Скажу сразу, что лично я не разделяю подход, при котором собственник даже малого бизнеса (не берем сейчас в расчёт совсем микробизнес, где работает 2,5 человека) сам идет проверять, как продаёт продажник, правильные ли проводки делает бухгалтер, и хорошо ли моет полы уборщица.
Считаю, что каждый должен заниматься своим делом. И проверки должен делать тот, кто обучен делать проверки.
Между тем, лично знаю несколько глубоко уважаемых мной собственников не самых малых бизнесов, которые, даже при наличии нанятых аудиторов, регулярно и собственноручно делают определенные контрольные процедуры.
🔎Собственно, ниже мы хотим поделиться с собственниками (и всеми, кто желает на верхнем уровне проконтролировать дела фирмы) той методикой, по которой это можно сделать в очень упрощенном виде, но, тем не менее, получив хорошие результаты проверки верхнего уровня.
❗Сразу отметим, что, конечно же, эта методика ни сколько не претендует на методику полноценного аудита или ревизии фирмы (которые должны делаться профессионалами), но у собственников и руководителей бизнеса и задачи такой нет. Зато есть задача "держать руку на пульсе" и вовремя получить ценную для себя информацию.
И так, если Вы собственник или руководитель и хотите быстро и самостоятельно получить информацию верхнего уровня относительно наличия очевидных злоупотреблений со стороны менеджеров, ДЕЛАЙТЕ ТАК:
🔺ШАГ 1. Запрашиваете у банка выписку по расчетному счёту своей компании за квартал (полугодие, год) в формате Excel.
Говорите банку, что выписка должна быть такой, чтобы в ней обязательно присутствовали колонки, в которых указано:
а) наименование контрагента, которому перечислялись деньги,
б) назначение платежа.
🔺ШАГ 2. С помощью фильтра по сумме отбираете наиболее крупные платежи (10-20 операций достаточно).
Смотрите, все ли поставщики, оказавшиеся в этой выборке и получавшие наиболее крупные суммы денег, знакомы Вам как наиболее значительные и постоянные партнеры фирмы (ведь "крупняк" Вы наверняка знаете в лицо).
Скорее всего, все наиболее крупные платежи будут действительно осуществлены в пользу крупных и постоянных партнёров фирмы, которые Вам известны и не вызовут вопросов.
❗Но если вдруг Вы обнаружите в этой выборке какое-то неизвестное Вам юридическое лицо или вообще ИП, и из назначения платежа будет не совсем очевидно, что и для каких целей приобреталось, то необходимо каким-то образом сохранить для себя отдельно эти строки выписки (например, скопировав на новый лист) - для возвращения к ним на следующих шагах проверки.
🔺ШАГ 3. К оставшимся после применения Шага 1 в банковской выписке записям применяем фильтр по колонке с наименованием контрагента и отбираем все записи, в которых:
а) контрагентами выступали ИП - можно все такие операции, если их немного,
б) наиболее повторяющиеся ООО (то есть те, кому делалось много платежей в течение периода) - 3-4 операции,
в) юридические лица, наоборот, появившиеся в выписке лишь единократно, но получившие приличные суммы - 3-4 операции.
По всем ним заказываете выписку ЕГРЮЛ (ЕГРИП) или находите в интернете информацию о дате их регистрации в качестве ЮЛ или ИП.
✅Смотрите, в первую очередь, те ИП и юр. лица, кто создался незадолго до осуществления в пользу них платежа от Вашей фирмы (в пределах месяца от этой даты). По таким почти 100% дальше имеет смысл посмотреть, кто является учредителем или руководителем- очень вероятно, что можете обнаружить среди них знакомые фамилии Ваших сотрудников или ФИО их родственников, к примеру.
Если информации, наводящей на мысли, по таким ИП и юр. лицам из выписок ЕГРЮЛ /ЕГРИП Вы не получили, переносите список операций с ними на следующий шаг проверки.
🔺ШАГ 4. По образованному на Шаге 3 списку контрагентов, которые были созданы на свет незадолго до операции с Вашей фирмой, просите бухгалтера подготовить информацию относительно того, что закупалось, для каких целей, по какой цене (это важно) и кто из сотрудников выступал инициатором сделки.
✅Получаете такую таблицу и далее имеете возможность сравнить цены этих операций с общедоступной информацией по аналогичным товарам и услугам.
🆘Соответственно, там, где видите цену, сильно завышенную по отношению к применяемой на рынке (в сумме со вчера созданным юр. лицом или ИП), те инициаторы этих сделок со стороны Вашей фирмы и должны стать для Вас первыми претендентами на подозрение в недобросовестности.
Дальнейшие шаги в отношении этих сотрудников уже предпринимаются по ситуации (либо деятельность сотрудников ставится на контроль для отслеживания в течение какого-то периода, либо будете разбираться сразу - тут уже решать Вам).
🔳Еще раз отмечу, что, конечно, это очень поверхностная проверка, далекая от полноценной ревизии, проводимой в целях защиты интересов собственника профессионалами.
🚩Между тем, предложенная методика, хоть и в упрощенном виде, но полностью основана на классических методах аудита и ревизии,и поэтому в большинстве случаев её применение поиводит к получению какого-то либо результата в самим выявления недобросовестности среди сотрудников.
В завершение краткий кейс по проверке, проводимой нашей командой для собственника лизинговой компании. Проверка была полноценная и содержала в себе много различных процедур, но первым этапом было применение нашей команды описанной выше методики проверки. Вот к каким результатам это привело.
КЕЙС (реальный)
🔹Задача:
По просьбе собственника, провести ревизию компании с целью убедиться в отсутствии фактов мошенничества и недобросовестности менеджеров.
🔹Методы проверки:
Много разных, включая в качестве первого шага проверки осуществление контрольных процедур, описанных выше.
🔹Результаты проверки:
🚩В числе контрагентов обнаружено ИП, которое создано в день омуществления ему платежей с проверяемой фирмы,
🚩При дальнейшем сборе информации выявлено, что ИП является близким родственником одного из сотрудников организации,
🚩Общедоступная информация из Интернета показывает, что аналогичные услуги предлагаются сторонними контрагентами по ценам в 2-3 раза ниже цен, применяемых в сделках с ИП,
🚩Платежи за услуги в пользу этого ИП проводились компанией на систематической основе в течение года, на общую сумму более 5 млн рублей.
🚫При дальнейшем разбирательстве очевидной стала фиктивность данных операций, с бывшим сотрудником и его родственником работают органы МВД.
Вывод прост: доверяй, но проверяй.
Если уж без привлечения профессионалов, то хотя бы самостоятельно, с привлечением средней сообразительности😉