Пандемия коронавируса разрушила привычный ход жизни. Тем не менее, многие страны уже выходят на плато и рассматривают меры по возвращению к привычному ритму. Безусловно, это относится и к подготовке офисного пространства.
Компания CBRE разработала практические рекомендации для арендаторов и владельцев недвижимости.
Рекомендации основаны на нашем постоянном опыте работы над проектами, которые мы реализуем вместе с нашими клиентами, а также исходя из тех методов, которые мы сами применяем для возвращения сотрудников CBRE в офисы.
Разработка плана по возвращению сотрудников в офис
Необходимо создание рабочей группы, состоящей из представителей разных отделов и определяющей следующий круг вопросов:
• Создание здоровой, безопасной и благоприятной среды. Компании могут информировать сотрудников о предпринимаемых мерах поддержания безопасности и дезинфекции пространств через внутренние каналы коммуникации, например, интранет или информационные экраны в офисе. Важную роль в процессе возвращения арендаторов в свои офисы играют собственники объектов и управляющие компании, которые также должны своевременно предоставлять информацию арендаторам о предпринимаемых мерах безопасности в здании.
• Определение всех заинтересованных сторон. И собственникам, и арендаторам в самом начале планирования необходимо определить всех партнеров, с которыми важно наладить коммуникацию до возобновления работы в помещениях.
• Изменение бизнес-процессов и новый подход к организации рабочих процессов.
Рекомендации:
+ Определить те функциональные подразделения и количество человек, которые вернутся в первую очередь;
+ Оценить эффективность работы при совмещении подходов работы в офисе и удаленно;
+ Рекомендуется использовать гибкий подход к организации рабочего процесса, например, ввести нефиксированные часы начала и окончания рабочего дня;
+ Отслеживать количество сотрудников, которые приходят в офис, чтобы избежать превышение установленного числа людей.
• Пересмотр портфеля недвижимости и организации офисного пространства.
Необходимо провести оценку эффективности занимаемых офисных площадей, чтобы оптимизировать текущие площади в соответствии с реальными потребностями в среднесрочной перспективе.
Более того, необходимо учесть опыт использования технологий для удаленной работы, который может быть успешно интегрирован в будущие бизнес-процессы и позволит некоторым сотрудникам работать удаленно из любой точки.
CBRE помогает своим клиентам проанализировать возможные варианты оптимизации портфеля недвижимости и определить максимально эффективное планирование офисного пространства.
• Готовность объекта. Арендатор должен удостовериться в том, что собственник объекта предпринял необходимые меры для обеспечения безопасности сотрудников.
Рекомендации:
+ Провести аудит инженерных систем объекта, включая систему вентиляции и кондиционирования, обеспечить замену фильтров в случае необходимости;
+ Отслеживать загрузку офисных площадей;
+ Ограничить доступ к общим зонам, например, кухня, кафетерий, а также принтерам и копировальному оборудованию;
+ Обеспечить повышенную дезинфекцию поверхностей и мебели;
+ Обеспечить запасы средств индивидуальной защиты и гигиены;
+ Обеспечить максимальное бесконтактное взаимодействие на объекте, служба ресепшн, оформление пропусков и т.п.;
+ Обеспечить безопасную утилизацию использованных средств индивидуальной защиты (маски, перчатки);
+ Разработать систему регулярной коммуникации для арендаторов с целью информирования о принимаемых мерах обеспечения безопасности на объекте.
• Реконфигурация офисного пространства. С целью обеспечения социальной дистанции между сотрудниками необходимо провести изменения внутри офиса.
Рекомендации
+ Сократить количество рабочих мест, запретить использование конференц-комнат для встреч, контролировать количество сотрудников в корпоративной столовой;
+ Изменить и контролировать доступ к общим зонам;
+ Внедрить политику «чистых рабочих столов»;
+ Обеспечить качественную уборку офисного пространства;
+ Продолжать использовать технологичные решения для проведения встреч даже в офисе;
+ Использовать антибактериальные экраны и защитные средства для массово используемых поверхностей.
Дальнейшее управление офисом и эволюция пространства
Повышенное внимание к здоровью и гигиене сохранится в долгосрочной перспективе. Важно постоянно информировать сотрудников о тех мерах, которые принимаются для поддержания безопасной и здоровой среды, как в здании, так и в офисном пространстве.
• Управление офисом. Необходимо пересмотреть все процессы, относящиеся к обеспечению жизнедеятельности офиса
Рекомендации
+ Контроль доступа в офисное помещение;
+ Организация процесса измерения температуры приходящих сотрудников или посетителей;
+ Более интенсивная уборка офисного пространства и дезинфекция общих зон;
+ Использование бесконтактной службы доставки;
+ Предоставление дезинфицирующих средств;
+ Использование рабочего места одним сотрудником, дезинфекция рабочего места в случае незакрепленных рабочих мест;
+ Доставка готовой еды в офис, упакованной в индивидуальные закрытые контейнеры;
+ В случае использования шаттл-басов для перевозки сотрудников обеспечить регулярную дезинфекцию и контролировать загрузку, чтобы соблюдать социальную дистанцию.
Еще больше интересных материалов по коммерческой недвижимости на нашем сайте cbre.ru