Если ваша компания ежедневно работает с большим количеством бумажных документов, подумайте об использовании цифровых подписей. Они не только проложат путь к безбумажному будущему, но также сделают рабочий процесс более эффективным и увеличат производительность, сэкономив ваше время и деньги.
Выдать электронно-цифровую подпись может только удостоверяющий центр ЭЦП. Далее перечислим основные преимущества использования ЭЦП, а также расскажем, в какой центр выдачи ЭЦП обращаться.
Что такое электронно-цифровая подпись?
Цифровая подпись - это математический код для демонстрации подлинности цифровых сообщений или документов, который позволяет подписать документ в электронной форме и подтвердить подпись. ЭЦП часто сравнивают с отпечатками пальцев, поскольку они содержат уникальный набор данных, который используется для целей идентификации. Чтобы получить этот атрибут, необходимо обратиться в удостоверяющий центр ключа ЭЦП.
Вот пять главных причин, по которым стоит использовать ЭЦП для бизнеса:
1. Ускорение документооборота
Сотрудники компаний, использующих традиционные подписи, должны сделать много шагов, чтобы подписать и вернуть документ, полученный по электронной почте. При помощи ЭЦП любой тип документов и контрактов может быть подписан одним нажатием кнопки. Документы могут быть подписаны практически мгновенно из любой точки мира с помощью планшета, телефона или компьютера.
2. Экономия средств
Внедрение цифровых технологий имеет свои издержки, но в конечном итоге вы сэкономите деньги. При наличии ЭЦП отправка бумажных документов не требуется. Поэтому затраты на печать и доставку будут снижаться. Использование цифровых подписей также поможет сократить экологические отходы вследствие значительного сокращения количества бумаги, которую будет использовать ваша организация.
3. Эффективность рабочего процесса
С меньшими задержками эти подписи обеспечивают лучшую эффективность в рабочем процессе. Управлять и отслеживать документы проще и быстрее. Поиск цифровых документов проще и быстрее, чем бумажных, хранящихся в картотечных шкафах или коробках.
4. Усиление безопасности
Цифровые подписи снижают риск дублирования или изменения самого документа и гарантируют, что подписи проверены и законны, поскольку каждая из них защищена несанкционированной печатью. Пользователям также предоставляются ПИН-коды, пароли и коды, которые могут проверять подлинность и удостоверять их личность, а также подтверждать их подписи.
5. Увеличенное место для хранения
В связи с тем, что цифровые файлы хранятся на виртуальных серверах, подключенных к ИТ-сети или в облаке, вам не нужно заполнять офисные шкафы хранения бумажными файлами, и в офисе будет больше свободного места для других вещей.
Это лишь некоторые преимущества внедрения и использования электронно-цифровых подписей. Далее расскажем, что такое удостоверяющий центр выдачи ЭЦП и как получить этот тип подписи.
Что такое аккредитованный центр ЭЦП?
Аккредитованные центры выдачи ЭЦП – это организации, которые выдают сертификаты ключей электронно-цифровых подписей. В Беларуси роль центра выдачи электронной цифровой подписи выполняет только Национальный центр электронных услуг ГОССУОК.
Данный аккредитованный удостоверяющий центр ЭЦП предлагает такие услуги:
- Оформление сертификатов ЭЦП.
- Создание носителей с ключами.
- Выдача технологических сертификатов в центре ЭЦП.
- Предоставление сервисов инфраструктуры открытых ключей.
На сайте организации подробно описаны все услуги и особенности их предоставления. Там же можно скачать необходимый перечень документов, которые нужны для получения ЭЦП, узнать стоимость услуги и записаться на онлайн подачу.
Как обратиться в национальный удостоверяющий центр и получить ЭЦП?
Чтобы получить сертификат ЭЦП, нужно лично прийти в удостоверяющий центр ГОССУОК и предоставить специалисту необходимые документы. Для физических и юридических лиц список документов различается.
На подачу документов можно записаться онлайн, но при получении ключа, сертификата и носителя заявитель должен присутствовать лично.
