Опираясь на результаты почти 200 научных исследований, посвященных рабочим совещаниям, группа ученых-психологов дает рекомендации по максимальному использованию результатов совещаний до их начала, по мере их проведения и после их завершения. Их доклад опубликован в журнале Ассоциации психологической науки "актуальные направления в психологической науке".
Встречи-это почти повсеместный аспект сегодняшнего профессионального рабочего места, и существует обильная торговая мудрость и письменное руководство о том, как должны проводиться встречи. Но, как отмечают исследователи Джозеф Мроз и Джозеф Аллен (Университет Небраски, Омаха) и Дана Верховен и Марисса Шаффлер (университет Клемсона), очень мало из этого руководства информируется доступной наукой.
"Встречи, как правило, плохи, но наука о встречах показывает нам, что есть конкретные способы их улучшить”, - говорит Аллен. "Лидеры могут быть более организованными, начинать вовремя и поощрять безопасную среду совместного использования. Участники могут прийти подготовленными, быть вовремя и участвовать.”
Наука показывает, что при правильных обстоятельствах встречи могут предоставить место для творческого мышления, решения проблем, обсуждения и генерации идей. И все же, большое количество исследований сотрудников предполагает, что большинство встреч неэффективны, несмотря на организационные ресурсы, выделенные на них, включая время, заработную плату, умственные ресурсы и технологии.
Улучшение встреч-это не тривиальный вопрос. Согласно выводам исследователей, сотрудники в среднем проводят на совещаниях 6 часов в неделю, а менеджеры-в среднем 23 часа. Исследования показывают, что отношение сотрудников к собраниям может влиять на их общее отношение к работе и их благополучие.
В своем докладе Mroz, Allen, Verhoeven и Shuffler выделяют ингредиенты хороших встреч, в том числе то, как люди могут подготовиться к успеху встречи, как некоторые аспекты встреч могут сделать или сломать их, и как то, что происходит после встречи, может улучшить результаты команды.
перед встречей
Оценка текущих потребностей: заседания должны включать в себя решение проблем, принятие решений или предметное обсуждение. Они не должны использоваться для обмена обычной или несрочной информацией.
Распространение повестки дня: наличие повестки дня делает приоритеты встречи ясными для всех заинтересованных сторон и позволяет участникам подготовиться заранее.
Пригласите нужных людей: руководители должны спросить, какова цель встречи и чей опыт может помочь команде достичь ее.
в ходе встречи
Поощрять вклад: результаты показывают, что исполнители высокого уровня используют совещания для постановки целей, облегчения группового понимания проблем работы и поиска обратной связи.
Сделайте пространство для юмора: Юмор и смех могут стимулировать позитивное поведение встречи, поощряя участие и творческое решение проблем, показывают исследования. Эти позитивные модели поведения на собраниях предсказывают эффективность работы команды одновременно и через два года.
Перенаправление жалоб: участники должны знать, что жалобы могут быстро привести к чувству тщетности и безнадежности, и лидеры должны подавить жалобы так быстро, как они могут.
Держите дискуссии сфокусированными : лидеры также следят за тем, чтобы цель встречи и повестка дня соблюдались. Лидеры должны быть готовы выявлять дисфункциональные формы поведения и вмешиваться, чтобы переориентировать совещание.
после встречи
Обмен протоколами: отправка протокола заседания служит в качестве отчета о принятых решениях, плана действий для последующих шагов и набросков назначенных ролей и обязанностей. Этот шаг также включает людей, которые не смогли присутствовать на собрании, но нуждаются в информации.
Поиск обратной связи: обратная связь может информировать о структуре и содержании будущих совещаний. В частности, лидеры могут выявлять проблемы на собраниях для повышения удовлетворенности участников.
Взгляд вперед: для развития прогресса, достигнутого в ходе совещания, заинтересованные стороны должны подумать о будущих действиях, последующих мерах и ближайших и долгосрочных итогах совещания.
Mroz, Allen, Verhoeven и Shuffler отмечают, что технология video, audio и motion-tracking позволяет улучшить видео-и аудио анализ встреч. Эти улучшения могли бы помочь исследователям анализировать поведение, а не отношения и самоотчеты после того, как факт. Они указывают, что” теле-встречи " и видеоконференции нуждаются в большем изучении, поскольку они могут представлять свою собственную динамику, преимущества или проблемы.