Сегодня я подробно расскажу и распишу плюсы и минусы аутсорсинга на примере нескольких направлений, с которыми мы экспериментировали.
HR
Когда у вас еще маленькая компания, брать в штат рекрутера или специалиста по кадрам нет смысла, вполне можно взять HR-фрилансера или нанять кадровое агентство.
HR-ФРИЛАНСЕР:
Плюсы:
гибкость: всегда можно договориться о премии, которая устроит обе стороны, расписать вознаграждение по каждой позиции; например, по линейному персоналу с небольшими окладами премия может быть - один месячный оклад кандидата, по топовым позициям 50 % и т.д.
оперативность: так как ваш человек всегда на связи, можно созваниваться по нескольку раз в день и обсуждать соискателей, результаты интервью и т.д.
Минусы:
непостоянность: человек может заболеть, срочно уехать, получить более выгодный контракт на стороне и т.д.
часто: работа без договора, если у фрилансера нет статуса ИП, и соответствующие риски
HR-АГЕНТСТВО:
Плюсы:
собственная база: часто у кадровых агентств, особенно специализирующихся на конкретных позициях (например, IT-разработчики или топ-менеджмент) есть собственная база кандидатов, это сильно упрощает и ускоряет процесс, если вам нужно оперативно "закрыть дыры" по срочным позициям;
массовый подбор: hr-агентство возьмет на себя большое количество рутинной работы и сэкономит ваше время при массовом подборе, например, на низкоквалифицированный персонал (курьеры, кассиры, водители и так далее);
официальный договор: вы сможете прописать все условия вознаграждения, гарантии по замене.
Минусы:
стоимость: услуги официальных HR-агентств, как правило, выше, я встречал кейсы, когда за кандидата просили премию в размере его годового (!) оклада;
приоритет на конкретных (не всегда нужных вам) кандидатов: некоторые агентства с собственной базой иногда могут предлагать вам кандидатов, которые формально подходят вам, но на самом деле, это те люди, которых агентство давно не может трудоустроить по разным причинам (проблемы с бэкграундом, "звездность", специфические компетенции, завышенные ожидания и др.).
СОВЕТЫ:
Вне зависимости от того, наняли вы частного рекрутера или агентство, я рекомендую вам обязательно сделать следующие шаги:
- подписать договор (пусть это будет ГПХ, если вы выбрали фрилансера), в котором вы пропишете все условия работы, сроки закрытия вакансий, премию за каждую позицию, гарантии по заменам и их количество;
- подробно прописать профили кандидатов, в которых вы укажете все необходимые для вашей компании компетенции, какими знаниями должен обладать кандидат, soft и hard skills и проговорите все это с вашим HR, уточните, правильно ли вы друг друга поняли;
- определите совместно, как будет проходить отчетность, чтобы вы могли оценить эффективность подбора и видели всю воронку; сейчас появилось большое количество сервисов, например potok.ai, различные CRM и другой софт, который позволяет видеть все статусы, мы пользовались обычными досками в TRELLO, где создавали списки, соответствующие этапам воронки подбора, там же мы обсуждали кандидатов, отмечали фитбэк по повторным собеседованиям, использовали кастомные поля с основыми тегами "подходит" - "не подходит", "выполнить тестовое задание", "позвонить предыдущему работодателю", вели черный список и архив всех собеседований.
МАРКЕТИНГ
Мое личное убеждение, что на этапе создания и первого роста компании маркетингом должен заниматься основатель.
Когда у вас уже работает пара десятков человек и появляется несколько продуктов, которые надо маркетировать, самое время взять в штат менеджера по маркетингу (он же PRщик, он же Гоша, он же Гога - мастер на все руки:). Отдавать на аутсорсинг имеет смысл только некоторые из компетенций, например: smm-контент (если у вас много разных продуктов и нужно много писать и готовить графику), продакшен видео (вряд ли у вас есть операторы и монтажеры); мы, например, из года в год пользовались отличным подрядчиком, который готовил для нас видео-презентации нашей компании (могу поделиться контактами), которые выходили каждый год и имели успех у всех клиентов, графический дизайн (если работа не связана с потоковым созданием креативов, например для A/B тестов в интернет-рекламе).
Если мы говорим про полный аутсорсинг по маркетингу и рекламе, то для этого нанимается рекламное агентство полного цикла.
Рекламное агентство:
Плюсы:
стратегия и медиапланирование: если ваша компания достигла солидных оборотов, вы работаете на крупных рынках или планируете масштабирование на другие рынки или территории, РА всегда поможет вам со стратегическим медиапланированием, так как у них есть специалисты и данные для этого (например, вряд ли вы сможете получить данные мониторинга рекламных выходов конкурентов без подписки на Mediascope) и понять медиавес и share of voice каждого из конкурентов;
документооборот: у серьезного рекламного агентства сотни подрядчиков по всей стране, от маленьких нишевых СМИ до федеральных каналов, агентство снимет с вас огромную головную боль, связанную с договорами, первичной документацией, эфирными справками, фотоотчетами и мониторингом размещения;
креатив: сегодня из-за большого рекламного шума и переизбытка некачественного контента качественный креатив выходит на первое место среди необходимых рынку компетенций, поэтому смело нанимайте креативные рекламные агентства, если хотите сделать качественный брендинг или снять рекламный ролик, но знайте, что качественный креатив и продакшен стоят дорого.
Минусы:
за все надо платить: даже если агентство взяло у вас отдельные деньги за разработку стратегии, в дальнейшем оно будет зарабатывать на медиаразмещении, то есть на вашем рекламном бюджете, получая суперкомиссии с рекламных площадок; размер суперкомиссий колеблется в среднем от 15 до 40 % от размещения, подумайте, готовы ли вы отдавать треть бюджета за оптимизацию своего маркетингового процесса, или выгоднее всё-таки формировать свой отдел маркетинга и закупать медиаинвентарь напрямую;
размещение вашей рекламы не там, где надо: в медиаплан, который потом агентство защищает перед вами, часто попадают именно те рекламные подрядчики, которые дают бОльшую комиссию агентству, а не которые действительно будут для вас эффективны, соответственно есть риск того, что вам настоятельно будут рекомендовать разместиться в тех или иных СМИ или рекламных сетях, которые могут не подходить по аудитории, инвентарю и другим показателям под ваши задачи, либо "при прочих равных" в плане будут стоять более лояльные агентству площадки.
СОВЕТЫ:
- справедливости ради надо сказать, что агентства также имеют объёмные скидки у СМИ и рекламных подрядчиков, это один из видов заработка любого рекламного агентства, поэтому вы часто можете видеть в презентациях текст о том, что "размещение происходит по ценам СМИ", действительно, иногда это так, ведь агентства аккумулируют в себе объемы, которые вы, как один рекламодатель, этим СМИ никогда обеспечить не сможете (если , конечно, вы не Procter&Gamble);
- всегда детально анализируйте предложенный на согласование медиаплан, следите за тем, чтобы "развесовка" вашего бюджета по разным каналам коммуникации была сбалансирована, в медиаплане не должно быть большой доли одного или двух СМИ, если это не какая-то нишевая история.
Системное администрирование
Когда ваш парк оргтехники составляет больше 5 компьютеров, вам нужен тот, кто их будет обслуживать. На этот случай есть два варианта: взять системного администратора в штат или нанять аутсорсинговую компанию.
Плюсы аутсорсинга системного администрирования:
гибкость: по мере роста парка вашей оргтехники вам просто увеличивают абонентскую плату и вы синергитично растете вместе по мере роста компании;
широкие компетенции: на IT-аутсорсинге можно, по мере возникновения разных специфических вопросов, привлекать людей проектно, например, вам срочно понадобился программист 1с-Битрикс, Oracle, или тот, что настроит вам частную виртуальную сеть, службу активных доменов или IP-телефонии, кроме того, аутсорсинговые компании часто могут закрыть для вас вопросы заправки картриджей и др.;
удаленное решение проблем: сейчас в эпоху облачных решений многие вопросы решатся с помощью TeamViewer и других программ, которые позволяют удаленно подключиться к рабочему столу любого вашего сотрудника и решить проблему, не выезжая в офис;
Минусы:
не все работают ответственно: мы перебрали 5 компаний, прежде чем решили остановиться на одном подрядчике, основной проблемой было несвоевременное реагирование на проблемы;
не везде есть аккаунт-менеджеры: аккаунт-менеджеры на стороне подрядчика нужны для того, чтобы говорить с клиентом на "человеческом" языке и переводить проблемы клиента на технический язык, я думаю вы сталкивались с тем, что с клиентом по поводу возникшей проблемы общается тот же, кто и чинит, и на вопрос "что случилось?" получает ответ из специфической терминологии;
риск воровства информации: на самом деле этот риск есть и при штатном системном администраторе, но с точки зрения СБ его все же легче контролировать.
СОВЕТЫ:
- пропишите все регламенты, которые будут неотъемлемой частью договора, в первую очередь это касается времени реакции подрядчика на разные типы проблем, то есть, например, те проблемы, которые можно решить в течение дня, 5 часов, 3 часов или незамедлительно; хорошим тоном считается подписание SLA (Service Level Agreement), это более строгий регламент реакции на проблемы, которые скорее являются инцидентами, а не обычной "текучкой";
- пропишите штрафы за нарушение регламентов;
- подпишите вашу форму NDA (соглашение о неразглашении), где пропишите большие суммы за разглашение и пропажу информации;
- четко договоритесь о том, каким способом подаются и обрабатываются заявки, чтобы не было бардака, когда "по-старинке" у каждого менеджера висит телефон сисадмина и все, кому не лень, звонят по разным вопросам; у нас в компании был регламент, когда любая проблема с компьютерами или оргтехникой сообщалась секретарю, а секретарь уже вводила заявку в self-service панель наших партнеров по системному администрированию, таким образом мы могли видеть все статусы, время обращений и т.д.
БОНУС: если у вас нет подходящего договора с системным администратором или соглашения о конфиденциальности, напишите мне на электронную почту в конце статьи, мы вам вышлем образец.
БУХГАЛТЕРИЯ
Вот во что я никогда не верил, так это в ведение бухгалтерии на аутсорсинге, причем это касается как частных бухгалтеров, так и компаний, которые на этом специализируются. Из моего личного опыта, когда я в начале бизнеса лет 15 назад использовал ведение бухгалтерии по знакомству за некую абонентскую плату, человека отрекомендовали хорошо, но в результате она только счета умела выставлять, а со сдачей отчетности и вовсе опоздала, а другая просто сдала "нулёвки". Почему это не работает? Все просто. Ваш главный бухгалтер должен быть в штате, тогда и ответственность у него другая.
Советы:
- использовать удаленного бухгалтера можно только при условии, что вы несколько лет проработали вместе и уверены в нём на 99 %;
- также можно рассматривать аутсорсинг бухгалтерских услуг, если вы ИП на упрощенке и ваши операции типичны и нет сотрудников, вы маленькие;
- несмотря на любые строгие договоры, если у вас из-за косяков в бухгалтерии начнутся серьезные проблемы, расхлёбывать в итоге вы их будете самостоятельно как генеральный директор;
- альтернативой бухгалтерского аутсорсинга сейчас являются автоматизированные сервисы типа Контур.Эльба, которые позволяют вам вести всю первичную документацию и самостоятельно сдавать отчётность с помощью ЭЦП, но это не совсем аутсорсинг, это SAAS.
ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ
На рынке есть два типа юридических услуг на аусторсинге: рассчитанные на B2C и B2B рынок. B2C работают с "первым слоем житейских проблем", типа помощь в ДТП, как правильно написать заявление на шумного соседа и так далее. Одна из таких компаний называется "Амулет" и ее выручка несколько миллиардов (!) рублей. Такие компании, как правило, делают первичную консультацию бесплатной, что по сути является теплым лидом для того, чтобы потом можно было немного "сгустить краски" и обозначить необходимость проработки вашего вопроса с серьезным специалистом (за деньги, конечно-же), либо продают тарифные планы с определенным количеством консультаций в течение года.
Что же касается профессиональных юридических компаний, работающих на абонентском обслуживании, они имеют место быть, если ваши вопросы связаны со стандартной арбитражной практикой или скринингом и разработкой ваших форм договоров, а также проверкой договоров подрядчиков на возможные риски.
Третий типа компаний - компании из Legal 500, которые могут закрыть для вас вопросы, требующие сильных уникальных компетенций, например M&A сделок, банкротства, процессов связаных с ФАС и т.д.
Совет:
- на первых порах формируйте договорную обвязку самостоятельно, так вы лучше будете разбираться в юридических нюансах и помнить свои договоры;
- если вы решаете взять юриста в штат, начните с тестовых заданий, которые должны быть достаточно серьезными, например, отправьте сложный договор с каким-нибудь большим подрядчиком (например, мы высылали договор аренды в нашим арендодателем без реквизитов), чтобы получить от кандидата юридическое заключение по возможным рискам, таким образом вы проверите его на компетентность, на пунктуальность и другие факторы;
Надеюсь, это статья помогла вам вникнуть в тонкости работы с аутсорсинговыми компаниями при планировании своего бизнеса.
Пишите в комментариях, какие случаи/казусы или успешные кейсы у вас были при работе с аутсорсинговыми подрядчиками.
Автор: Игорь Ерёмин, основатель Vengo Group, media@igoreremin.com
