Разработка организационной структуры.
Именно с этого я начинаю практически любой свой консалтинговый проект. И, к сожалению, именно к этому приходится возвращаться снова и снова.
Почему орг. Структура так важна?
- регламентирует рабочие отношения (кто, что и кому должен или не должен)
- позволяет правильно распределить обязанности, ответственность и полномочия
- показывает возможности карьерного роста для сотрудников
- является косвенным мерилом успеха компании, производительности и качества выполняемых работ
- позволяет качественнее выстраивать бизнес-процессы
- отражает белые пятна в менеджменте, какие функции не выполняются никем
- отражает ошибки менеджмента
Важность прописанной, понятной и правильной орг. Структуры недооценивают почти все владельцы компаний: «Надо нарисовать? Давайте нарисуем».
Но нарисовать мало.
Обо всем по порядку.
Начать нужно с того, что у вас может быть две орг. Структуры: идеальная (или плановая) и фактическая.
Фактическая должна отражать текущую схему подчиненности сотрудников между собой. Даже если с точки зрения менеджмента она неправильная, она все равно должна быть. В текущем моменте все должны знать, кто кому подчиняется поименно, без лишних блоков и стрелок. Здесь все просто. Если пользуетесь какой-то системой, вроде Битрикс24 – в ней есть такой инструмент.
Интереснее с идеальной орг. Структурой. Что значит «идеальная» - это та, которая была бы, не будь у вас никаких финансовых ограничений. Та, которая позволит делать работу максимально качественно.
Причем начинать рисовать структуру можно уже на этапе, когда вы только начали бизнес, даже если единственный сотрудник – это вы. Это поможет изначально систематизировать свое понимание управления персоналом, бизнес-процессов. (Я так и делал, у меня была орг. Структура, где во всех ячейка был подписан как сотрудник я).
Алгоритм создания идеальной орг. Структуры:
1. Я всегда думал, что составить орг. Структуру невероятно просто. Но по мере работы понял, что для большого количества бизнесов составление орг. Структуры – задача совсем нетривиальная. Поэтому совет: собираетесь составлять орг. Структуру – возьмите за основу готовую орг. структуру похожего предприятия, желательно серьезного, большого, уважаемого =). Скачайте в открытых источниках, если найдете, либо попросите напрямую. Второй вариант – обратитесь к консультанту за помощью (даже уважаемая большая компания в 80% случаев делает ошибки при построении орг. Структуры). Для нас составление орг. Структуры – самая простая часть работы, а значит - обойдется такая работа вам недорого (сложнее объяснить клиенту, почему должно быть в идеале именно ТАК).
2. Если взяли за основу шаблон – возможно придется немного скорректировать его под свою специфику. Подчеркиваю, НЕМНОГО. Не нужно изобретать велосипед. Основных схем – несколько. Какая лучше – никогда не узнаете. Поэтому выбирайте ту, что ближе, а корректировки «под наш бизнес» сведите к минимуму. Единственное допущение – это уровень детализации. В зависимости от этапа развития вашей компании вы можете детализировать идеальную структуру до огромного штата, с департаментами, очень узконаправленными специалистами и т.д., либо ограничиться основными отделами и должностями. Все зависит от вашей точки развития. Попробуйте представить, сколько человек будет работать в компании через 5 лет и рисуйте орг. структуру именно для такого количества сотрудников (необязательно указывать количество людей по каждой должности, ведь количество зависит от объема работ).
3. И здесь начинается самое интересное. Советую идеальную орг. Структуру отложить в сторонку и взять ее копию. Уже в нее вписать, КТО занимает те или иные должности. Если сотрудник выполняет функции по нескольким должностям – значит его имя будет фигурировать под ними всеми (это нормально, с ростом компании будете снимать с сотрудника «должности» и передавать уже отдельным людям). Также уже здесь вписываем количество людей по каждой должности (5 менеджеров по продажам). Если нет руководителей каких-то подразделений или директоров – вписывайте вместо них имя директора (Если фактически он лично занимается управлением в этом подразделении).
4. Тут вы можете столкнуться с ситуацией, когда за какие-то части функционала по одной должности отвечают несколько сотрудников. В этом случае вам придется пересматривать нагрузку и обязанности. Потому как это нормально, если у вас маленькая компания и офис-менеджер выполняет обязанности еще и кадровика, и бухгалтера. Но не нормально, если у вас должность кадровика частично выполняет офис-менеджер, частично – бухгалтер, частично – HR.
5. Выше я сказал, что совмещение одним человеком нескольких должностей – вполне естественная история. Но не забывайте еще и про тип работ. Просто пример: менеджер по продажам должен быть только менеджером по продажам. А бухгалтер не может быть параллельно маркетологом, просто по характеру выполняемых работ. Не желательно также, чтобы у сотрудника было несколько начальников, т.к. он выполняет работы специалиста в двух или трех подразделениях. Придется пересматривать.
6. По факту у вас получится идеальная орг. Структура с реальным распределением обязанностей по ней. По сути, несмотря на «идеальность», структура УЖЕ Будет работать. Исходя из нее вы теперь можете скорректировать фактическую орг. Структуру, если по итогам в ней произошли какие-то перемещения.
7. Когда работа завершена – останется ознакомить с результатом коллектив. Объяснить, что, зачем и почему.
8. Орг. Структура – это фундамент менеджмента. На ее основе нужно будет формировать и пересматривать должностные инструкции, бизнес-процессы, системы мотивации. Нанимать недостающих сотрудников.
9. Раз в два три года – возвращайтесь к орг. Структуре и актуализируйте ее. Также актуализируйте ее в случае расширения штата (вписывайте новые имена)
Если меня спрашивают, с чего начать.. и далее любой вопрос по бизнесу, я могу смело сказать: начните с орг. структуры. Бизнес – это система. Орг. Структура – фундамент, скелет, если хотите, этой системы.
Будет интересно - могу привести примеры структур с детализацией по конкретным отделам. Это самая сложная часть составления. В отделе закупок должны работать кто...? Закупщики? Но нет, внутри каждого отдела есть своя специализация, которую важно понимать. Но к сожалению, найти примеры здесь очень сложно, т.к. каждый детализирует по своему и жестких правил тут нет. Поможет опыт в построении и оптимизации бизнес-процессов.
Было полезно? Подписывайтесь на блог!