Многие считают поручения раздаваемые направо и налево делегированием, но это неверно.
Разберём на примерах
Барин смотрит в окно и говорит работнику:
- Вижу я, кто-то едет. Вроде бы сено мимо нас везут. Выйди-ка, посмотри.
Вышел работник. Зашел снова и говорит:
- Правда, барин. Вроде сено.
- А не знаешь откуда? Может, с Семеновских лугов?
- Не знаю.
- Сходи и узнай. Пошел работник. Снова входит.
- Барин! Точно, с Семеновских.
- А не знаешь, сено первого или второго укоса?
- Не знаю.
- Так сходи, узнай!
Вышел работник. Возвращается снова.
- Барин! Первого укоса!
- А не знаешь, по чем?
- Не знаю.
- Так сходи, узнай.
Сходил. Вернулся и говорит:
- Барин! По пять рублей.
- А дешевле не отдают?
- Не знаю.
Притча. Неизвестный автор.
Это пример поручения, точнее серии поручений в результате неправильного первого.
Вот пример правильного поручения:
Том съехал с дороги и поставил свой «гудзон» рядом с легковой машиной. Пассажиры, как горох, посыпались с грузовика вниз; Руфь и Уинфилд, второпях спрыгнув на землю, подняли визг — затекшие ноги покалывало мурашками. Мать сразу принялась за дело. Она отвязала большое ведро, подвешенное к грузовику сзади, и подошла с ним ко все еще повизгивающим детям.
— Ступайте за водой — вон туда. Попросите повежливее: «Нельзя ли нам налить ведро воды?» — и не забудьте поблагодарить. Назад понесете вдвоем, только так, чтобы не расплескать. А если попадется хворост, захватите с собой.
Дети, притопывая ногами, пошли к заправочной станции.
«Гроздья гнева» Джон Стейнбек
При поручении не должно возникнуть подводных камней, либо вы должны все подводные камни предвидеть и предупредить работника, что делать в случае возникновения той или иной ситуации:
Чтобы скотина не подохла и ты не умер с голоду нам нужно запасти сено на зиму. Вижу я, кто-то едет. Вроде бы сено мимо нас везут. Вот тебе 3 рубля. Если сено с Семеновских лугов первого укоса сторгуйся и разгрузи во дворе, если не с семёновских…, если не первого покоса…, если за 3 рубля не отдадут…, и т.д. и т.п.
Это уже мой вариант поручения.
Ниже пример делегирования. Точнее результат делегирования.
- Барин! Мимо везли сено с Семеновских лугов первого укоса. Просили по 5 рублей. Сторговались по 3 рубля за воз. Я их загнал во двор, и они там разгружают.
Притча. Неизвестный автор.
Разница не столько в инициативности работника, сколько в полномочиях и владении информацией. Работнику не нужно давать поручения. Он знает, что сено необходимо и принимает самостоятельно решения, исходя из понимания целей, имеющихся ресурсов и полномочий. Если бы барин не дал работнику полномочий, то за подобную инициативу выдал бы плетей.
Поэтому:
Делегирование - это передача полномочий.
Все решения связанные с задачей будет принимать сотрудник. А при поручении с любой трудностью сотрудник будет идти к руководителю. То есть делегирование - это в первую очередь делегирование полномочий.
Вы как генеральный директор делегируете исполнительному директору ведение и подписание договоров. Значит вы наделяете его полномочиями принимать решения в любых нестандартных ситуациях.
Итак, главные отличия делегирования от поручений:
1. Делегируете крупные проекты, зоны ответственности или повторяющиеся задачи иные нет смысла.
2. При делегировании передаёте полномочия.
3. Затраты времени на делегирование, экономите за счёт отсутствии прерываний.
4. При поручении подчинённый с вопросами обращается к вам при делегировании вы к нему. Появляется манёвр для планирования своего времени.
5. Влияние на результат косвенное, если вы прямо влияете на результат - это уже не делегирование.