Электронный больничный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — законодательно утверждённый аналог больничного листка на бумажном бланке с равноценной юридической значимостью.
Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса.
Электронные листки нетрудоспособности получили официальный статус наряду с бумажными 1 июля 2017 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 01.05.2017 №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона „Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“ и статьи 59 и 78 Федерального закона „Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации“».
До июля 2017 года электронные больничные использовались лишь некоторыми лечебными учреждениями страны в рамках пилотного проекта внедрения, который стартовал в 2015 году в регионах России с достаточным распространением автоматизированных рабочих мест врачей и развитой системой электронных медицинских карт пациентов. В результате успешного окончания эксперимента по введению электронных листков нетрудоспособности в использование было решено законодательно закрепить их применение.
Преимущества электронных больничных
Несмотря на то что закон пока не выводит из обращения привычные всем бумажные бланки для оформления больничных, работодателям и медицинским учреждениям стоит задуматься о переходе на электронные технологии. Практика использования показала, что электронные больничные более эффективны, надёжны и экономически выгодны.
Экономичность электронных больничных очевидна — для их оформления не нужны бумажные бланки, на которые тратится немалое количество средств.
Хранение ЭЛН не требует архивов — вся документация ведётся в цифровом виде и сохраняется в базах единой информационной системы ФСС.
Электронные больничные удобны — процедура оформления больничного в электронном виде значительно проще. Работнику не нужно заверять документ печатями в поликлинике и передавать в бухгалтерию работодателя, достаточно просто назвать его номер.
ЭЛН надежны — электронный больничный нельзя потерять, работник всегда может узнать его номер в своем личном кабинете системы «Соцстрах». Подделать ЭЛН практически невозможно, на каждом этапе оформления больничный лист подписывается электронной подписью ответственного лица — медицинского учреждения, работодателя и Фонда социального страхования.
Электронные больничные помогают избежать штрафов — вероятность ошибок в документе снижается благодаря функциям автоматизированного контроля программного обеспечения для отправки электронной отчётности, в котором заполняются электронные больничные.
Взаимодействие при оформлении электронных больничных
В создании электронного больничного листка участвуют застрахованный работник, компания-работодатель, Фонд социального страхования и медицинская организация. Взаимодействие медицинского учреждения, ФСС и работодателя происходит в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»), которой управляет Фонд социального страхования.
Для перехода на выдачу электронных больничных медицинское учреждение и работодатель должны иметь доступ в интернет, зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах» и получить квалифицированную электронную подпись, которая является условием юридической значимости электронного больничного.
Для получения больничных листков от ФСС работодатель должен завести личный кабинет на сайте системы cabinets.fss.ru, а работник — в письменном виде дать своё согласие на получение ЭЛН.
Оформление электронного больничного проходит следующим образом:
- Врач формирует электронный листок нетрудоспособности работника и запрашивает номер больничного в системе «Соцстрах».
- Медицинская организация передаёт через систему данные о больничном в ФСС.
- Работник передаёт работодателю номер ЭЛН и его данные.
- Работодатель запрашивает больничный по номерам СНИЛС и ЭЛН через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах».
- Работодатель вносит свои данные в ЭЛН, затем подписывает и отправляет документ в ФСС.
- Работодатель получает от ФСС протоколы проверки электронных листков нетрудоспособности, в случае отрицательного результата проверки исправляет ошибки и снова передаёт ЭЛН в ФСС.
Чтобы исключить вероятность ошибок при оформлении электронного больничного, можно использовать специальное программное обеспечение для сдачи электронной отчётности с функцией проверки больничных перед отправкой в ФСС, например ViPNet ЭДО Отчет.
При участии регионального отделения ФСС России и работодателя в проекте «Прямые выплаты» процесс выглядит немного иначе:
- Врач формирует электронный листок нетрудоспособности работника и запрашивает номер больничного в системе «Соцстрах».
- Медицинская организация передаёт через систему данные о больничном в ФСС.
- Работник заполняет заявление о выплате пособия и передаёт работодателю номер ЭЛН и его данные.
- Работодатель запрашивает больничный по номерам СНИЛС и ЭЛН через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах».
- Работодатель вносит свои данные в ЭЛН, формирует сведения для назначения и выплаты пособия (в виде электронного реестра), затем подписывает и отправляет комплект документов в ФСС.
- Работодатель получает от ФСС протоколы проверки электронных документов, в случае отрицательного результата проверки исправляет ошибки и снова передаёт ЭЛН в ФСС.
Работа с ЭЛН в ViPNet ЭДО Отчет
Система для сдачи электронной отчётности в контролирующие органы ViPNet ЭДО Отчет упрощает процесс оформления электронных листков нетрудоспособности. При помощи ViPNet ЭДО Отчет можно загружать электронные больничные из Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах», вносить данные в готовую форму, проверять корректность заполнения документов с помощью форматно-логического контроля, подписывать документы и передавать их в ФСС с гарантированной доставкой.
Рассмотрим поэтапно процесс оформления работодателем электронного больничного в ViPNet ЭДО Отчет:
1. Пользователь нажимает кнопку «Создать ЭЛН» на панели просмотра.
2. В открывшемся окне «Запрос данных электронного листка нетрудоспособности» указывает номера СНИЛС и ЭЛН в соответствующих полях и нажимает кнопку «Запросить данные в ФСС».
3. Заполняет нижнюю часть листка нетрудоспособности и сохраняет его, после чего ЭЛН отображается в окне «Создание отчётов».
4. Далее пользователь нажимает «Отправить», чтобы передать листок нетрудоспособности в ФСС. В окне «Список отправляемых документов» устанавливает флажок «Я подтверждаю, что документы готовы к отправке» и нажимает кнопку «Подписать и отправить».
Также в ViPNet ЭДО Отчет можно проводить более сложную процедуру оформления ЭЛН при участии отделения ФСС и работодателя в проекте «Прямые выплаты».
В результате несложных действий в программе работодатель в несколько кликов мыши создаёт нужные комплекты документов, автоматически проверяя их на корректность заполнения перед отправкой, и направляет их в ФСС, где документы проходят весь цикл проверок в государственном органе. При получении ответов и протоколов проверки от ФСС система также «разбирает» их и отображает результат работодателю. Полученные протоколы, как и все документы из цикла обмена, можно распечатать и сохранить в архиве.
https://iitrust.ru/articles/article/elektronnye-bolnichnye-osobennosti-i-protsess-perehoda/