В настоящее время организация учёта невозможна без грамотной работы с программным обеспечением. Сюда входят задачи по выбору ПО, его обновлению, сохранению резервных копий и доступа директора к нему. Теперь обо всем по порядку.
Выбор ПО для ведения учета – тут вроде бы всё просто, покупаем 1С бухгалтерия и работаем. Но, во-первых, у 1С есть конкуренты, которых сейчас стало много. Я как бухгалтер с большим опытом в страшном сне вижу сведение баланса в какой-то другой программе, кроме 1С Бухгалтерия. Это связано с тем, что фирма 1С безусловный лидер на рынке ПО для бухгалтеров, который работает более 20 лет. Остальные организации появились не более 3 – 4 лет тому назад и мне плохо верится в то, что они смогут поддерживать такой высокий уровень работы программы, как и 1С. А от корректной работы этой программы очень многое зависит. Времени на тесты других программ просто нет. Поэтому если Ваш бухгалтер будет Вам предлагать попробовать какую-то другую программу для ведения учёта, кроме 1С, он будет не прав. И я не советую Вам соглашаться с этим, потому что после этого бухгалтера придет другой, который, скорее всего, будет не знать новой программы. А 1С Бухгалтерию знаю все опытные бухгалтера. Тут еще будет сложность, если Вы захотите передать учёт на аутсорсинг, бухгалтерская компания, будет работать на 1С, и она технически не сможет Вас вести. Тут конечно есть варианты, всегда можно перенести остатки в новую базу, но это дорого и долго. Если хотите иметь меньше проблем и больше сэкономленных денег, то работайте с 1С.
Следующий вопрос заключается в том, где будет находиться эта база. Локально, у Вас на сервере или в облачном сервисе. Наш опыт показывает, что намного выгоднее использовать облачный сервис. Дело в том, что современная 1С Бухгалтерия версии 3.0 для нормальной работы требует ресурсов игрового компьютера, а офисные ПК очень часто намного слабее и работа на такой 1С превратится в пытку, особенно если у Вас много первичной документации. Другой момент заключается в том, что базы 1С надо часто обновлять и сохранять резервные копии. Все веб-сервисы это делаю автоматически, вы не тратите на это время и кроме сохранения ежедневных копий в самом сервисе Вы можете делать еще копии баз на свой жесткий диск, это отличный вариант для сохранения бесценных баз данных. В то время как если база 1С находится у Вас на компьютере, то Вы вручную будите её обновлять, тратить на это время, деньги (это не бесплатно), к тому же нужно ещё обладать определенными знаниями, чтобы это сделать. И конечно, это вам придется вручную сохранять копии баз 1С. Не все бухгалтера понимают, на сколько - это важно делать. Многим кажется, что если его компьютер или сервер работает два года, то так и будет всегда. Однако любое устройство может внезапно «умереть» по гигантскому количеству причин и тогда можно потерять базу данных в момент отчетного периода с информацией за многие годы работы организации. У наших клиентов такие ситуации бывали и конечно мы все восстанавливали, но это опять же дополнительные деньги и время.
Коллеги, мне интересно Ваше мнение в этом вопросе, может у кого-то есть другая информация или кто со мной не согласен, пишите комментарии, обсудим.