно для создания гиперссылки, в разделе Связать с выберите Файлом, веб-страницей.
— Шаг 2
Нажмите на кнопку Интернет.
Затем введите адрес сайта в поле Адрес.
— Шаг 3
В поле Текст укажите надпись, в которую будет вшиваться сама ссылка.
Нажмите ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:
— Шаг 1
Выделяем оба сравниваемых столбца, удерживая клавишу CTRL.
— Шаг 2
Выбираем на вкладке Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Повторяющиеся значения.
— Шаг 3
В раскрывающемся списке указываем вариант Уникальные.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Гиперссылки: На новую рабочую книгу
Для вставки гиперссылки, после нажатия на которую будет создан новый Excel-файл, используйте шаги:
— Шаг 1
Откройте окно для создания гиперссылки, в левой колонке под надписью Связать с выберите Новый документ.
— Шаг 2
В поле Текст укажите текст ссылки, в Имя нового документа введите название нового Excel-файла, а в Путь укажите место его хранения.
— Шаг 3
В поле Когда вносить правку в новый документ укажите подходящую настройку.
Нажмите ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Команды клавиши ПРОБЕЛ
• В диалоговом окне осуществляет нажатие выбранной кнопки или устанавливает и снимает флажок;
• Сочетание клавиш CTRL + ПРОБЕЛ выделяет столбец листа;
• Сочетание клавиш SHIFT + ПРОБЕЛ выделяет всю строку листа;
• Сочетание клавиш ALT + ПРОБЕЛ отображает меню Элемент управления окна Excel;
• Сочетание клавиш CTRL + SHIFT + ПРОБЕЛ выделяет весь лист. Но если лист уже содержит данные, это сочетание клавиш выделяет только текущую область. Повторное нажатие выделяет текущую область и ее итоговые строки. При третьем нажатии выделяется весь лист.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Гиперссылки: На создание Email
Для вставки гиперссылки, после нажатия на которую будет создан e-mail, следуйте алгоритму:
— Шаг 1
Откройте окно для создания гиперссылки, в левой колонке под надписью Связать с выберите Электронная почта.
— Шаг 2
В поле Текст введите текст ссылки, а в Адрес эл. почты укажите E-mail адрес, куда должно быть отправлено письмо.
— Шаг 3
В поле Тема укажите тему создаваемого письма.
Нажмите ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Используйте клавишу F4
С помощью нее можно повторять последнее действие.
Так, если вы добавили несколько строк и хотите добавить еще, выделяйте диапазон, перед которым нужно вставить строки, и нажимайте F4.
Если отформатировали какую-то ячейку и хотите такой же формат применить и к другим, то выделяйте их и нажимайте F4.
Это очень удобно, когда требуется применить одно и то же действие несколько раз подряд.
Аналогичное F4 действие выполняет сочетание CTRL + Y.
Также клавиша F4 используется для переключения типов ссылки на ячейку, о чем мы уже писали в одном из вышедших постов.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Гиперссылки: Форматирование
По умолчанию все гиперссылки в Excel имеют традиционный формат в виде подчеркнутого текста синего цвета.
Для того чтобы изменить этот формат:
— Шаг 1
Перейдите на вкладку Главная, затем в раздел Стили ячеек.
— Шаг 2
Нажмите на Гиперссылка правой кнопкой мыши, затем в выпадающем списке выберите пункт Изменить.
— Шаг 3
В появившемся окне Стиль нажмите кнопку Формат.
— Шаг 4
В открывшемся окне Формат ячеек перейдите на вкладки Шрифт и Заливка для настройки формата ссылок.
Нажмите ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Спарклайны
Спарклайн – это небольшая диаграмма, помещенная в одну ячейку. Благодаря своей компактности они выразительно и наглядно показывают закономерности в больших наборах данных.
Всего доступно три разных вида спарклайнов:
• График – схож с диаграммой в виде графика;
• Гистограмма – как и обычная гистограмма;
• Выигрыш/проигрыш – делит все данные на два типа: отрицательные и положительные.
— Шаг 1
Выделите диапазон данных для спарклайна.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Спарклайны и выберите нужный вид.
— Шаг 2
Выделите на листе ячейку или диапазон, куда нужно поместить спарклайн.
Нажмите кнопку ОК.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Линия тренда
Линию тренда часто используют при прогнозировании, она отражает динамику данных и позволяет делать прогнозы на будущие периоды.
Алгоритм построения:
— Шаг 1
Выделите диапазон данных и перейдите во вкладку Вставка, затем в разделе Диаграммы выберите линейный график.
— Шаг 2
Кликните правой кнопкой мыши по созданному графику и в выпадающем списке выберите пункт Добавить линию тренда.
— Шаг 3
В окне Формат линии тренда выберите параметр Линейная.
Готово, линия тренда построена — теперь вы можете предсказать направление динамики данных вашего графика.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Горячие клавиши для редактирования (часть 1):
• F2 — редактировать активную ячейку;
• SHIFT + F2 — редактировать примечание к ячейке;
• CTRL + ALT + V — специальная вставка;
• CTRL + + — добавление выделенного количества строк/стоблцов;
• CTRL + - — удаление выделенного количества строк/стоблцов;
• CTRL + DELETE — удаление текста от курсора до конца строки;
• CTRL + D — заполнение диапазона (вниз) содержимым из первой ячейки.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Меняем столбцы местами (способ 1)
Поменять столбцы местами в Excel можно с помощью перемещения мышкой и нажатой при этом клавиши SHIFT:
— Шаг 1
Зажав левую клавишу мыши, выделяем диапазон данных столбца, который хотим переместить.
— Шаг 2
Зажимаем SHIFT и подносим курсор к границе выделенного диапазона до появления всесторонней стрелки (указана на картинке).
— Шаг 3
Оставляя зажатыми клавишу SHIFT и левую кнопку мыши, переносим столбец в необходимое место, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Горячие клавиши для редактирования (часть 2):
• CTRL + R — заполнение диапазона (вправо) содержимым из первой ячейки;
• CTRL + H — окно Найти и заменить;
• SHIFT + F11 — вставить пустой лист;
• CTRL + Z — отменить последнее действие;
• CTRL + Y — повторить отмененное действие;
• ALT + SHIFT + → — сгруппировать выделенные строки/стоблцы;
• ALT + SHIFT + ← — разгруппировать выделенные строки/стоблцы.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Меняем столбцы местами (способ 2)
Поменять столбцы местами вы также можете с помощью горячих клавиш:
— Шаг 1
Выделяем весь столбец с данными, кликнув по его заголовку, и нажимаем сочетание клавиш CTRL + X, чтобы “вырезать” столбец.
— Шаг 2
Выделяем столбец, перед которым мы хотим вставить “вырезанную” колонку.
— Шаг 3
Кликаем правой кнопкой мыши и в выпадающем меню выбираем пункт Вставить вырезанные ячейки, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Одновременный ввод одинаковой информации в диапазон ячеек
Если требуется ввести в некоторый диапазон ячеек одну и ту же информацию, можно воспользоваться следующим алгоритмом:
— Шаг 1
Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковую информацию.
— Шаг 2
Введите данные в активную ячейку.
— Шаг 3
Завершите ввод, нажав CTRL + ENTER.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Если нужно задать одинаковую ширину сразу для нескольких столбцов:
— Шаг 1
Выделяем столбцы, для этого наводим курсор на заголовки столбцов. Курсор превратится в черную жирную стрелку.
В таком режиме выделяем нужные столбцы.
— Шаг 2
На выделенной области кликаем правой кнопкой мыши и выбираем Ширина столбца...
— Шаг 3
В поле Ширина столбца: вводим значение ширины.
ОК, готово!
То же самое можно проделывать и со строками, устанавливая их высоту.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Команды клавиши END
• Включает и выключает режим перехода в конец. В этом режиме с помощью клавиш со стрелками можно перемещаться к следующей непустой ячейке этой же строки или столбца;
• Если ячейки пустые, последовательное нажатие клавиши END и клавиш со стрелками приводит к перемещению к последней ячейке в строке или столбце;
• Если на экране отображается меню или подменю, нажатие END приводит к выбору последней команды из меню;
• Сочетание клавиш CTRL + END осуществляет переход в последнюю ячейку на листе, расположенную в самой нижней используемой строке крайнего правого используемого столбца.
Если курсор находится в строке формул, сочетание клавиш CTRL + END перемещает его в конец текста.
• Сочетание клавиш CTRL + SHIFT + END расширяет выбранный диапазон ячеек до последней используемой ячейки листа.
Если курсор находится в строке формул, сочетание клавиш CTRL + SHIFT + END выделяет весь текст от позиции курсора до конца строки.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Печать большой таблицы
Когда таблица при печати не помещается на одну страницу, Excel автоматически разделяет ее на несколько страниц. И не всегда это происходит удачно.
Если нужно, чтобы определенные строки или столбцы в таблице находились на одном листе, можно установить разрыв страницы самостоятельно:
— Шаг 1
Выделяем строку, выше которой хотим установить разрыв.
— Шаг 2
На ленте на вкладке Разметка страницы нажимаем на кнопку Разрывы и выбираем пункт Вставить разрыв страницы.
После чего все строки, начиная с выделенной, переместятся на следующий лист.
Для столбцов разрывы устанавливаются аналогично.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Как изменить тип ссылки на ячейку?
Существует три типа ссылок:
• относительная — ссылка вида A1
• смешанная — ссылка вида $A1 или A$1
• абсолютная — ссылка вида $A$1
Если выделить формулу и последовательно нажимать F4, то Excel автоматически добавит знак $ в формулу в следующем порядке — A1 → $A$1 → $A1 → A$1.
В зависимости от типа ссылки, который мы хотим использовать — нажимаем несколько раз F4 и получаем результат.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Команды клавиш PAGE DOWN и PAGE UP
• PAGE DOWN — осуществляет перемещение на один экран вниз по листу.
PAGE UP — аналогично перемещает вверх.
• Сочетание клавиш ALT + PAGE DOWN осуществляет перемещение на один экран вправо по листу.
ALT + PAGE UP — аналогично влево.
• Сочетание клавиш CTRL + PAGE DOWN осуществляет переход к следующему листу книги.
CTRL + PAGE UP — аналогично переходит к предыдущему листу.
• Сочетание клавиш CTRL + SHIFT + PAGE DOWN приводит к выбору текущего и следующего листов книги.
CTRL + SHIFT + PAGE UP — аналогично выбирает текущий и предыдущий листы.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Как в Excel написать выражение "метр квадратный" привычным обозначением:
— Шаг 1
Вводим в ячейку значение - М2.
Выделяем в строке формул "2".
— Шаг 2
Нажимаем CTRL + 1.
Откроется диалоговое окно Формат ячеек.
Ставим галочку напротив варианта надстрочный.
— Шаг 3
Нажимаем ОК, готово.
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Всем удачи!