В чём отличие Главного бухгалтера от Счетовода? Счетовод отражает в учёте представленные ему факты хозяйственной деятельности. Главный бухгалтер - управляет системой и влияет на эффективность работы компании.
🎖️Анализировать риски, говорить с руководителем на понятном для него языке цифр и показателей, принимать решения в своей зоне ответственности - именно такой Главный бухгалтер востребован в современном мире, и именно ему платят высокую зарплату.
Главный бухгалтер должен быть заинтересован в том, чтобы система учёта работала эффективно и органично вписывалась в бизнес-процессы компании.
❓Как этого добиться?
✅Предлагаем в цикле из трёх постов рассмотреть три базовых инструмента, без которых, по нашему мнению, достигнуть эффективной работы бухгалтерии вряд ли возможно,независимо от ее масштабов.
В этом посте рассмотрим первый такой инструмент,а именно:
ИНСТРУМЕНТ 1️⃣
ГРАФИК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОТРАЖЕНИЯ В УЧЁТЕ.
Данный График, существующий также во многих компаниях в виде Положения о документообороте, часто представляет собой формальный и абсолютно не работающий документ.
✴️Между тем, составленный правильным образом, этот график способен успешно решать одну из самых больших проблем любой бухгалтерии - проблему своевременного предоставления первичных документов.
❓Что же должно быть в Графике движения документов, и как его нужно составить, чтобы он работал на благо бухгалтерии, а не пылился в углу?
В "Графике движения документов и их отражения в учёте" должна отображаться следующая информация (удобнее всего ее представлять в табличном виде):
⬆️1. Приведены все используемые организацией первичные документы по всем блокам и видам операций.
Например,
Блок операций: Учет ТМЦ,
Вид операций внутри блока: Поступление приобретенных товаров
Используемые первичные документы: Товарно-транспортная накладная (ТТН), Товарная накладная (ТОРГ-12)
⬆️2. Указан подписант со стороны организации для каждого вида первичного документа.
Например,
Для указанных выше ТТН и ТОРГ-12 подписантом может выступать кладовщик, осуществляющий приемку товаров.
⬆️3. Указан срок, в течение которого данный вид первичных документов должен быть предоставлен в бухгалтерию.
Например, в день совершения хозяйственной операции.
⬆️4. Указано должностное лицо в организации, ответственное за представление этого вида первичных документов в бухгалтерию.
Например, начальник склада.
⬆️5. Указан срок, в течение которого данные первичные документы будут проведены бухгалтерией в учёте.
Например, D+1,
где D- дата предоставления документа в бухгалтерию.
↕️Подобным образом должен быть разложен по виду первичных документов, срокам и ответственным лицам каждый вид хозяйственных операций, осуществляемых организацией.
Итогом должна стать большая таблица, именуемая Графиком движения документов организации.
‼️Но наличие такой таблицы - это бесконечно мало для того, чтобы График движения документов заработал так, как от него ожидается, то есть чтобы все указанные в нём ответственные лица начали выполнять все приписанные им действия в нужные сроки.
👆Для того, чтобы График движения документов стал работающим документом, необходимо приложить "правильные" усилия по его внедрению.
🔵Под "правильными" усилиями мы, в первую очередь, понимаем мероприятия по обсуждению и согласованию данного графика со всеми задействованными подразделениями.
Причем такое согласование не должно быть формальным - подразделениям необходимо дать возможность высказаться, как минимум, относительно реальной возможности получить и представить первичные документы в течение прописанного в Графике срока.
Если такой возможности нет по обьективным причинам, связанным со спецификой конкретных операций или контрагентов (например, гос. компании будут предоставлять документы в любом случае в тот срок, который считают приемлемым они, что бы не предпринял менеджер Вашей компании, курирующий договоры с ними), то в График должны быть внесены соответствующие изменения (потому что цель - создать реально работающий документ, а не невыполнимый).
⛔Среди многих главных бухгалтеров и руководителей бытует мнение, что подобные внутренние распорядительные документы могут работать только, если ко всем указанным в них ответственным лицам будут применяться жесткие санкции за не выполнение, включая денежные штрафы и пр.
⬆️Между тем, по нашему мнению, хотя ответственность за невыполнение Графика движения документов, безусловно, должна быть в нем установлена, на практике, не она, а именно понимание и принятие данного документа всеми подразделениями организации, лучше всего способствует его исполнению.
💫Проведя ряд встреч с нефинансовыми подразделениями Вашей компании и "на пальцах" рассказав им, для чего нужен данный документ и почему его важно исполнять в срок (цепочка "готова отчетность - готов расчёт личных премий"), выслушав боли и приняв разумные аргументы собеседников, бухгалтерия порой может получить не только представление первичных документов по графику, но и совершенно иную репутацию для своего подразделения в компании - подразделения участвующего и понимающего бизнес, что, порой, может оказаться ценнее любых графиков 😉.