Битрикс24 и автоматическое распределение нагрузки на производстве
Поступил новый заказ
Руководитель оценивает его по ряду параметров, определяет сроки готовности, силы и средства, учитывает нагрузку, наличие и занятность сотрудников, порядок и очередность работ и еще много других параметров и условий.
Вопрос:
- Можно ли делегировать если не всю, то хотя бы часть этого процесса в Битрикс24?
- Какие возможности предоставляет Битрикс24?
- Какие особенности, технические ограничения и подводные камни есть на пути решения этой задачи?
- Какие методы решения мы предлагаем?
Зачем это нужно и какую цель мы преследуем?
- Освободить от рутины аккаунт-менеджеров (сотрудников Call-центра), они и руководители компании не должны постоянно перезваниваться между собой, чтобы выяснить реальную обстановку по заказам, кто над чем работает и когда освободится, сколько у сотрудников не обработанных заказов.
- Автоматически распределять новые задания в зависимости от реальной ситуации.
- Быстро, решительно пресекать и преодолевать предвзятое отношение сотрудников, их нежелание или отторжение при обращении «неудобных», «трудных» клиентов и заказов.
- Иметь возможность оперативно и гибко масштабировать производство, привлекать и контролировать внешних удаленных сотрудников и партнеров для решения производственных планов, и заданий.
Наше предложение:
- Построить и отладить автоматический конвейер обработки заказов и распределения ответственных. Пусть ваши сотрудники ругаются на него, пусть он будет плохой и ужасный за то, что он назначил исполнителю новую сделку.
- Ваш аккаунт менеджер и руководство компании будет защищено от такого потока «грязи».
Важно:
- По нашей методологии все сотрудники работают с модулем «Задачи и проекты»
- Все задачи имеют ответственных и сроки исполнения, которые служат основой для деления их по статусам и распределения по нагрузке.
- Система автоматически без участия человека учитывает и анализирует изменение штатной численности сотрудников всех отделов, определяет их присутствие или отсутствие на рабочем месте, проверяет наличие свободных окон в их рабочих графиках.
С чего начать?
1. Необходимо научится учитывать количество задач (проектов).
- Количество всех задач в работе.
- Количество просроченных задач.
- Количество закрытых задач.
- Количество отложенных задач.
- Количество выполненных задач, находящихся на утверждение у руководства.
2. Установить приложение FREE.FIX4.ORG
Откроем реальный портал Digital-агентства, смотрим как работает автоматическое распределение сотрудников:
- CRM, раздел сделки, стадия «Заключить договор», в списке десяток новых необработанных сделок.
- Обычная схема прохождения сделки: Нужно заключить договор, Подписать договор у клиента, Положить копию договора на общий диск, Выставить обычный счет, QR-счет, отправить счета клиенту, дождаться оплаты счета, Получить предоплату, Дальше подключается робот автоматики, который анализирует нагрузку сотрудников и назначает исполнителя.
- Переведя вручную сделки и статуса «заключить договор» после отработки роботов и назначения ответственных на экране в режиме «Канбан» наглядно видно, как происходит автоматическое назначение ответственных и перемещение сделок в статус «разработка запущена».
- В рассматриваемом нами проекте в качестве примера, кроме реализованного модуля автоматического распределения исполнителей в зависимости от нагрузки предприятия реализованы роботы расчета валовой прибыли и генерации счетов с QR-кодом. Эти процессы идут параллельно основному в фоновом режиме без участия человека. О том, как работают эти модули и приложения мы подробно рассматривали в других видеороликах, которые хранятся в архиве на нашем Ютуб канале.
Важно:
- Анализ распределение нагрузки и назначение новых ответственных за заказами проверяет целый ряд параметров и также идет в фоновом режиме.
- Этот процесс обычно занимает некоторое время и зависит от количества анализируемых параметров и загрузки портала
- Минимальное время анализа и принятия действия системой в настоящий момент занимает около 10 минут.
Что делает приложение FREE.FIX4.ORG?
- Оно анализирует нагрузку на сотрудников
- Выполняет ваши конкретные инструкции о том, что делать с лидами и сделками на разных стадиях
Кто может установить приложение и где оно живет?
- По умолчанию, установить приложение может сотрудник компании с правами администратора портала.
- Приложение можно установить через маркетплейс, которое расположено во вкладке «Приложения» левого основного меню колонки корпоративного портала.
- Найти приложение в маркетплейс можно с помощью поисковой строки если в ней набрать слова: конвейер распределение нагрузки или FREE.FIX4.ORG.
- Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Настройка приложения:
- После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем его.
- Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями
Необходимо настроить работу приложения:
- выберем сущность – Сделка или Лид.
- назначим стадию анализа загрузки, например «разработка запущена».
- определим поле – анализа, например – Исполнитель, возможен вариант анализа любого поля с типом привязка сотрудника, как системного, так и дополнительного.
- Привяжем конкретных сотрудников в виде прямого указания или привязки к отделу.
- Есть возможность исключения конкретных сотрудников.
- Нажатая клавиша исключить без указания конкретного лица, означает автоматическое исключение руководителя выбранного отдела.
- Опцию учета статуса дня.
- Время – паузу обновления цикла проверок.
- Опцию перехода сущности в другую стадию по результатам проверки.
- Количество ограничений заданий, находящихся в работе у одного сотрудника.
Важно:
- После сохранения настроек приложение начинает работать автоматически.
- Контроль и демонстрация нагрузки на сотрудников (информация для руководителей отдела) в режиме реального времени очень информативно отображается в режиме экрана список.
- Вся полученная в ходе анализа информация хранится только на вашем портале.
В каких тарифах работает приложение?
- Во всех, даже бесплатных!
- Если нужна автоматизация и использование своей сложной логики, то по сценариям, то нужны бизнес-процессы и тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).
Какие сценарии были реализованы в течение шести месяцев тестирования приложения?
- Автоматическое распределение лидов и сделок.
- Выборочное не равномерное распределение нагрузки на конкретных сотрудников компании в зависимости от сложности и длительности задания-проекта. Например, одному рядовому сотруднику направляется десять стандартных (быстрых) сделок, а специалисту узкой специализации всего по 2 но сложных (длинные проекты).
- Автоматическое назначение сотрудников для подпроцессов. Пример, когда сначала начинает работать сотрудник первой линии, а потом в зависимости от параметров заказ распределяется между сотрудниками бухгалтерии, доставки, производства, услуг, фрилансами…
Сколько стоит приложение?
- Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течение 30-дней
- Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
- Все наши приложения работают бесплатно, если вы продлеваете лицензию Битрикс24.CRM через нашу компанию.
Что будет дальше, какие дополнительные возможности появятся скоро у приложения?
- Во всех тарифах начиная с CRM+ приложение будет учитывать график отпусков.
- Приложение будет работать с экстранет пользователями (фрилансерами) ограниченными возможностями в облачной версии и без ограничений количества приглашенных в коробочной версии Битрикс24.CRM. Таким образом обычная коробочная версия для 12 пользователей сможет работать, например, с 100 удаленными сотрудниками.
- Будет сокращено минимальное время цикла запуска приложения для анализа. Сейчас минимальный промежуток времени (техническое ограничение) составляет 10 минут.
С уважением, команда Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»