Постановка задач при дистанционной работе основана на тех же принципах, что и при работе лицом к лицу. Поэтому будут актуальны те же инструменты, например, SMART: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и иметь чёткие временные ориентиры. При этом дистанционный сотрудник, как правило, работает самостоятельно, и текущий контроль над ним сильно ограничен. В результате возрастает роль таких факторов, как правильное понимание задачи, вовлеченность, а также некоторых технических особенностей управления.
Как руководитель может проверять понимание задачи?
Руководитель может проверять понимание задачи с помощью контрольных/уточняющих вопросов. При этом важно задавать вопросы правильно.
Руководитель: "Тебе все понятно?"
Сотрудник: "Да."
После ожидаемого ответа "да" стороны расходятся, ничего не прояснив.
Руководитель: "Повтори, что ты понял?"
Сотрудник: "Эээээ..."
Такой подход лучше, но может показаться сотруднику слишком грубым.
Руководитель: "Расскажи, с чего ты начнешь? Какими будут этапы работы? Какие видишь риски?"
Сотрудник: "Во-первых, ..."
Подобные вопросы позволяют прояснить понимание без лишнего давления.
При постановке задач сотруднику, работающему удаленно, важно учитывать:
1. Правильное понимание задачи. На уточнение деталей при удаленном взаимодействии может уйти гораздо больше времени, чем в офисе. Очень важно, чтобы руководитель подробно объяснил и задокументировал задачу, а сотрудник ее правильно понял. Важно дать сотруднику обдумать задачу и ход ее решения, после чего убедиться в понимании.
2. Степень готовности сотрудника. Способ постановки задачи подбирается в зависимости от того, насколько сотрудник готов с ней справиться. Если задача совсем новая, руководителю следует детально объяснить, что и в какие сроки выполнить. Более опытному сотруднику можно объяснить ключевые моменты, а детали оставить на его решение. Поскольку в дальнейшем может не быть возможности подробно обсуждать ход работы, нужно сразу определить критические точки. Сотрудника-эксперта можно попросить самостоятельно составить план работы, обсудить с причастными коллегами и лишь потом отправить руководителю на согласование.
3. Документирование задач и этапов. Выработанный план действий должен существовать в виде подробного и однозначного документа, который постоянно доступен онлайн. Если документ доступен для редактирования, сотрудники смогут отмечать прогресс, а руководитель будет видеть, чем занимается команда.
4. Ресурсы. Необходимо убедиться, что у сотрудника есть все необходимое для работы: оборудование, доступ к системам и программам и т.д. Информация должна быть легкодоступна, чтобы не тратить много времени на ее поиск.
5. Контакты и взаимодействие. Желательно проследить, чтобы сотрудники корректно взаимодействовали друг с другом, обеспечить понятное разделение ответственности и задач.
6. Часовые пояса. Коммуникация с сотрудником, находящимся в другом часовом поясе, займет дополнительное время. Если разница значительная, вероятно, обе стороны будут получать ответы на свои вопросы лишь на следующий день. Это также стоит учесть при планировании работы.
7. Вовлеченность. Если у сотрудника, работающего дистанционно, нет внутреннего согласия, что задачу надо выполнить так, как решили с руководителем, он обязательно найдет возможность сделать что-то по-своему или вообще не делать.
Как обеспечить вовлеченность сотрудника и принятие им ответственности за выполнение работы?
- Включать сотрудника в планирование целей и задач, поощрять инициативу. Если сотрудник сам обратился с идеей к руководителю и получил одобрение, у него будет больше желания воплотить идею, чем после ее поступления "сверху".
- По возможности применять стиль руководства, при котором руководитель не столько инструктирует, сколько помогает сотруднику самому справиться с задачей.
Алгоритм действий при постановке задач дистанционным сотрудникам
1. Определить цели самостоятельно или в ходе диалога с сотрудником.
2. Проверить правильность понимания целей и методов работы.
3. Обозначить ориентиры по времени, приоритеты и критические точки.
4. Проверить наличие необходимых ресурсов и контактов.
5. Вовлечь сотрудника для принятия им ответственности за выполнение задачи.
6. Задокументировать договоренности.
