С начала 2020 года нас, кадровиков, обязали сдавать в Пенсионный фонд РФ отчет о трудовой деятельности СЗВ-ТД. Пожалуй, ни один отчет не пережил столько комментариев в сети и изменений за 4 месяца 2020 года. Для чего мы его делаем?
Отчет придумали для реализации проекта перехода на электронные трудовые книжки. Основная идея данного проекта отказ от ведения бумажной трудовой книжки и передача сведений от Работодателя напрямую в Пенсионный фонд РФ.
Первый нормативный акт издали в прошлом году: Федеральный закон от 16.12.2019 № 439 "О внесении изменении в Трудовой Кодекс РФ". Это постановление вносит изменение в статью 66 Трудового Кодекса РФ. Смысл его в том, что Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности своих работников в электронном виде, а Работник получает сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде и это является заменой стандартной бумажной трудовой книжки. Для того чтобы плавно перейти в электронный формат ведения трудовой книжки Пенсионный Фонд РФ разработал и утвердил формы отчетности, которые введены в действие с 01.01.2020 (см. постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730П).
Первый раз мы должны были сдать отчет о трудовой деятельности Работника 15 февраля 2020 года. Сейчас мы уже попробовали сдавать этот отчет и я расскажу, как его заполнять, какие выходили ошибки, как сделать так, чтобы отчет приняли с первого раза.
Отмечу, что Инструкция по заполнению отчета СЗВ-ТД претерпела за три месяца 2020 года столько изменений, как ни один другой отчет.
В частности, 08.04.2020 Правительство РФ издало "Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными." (Постановление № 460 от 08.04.2020).
Вот чувствуете, название постановления про безработных и про выплаты... Как туда попал наш отчет СЗВ-ТД о трудовой деятельности не понятно. Пункт 6 нам прямо указывает сдавать данный отчет на следующий день после приёма или увольнения. Хотя ранее постановление Правления ПФР от 25.12.2019 предписывало делать это ежемесячно до 15 числа, а сдавать отчет на следующий день нужно было только с 01.01.2021 года.
Кадровики люди привыкшие, надо, значит надо, будем делать, но.... не понятно, как это поможет безработным.
Самое интересное, что на этом изменения не закончились. 26.04.2020 новое Постановление Правительства РФ... № 590!!!
Интересно, что тут? Теперь надо срочно сдать отчет о принятых и уволенных за период с 01.04.2020 по 26.04.2020 в срок до 28.04.2020. Как это поможет безработным и как это предотвратить распространение коронавирусной инфекции тоже не уточняется.
А теперь к делу, идем заполнять отчет.
Маленькая ремарка: организации численностью менее 25 человек, могут сдать отчет на бумажном носителе, все остальные - только электронно.
Не буду грузить подробностями, если у Вас установлена система кадрового учета (1С:ЗУП и другие) то, все ячейки данных по Работнику заполняются корректно специалистом по кадрам. Если Вы вносите данные не корректно, то система даст предупреждающий сигнал. Напомню частые ошибки при занесении персональных данных:
- адрес регистрации не соответствует государственному адресному реестру адресов /ФИАС;
- количество знаков СНИЛ, ИНН, номера паспорта превышено или не дописано;
- опечатки в фамилии, имени, отчестве, заполнение места рождения не в соответствии со СНИЛС - правда в этом случае система предупреждения не дает, т.к. она не видит документов.
При проведении кадровых мероприятий важно не забывать ставить галочку в окне "Отражать в трудовой книжке". Галочка ставится для всех видов мероприятий, которые отражаются в трудовой книжке.
Итак, данные внесены корректно. Приступаем к формированию отчета. Идем в 1С по пути: Зарплата/ Отчетность/ электронные трудовые книжки.
При открытии диалогового окна выбираем юридическое лицо, отчетный период, создать, выбираем форму отчета СЗВ-ТД и нажимаем кнопку "Заполнить", записываем (сохраняем). В принципе, 1С заполняет верно, но лучше проверить самостоятельно по журналу регистрации, чтобы никто не был пропущен, далее заходим в каждого уволенного работника и дополняем запись увольнения записью предыдущего кадрового мероприятия: это может быть перевод или прием. Для чего это нужно? Для того, чтобы в Пенсионный Фонд РФ попали сведения, кем работал работник в Вашей организации. Без этой записи программа не определит должность и структурное подразделение, где трудился работник.
Если Вы уже сдали отчет с одной записью об увольнении, то следующий отчет нужно сдать только с предыдущей записью, так как запись об увольнении уже загружена в ПФР.
Аналогично Вы будете поступать при формировании формы СЗВ-Р для выдачи Работнику при увольнении.
После того, как Вы прошлись по всем уволенным и дополнили сведения предыдущим кадровым мероприятием, запишите данные, кстати, советую записывать после каждого Работника, так надежнее.
В отчет должны попадать Работники, с которыми происходили следующие кадровые мероприятия: прием, перевод, увольнение, присвоение разряда, переименование организации, лишение права занимать определенные должности.
Теперь подошли к ответственному моменту: выгружаем данные, предварительно нажмите кнопку "Проверка", как правило, результат проверки верный, если нет, то программа скажет в какой строке отчета ошибка. Как узнать, на каком работнике ошибка, если это прямо не указано в протоколе проверки?
Файл выгружается в формате xml, но его можно посмотреть в формате Excel, для этого сначала откройте Excel, а только потом откройте выгруженный файл xml. Просмотрев его, Вы можете визуально найти ошибку, по какому Работнику требуется корректировка данных.
После проверки и выгрузки, заходим в контур, выбираем "ПФР/ Отчетность/ отправить", загружаем файл и отправляем, через несколько часов или на следующий день нужно зайти и проверить, принят ли отчет ПФР. Если отчет не принят, скачайте протокол ошибки, в нем будет указан вид ошибки или фамилия Работника.
Поделюсь своей ошибкой: сдавала отчет по ИП, не заполнила ячейку должность руководителя, без этого отчет однозначно не примут, напишите туда либо "Индивидуальный предприниматель", либо "Директор", в зависимости от того, что у Вас написано в документах о назначении на должность (или не написано).
Что нам даст переход на электронные трудовые книжки?
Работодателю - лишнюю работу по сдаче отчетности и по двойному ведению трудовой книжки, но при этом достоверные сведения о предыдущей трудовой деятельности, уже нельзя нарисовать резюме по желанию, еще один плюс избавляемся от заботы не пропустить срок выдачи трудовой книжки при увольнении (если Работник отказался от ведения бумажной).
Работнику - есть возможность не думать, где она хранится трудовая книжка, не бояться, что она потеряется. Минус, в том, что придется запрашивать данные в МФЦ, ПФР или научиться пользоваться компьютером.
На этой оптимистичной ноте желаю Вам удачной сдачи отчетности в ПФР.
В данной статье использованы сокращения:
1С: ЗУП - система учета 1С: зарплата и управление персоналом
ИНН - идентификационный номер налогоплательщика
ИП - индивидуальный предприниматель
МФЦ - многофункциональный центр
ПФР - Пенсионный фонд России
СЗВ-ТД - форма отчета о трудовой деятельности Работника (сдается в ПФР)
СЗВ-Р - форма отчета о трудовой деятельности Работника (выдается Работнику на руки при увольнении)
СНИЛС - страховой номер индивидуального лицевого счета
ФНС - федеральная налоговая служба