Временные правила по которым нужно рассчитывать больничные при коронавирусе установлены в постановлении Правительства от 18.03.2020 № 294. Временные правила действуют с 20 марта 2020 года и до 1 июля 2020 года.
Кому положен карантин
Каждый регион самостоятельно вводит карантин и определяет его правила. Например, в Москве карантин введен Указом мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ. Так, сотрудники, которые прибыли из стран, которые перечислены в пункте 4.2 Указа, должны остаться дома в режиме самоизоляции на 14 дней со дня возвращения в Россию. Это значит, что сотрудник не должен ходить на работу и минимизировать посещение общественных мест (Указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ).
Если организация или предприниматель находится в другом регионе, проверьте территориальные указы. Руководство каждого субъекта РФ должно принять свои меры, чтобы выявлять и изолировать лиц с признаками новой коронавирусной инфекции (постановление главного санитарного врача от 02.03.2020 № 5).
Отправить сотрудника на карантин врачи могут также, если он общался с заболевшими людьми. Направить на карантин медики могут только в добровольном порядке. Если сотрудник отказывается пребывать на карантине, то принудительно заставить его можно только по решению суда.
Вправе ли работодатель объявить карантин
Ввести карантин может своим решением только Правительство, орган исполнительной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления (ст. 31 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ). Работодатель по собственной инициативе ввести карантин не может. Он вправе только перевести сотрудников на удаленную работу, оформить простой либо по соглашению с работником предоставить ему ежегодный отпуск или отпуск за свой счет.
Нужно ли оплачивать больничный сотруднику на карантине
Оплачивайте больничный сотруднику на карантине. В больничном по карантину ставят код «3» в строке «Причина нетрудоспособности». Такой больничный целиком оплачивают за счет ФСС.
Если применяете зачетный механизм, рассчитывайте пособие по общим правилам – учитывайте заработок и страховой стаж сотрудника.
Когда в регионе пилотный проект по прямым выплатам, по сути нужно только собрать документы и передать их в ФСС. Далее фонд сам назначит и выплатит пособие.
В законодательстве о социальном страховании нет ограничений по тому, сколько календарных дней карантина оплачивать по каждому случаю (ч. 6 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Какие документы помогут возместить больничные пособия
Напомним, что первые три дня болезни обычного больничного оплачивает работодатель. С четвертого дня болезни пособие возмещает ФСС (п. 1 ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При этом неважно, на какие дни приходятся первые три дня болезни сотрудника – на рабочие или выходные (ч. 8 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Больничный при карантине с первого дня возмещает ФСС.
Уменьшите взносы на сумму пособия
Уменьшите страховые взносы на сумму пособий. Если пособие оказалось меньше взносов, организация полностью зачтет пособие в счет уплаты взносов.
Из этого правила есть исключения. Не уменьшают взносы на сумму пособий:
- участники пилотного проекта. Они не выплачивают социальные пособия сами;
- работодатели, которые применяют нулевой тариф взносов. Например, участники проекта «Сколково». Деньги на пособия сотрудникам таких работодателей ФСС России перечисляет на расчетный счет организации.
Как ФСС возвращает пособия в регионах с пилотным проектом
В регионах с пилотным проектом компании не платят пособия работникам и не уменьшают на них страховые взносы. Фонд сам перечисляет пособия на личные счета работников. Для этого сотрудники подают в бухгалтерию заявление и необходимые документы. Работодатель проверяет их, заполняет свою часть заявления и передает в течение пяти календарных дней в ФСС документы и все сведения, которые нужны для расчета пособия. Фонд принимает решение о выплате пособий в срок 10 календарных дней со дня получения всех документов.
Решите, возмещать или зачитывать расходы
Есть два способа распорядиться перерасходом. Первый — зачесть сумму перерасхода на пособия в счет будущих платежей по страховым взносам. Второй способ — получить деньги на расчетный счет компании из Фонда соцстраха (п. 9 ст. 431 НК).
Подайте документы в ФСС для возмещения
Перечень документов для возмещения расходов утвержден приказом Минздравсоцразвития от 04.12.2009 № 951н.
Заявление с двумя приложениями:
- справка-расчет (приложение 1);
- расшифровка расходов.
Форма заявления о возмещении пособия есть в письме ФСС от 7 декабря 2016 г. № 02-09-1/04-03-27029. Заполнить заявление несложно. Главное, верно указать сумму для компенсации выплаченных работникам пособий (образец).
Справка – расчет идентична Разделу 1 формы 4-ФСС, которую страхователи подавали до 2017 года. Поэтому если бухгалтер ранее получал возмещение из ФСС, содержание справки-расчета для него будет знакомо.
К первым двум документам приложите расшифровку расходов. Этот документ похож на бывшую таблицу 2 формы 4-ФСС. Здесь распишите пособия по видам: больничные, декретные пособия, детские и т.д.
В допматериалах к этому уроку есть заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения с двумя приложениями.
Также для возмещения подайте в ФСС копии документов, подтверждающих расходы, например, больничный лист.
Отделение ФСС может по своему усмотрению запросит другие документы.
По общим правилам Фонд возместит пособия в течение 10 календарных дней с момента, когда компания представит бумаги (ч. 3 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ). Если ФСС посчитает расчеты компании ошибочными, то он проведет проверку, запросит дополнительные бумаги и после этого перечислит деньги.
ФСС вправе отказать в возмещении. О своем решении он сообщит в компанию в течение трех рабочих дней (ч. 4-6 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ). Копию решения фонд отправит налоговикам.
Особенности расчета больничного при COVID-19
Рассчитывайте и оплачивайте больничные при коронавирусе по временным правилам, которые установили в постановлении Правительства от 18.03.2020 № 294. В уроке расскажем о новых правилах и напомним общие.
Как действуют новые временные правила
Временные правила применяют только к гражданам, которые прибыли в Россию с территории стран, где зарегистрированы случаи заболевания коронавирусом, а также проживающих совместно с ними лиц. Назначьте и выплатите больничное пособие таким лицам на основании электронного листка нетрудоспособности.
Больничный с кодом «01» в больничном листе оплатите как обычно: три дня за свой счет, а остальное за счет ФСС
Больничный с кодом «03» означает, что работник был на карантине и пособие за счет ФСС положено с первого дня
В новом порядке чиновники предлагают выполнить семь шагов, чтобы получить и оплатить листок нетрудоспособности:
- Работник подает заявление через личный кабинет на сайте ФСС. Прикладывает фото документов, подтверждающих выезд - загранпаспорт и билеты.
- Фонд получает сведения из личного кабинета на сайте и передает информацию в медицинскую организацию.
- Медорганизация формирует электронный листок временной нетрудоспособности.
- ФСС получает информацию о больничном и идентифицирует страхователя, у которого работает застрахованный, обратившийся за больничным.
- ФСС запрашивает у работодателя сведения, необходимые для расчета и выплаты пособия.
- Работодатель в течение двух рабочих дней предоставляет в ФСС нужные сведения.
- ФСС выплачивает пособие непосредственно работнику на счет в банке.
Фонд должен назначить и выплатить пособие:
– за первые семь календарных дней временной нетрудоспособности – в течение одного рабочего дня со дня получения от страхователя данных для назначения и выплаты пособия, но не позднее окончания 7-го календарного дня временной нетрудоспособности;
– за последующие календарные дни временной нетрудоспособности – в течение одного календарного дня со дня окончания временной нетрудоспособности.
Как считать больничные пособия с 1 апреля 2020 года
С 1 апреля по 31 декабря 2020 года действует новый временный порядок расчета больничных. За полный месяц на больничном человек должен всегда получать не меньше федерального МРОТ независимо от стажа и фактического заработка. Новый механизм расчета пособий не меньше МРОТ актуален для всех больничных пособий – при заболевании или травме, карантине, уходе за ребенком и пр. Специальный порядок расчета больничных пособий предусмотрен Федеральным законом от 01.04.2020 № 104-ФЗ.
По правилам до 1 апреля за полный месяц человек мог получить меньше МРОТ. Например, если стаж меньше пяти лет и в расчетном периоде нет заработка, тогда надо было платить 60 процентов от МРОТ за месяц. При стаже меньше восьми лет и небольшом заработке в расчетном периоде человек получал 80 процентов от МРОТ за полный месяц. Теперь сумма оплаты будет выше.
Условия про районные коэффициенты и неполное рабочее время сохранили. Если в регионе действуют районные коэффициенты, их нужно учитывать. За работу в режиме неполного рабочего времени пособие будет из МРОТ пропорционально. Например, при работе на полставки назначенное пособие составит 6065 руб. за полный месяц (12 130 руб. : 2).
Алгоритм действий такой. Сначала компании и ИП в регионе с зачетным механизмом считают пособие по общим правилам с учетом стажа и фактического заработка. Далее сравнивают сумму с МРОТ. Если в регионе пилотный проект ФСС, нужно просто передать документы в ФСС и фонд сам назначит и перечислит пособие физлицу.
Пример. Как считать пособие при заболевании работника в апреле 2020 года
Сотрудник болел 10 дней в период с 6 по 15 апреля. 16 апреля он принес работодателю больничный лист. Заработок сотрудника за 2018–2019 годы составил 100 000 руб. Страховой стаж – 4 года и 2 месяца, поэтому пособие положено в размере 60 процентов заработка.
Федеральный МРОТ с 1 января 2020 года равен 12 130 руб. В регионе не применяют районные коэффициенты. Пособие из фактического заработка составило 821,92 руб. (100 000 руб. : 730 дн. × 10 дн. × 60%). В регионе действует зачетный механизм. Сравним два варианта, как считать пособие.
Вариант № 1: расчет пособия по старым правилам
Пособие из фактического заработка нужно сравнить с пособием из МРОТ с учетом стажа. Назначают больничное пособие в той сумме, которая больше.
Пособие из МРОТ за 10 дней равно 2392,77 руб. (12 130 руб. × 24 : 730 × 10 дн. × 60%). Это больше, чем пособие из фактического заработка. Бухгалтер назначил и выплатил пособие в размере 2392,77 руб.
Вариант № 2: расчет пособия по новым правилам
Пособие из фактического заработка нужно сравнить с пособием из МРОТ за полный месяц в размере 12 130 руб. Назначают больничное пособие в той сумме, которая больше.
Пособие за полный апрель 2020 года равно 12 130 руб., а за 10 дней апреля – 4043,33 руб. (12 130 руб. : 30 дн. × 10 дн.). Это больше, чем пособие из фактического заработка. Бухгалтер назначил и выплатил пособие в размере 4043,33 руб.
Особый порядок действует при переходящем больничном – когда человек заболел до 1 апреля, а закрыл больничный уже в апреле 2020 года или позднее. В таком случае пособие надо разделить на две части. Отдельных переходных положений в Законе от 01.04.2020 № 104-ФЗ нет. Новый временный порядок действует именно для пособий за периоды с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.
Как посчитать больничный по общим правилам в 2020 году
В остальных случаях используйте общий порядок назначения, расчета и выплаты пособия. Назначьте больничное пособие в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставил больничный листок. Выплатите пособие в ближайший после назначения день, который установлен для выплаты зарплаты.
Чтобы рассчитать больничный учитывайте заработок и страховой стаж сотрудника.
Сумма пособия по временной нетрудоспособности = Среднедневной заработок для начисления больничного × Процент (от 60 до 100%) × Количество календарных дней болезни
Как размер больничного пособия зависит от страхового стажа сотрудника смотрите на схеме.
Схема. Как стаж сотрудника влияет на пособие
Для начала определите средний заработок для начисления больничного в 2020 году.
Средний заработок рассчитайте исходя из выплат за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Страховым случаем является начало болезни. Получается, если сотрудник заболел в 2020 году, для расчета среднего заработка берутся выплаты за 2018 и 2019 годы.
К выплатам, входящим в расчет, отнесите зарплату, премии, отпускные, командировочные, матпомощь свыше 4 тыс. руб.
В расчет включите не более чем 815 тыс. руб. за 2018 год и 865 тыс. руб. за 2019 год, поскольку выплаты в большем размере страховыми взносами в ФСС в эти годы не облагались.
Среднедневной заработок для начисления больничного в 2020 году = доходы за 2019 год (максимум 865 000 руб.) + доходы за 2018 год (максимум 815 000 руб.) : 730
Число 730 не подлежит никакой корректировке. Это фиксированная величина и она не зависит от того, выпадает на расчетный период високосный год или нет. Также в этом случае нет каких-либо исключаемых периодов.
Таким образом, максимальный среднедневной заработок, исходя из которого рассчитывают больничный в 2020 году, равен 2301,37 руб. [(865 000 руб. + 815 000 руб.) : 730 дн.].
Среднедневной заработок, который вы фактически рассчитали, нужно сравнить с минимумом. Его определяют исходя из МРОТ.
Минимальный размер среднедневного заработка для начисления больничного пособия в 2020 году равен 398,79 руб. (12130 руб. × 24 мес. : 730 дн.). Сравнив фактический среднедневной заработок и минимальный размер, к выплате назначьте ту сумму, которая больше.