Делегирование преподносят как панацею при недостатке времени. Но, во-первых, не все могут и не все умеют делегировать, а, во-вторых, делегировать во время цейтнота не лучшая идея.
А можно ли обойтись без делегирования? Можно. Есть несколько вариантов, которые сэкономят ваше время не хуже делегирования.
Выкиньте или верните хозяевам часть задач.
Пересмотрите сами или с руководителем текущие задачи.
Вы хорошо знаете свои обязанности? Вы уверены, что все задачи, которые выполняете относятся к вашим обязанностям? Проведите аудит ваших задач.
Какие задачи вы решаете ежедневно, какие еженедельно, какие ежемесячно. Выпишите их. Присмотритесь к ним внимательно, возможно вы заметите среди них чужие – верните их хозяевам.
Часть задач можно не выполнять, а часть задач нужно усовершенствовать. Найдите среди ваших задач такие, которые уже неактуальны, или способ выполнения устарел. Если вы до сих пор ведёте табель учета рабочего времени, а у вас современная система контроля рабочего времени, то что-то явно лишнее, а если системы нет, то почему бы её не приобрести, возможно, она сэкономит не один час и не одному работнику и окупится очень быстро.
Пересмотрите периодичность задач.
асто, обжегшись на молоке, мы дуем на воду. Однажды, вовремя не проверив почту и потеряв клиента, мы каждые полчаса дергаемся из-за каждого письма. Или заглохнув с пустым баком, заправляемся каждый день по два литра. Для чего эти крайности?
Посмотрите ещё раз на свои задачи. Какие из них вы можете делать реже без ущерба для работы?
Ежедневные обходы можно заменить на еженедельные, если в течении недели ничего не происходит. К полицейским и пограничникам это не относится.
Пересмотрите ресурсы.
Возможно, если добавить немного ресурсов, задача будет выполняться в разы быстрее.
Например, если купить новый компьютер, который будет работать быстрее, то и работа будет выполняться быстрее. Или добавьте второй монитор, тогда переключение с задачи на задачу будет происходить быстрее. Эксперт в вопросах концентрации Люси Джо Палладино в книге «Максимальная концентрация» утверждает, что второй монитор ускоряет работу.
Передайте на аутсорсинг.
Найдите человека, группу или организацию, которые выполнят задание.
Если у вас сломался автомобиль или заболел водитель и вы ищете, кого озадачить перевозками вашей персоны, то озадачьте такси.
Если вы думаете, кому из сотрудников поручить новую рекламную компанию, поручите рекламному агентству.
Аутсорсинг, пожалуй, лучшая альтернатива делегированию. Платишь деньги - получаешь результат. Не получаешь результат — не платишь деньги.
А если вы найдёте того, кто заинтересован в выполнении задачи (читай «может заработать»), то можете передать её совершенно бесплатно. К примеру: вывоз старого холодильника или управление личными финансами за процент.
Попросите о помощи.
Иногда цейтнот разовое явление, иногда периодическое. Можно воспользоваться добротой окружающих и свалить часть обязанностей на них. Но доброту нужно чем-то отблагодарить, например, помочь в ответ в свое свободное время.