Системы электронного документооборота (СЭД) развиваются на протяжении последних 10 лет. И крупные компании, и средний бизнес по достоинству оценили возможность безбумажного обмена документами. Компании оптимизируют бизнес-процессы, сокращают финансовые затраты, сохраняют юридическую легитимность документов, упрощают взаимодействие с госорганами и экономят время. Преимущества весомые, решение о внедрении СЭД – принято, осталось определиться с вариантами размещения – локально (on-premise) или в облаке. Разберем плюсы и минусы каждого подхода.
Зачем нужен электронный документооборот (ЭДО)
Документооборот – один из важнейших бизнес-процессов компании, его оптимизация и переход на безбумажные решения позволяет ускорить согласование и обмен документами. Для отправки таких документов, компании подключаются к системе операторов ЭДО. Каждый документ подписывается квалифицированной электронной подписью, что делает его юридически равносильным подписанному собственноручно на бумаге. Таким образом главная задача ЭДО – избавится от бумажной волокиты.
Принимая решение о переходе к ЭДО, компания должна выбрать СЭД и определиться с вариантом её размещения. Представленные на рынке системы электронного документооборота предлагают пользователям сравнительно одинаковую функциональность и хорошо справляются с возложенной задачей. Выбор зависит от личного восприятия интерфейса, а также совместимости с системами основных контрагентов. Для того, чтобы передавать документы между СЭД разных производителей, необходимо настроить роуминг внутри одной системы. Поэтому, если большинство ваших партнёров по бизнесу пользуются каким-то конкретным решением СЭД, рекомендуем внедрять именно ее. Кстати, от варианта размещения СЭД зависит многое: скорость внедрения, стоимость, возможность доработки под требования компании, варианты интеграции с другими системами и многое другое.
Варианты размещения СЭД
Локально установленная СЭД – это исторически сложившийся способ размещения системы электронного документооборота. И такой вариант внедрения пока что еще популярнее, чем СЭД в облаке. Этому есть объяснение: с одной стороны, первые решения ЭДО разворачивались в локальных сетях для обмена документами внутри компании, а затем стали частью системы обмена с внешними контрагентами, с другой стороны – многие компании боятся выносить документы в облако, предпочитая работать локально.
Благодаря развитию облачных технологий, электронный документооборот активно мигрирует в облако. Провайдеры SaaS-решений обещают экономическую эффективность, быстрый старт и надежную инфраструктуру. Но что на самом деле лучше, on-premise или облако? Предлагаем сравнить варианты, чтобы понять, какая модель развёртывания более выигрышная.
On-premise или облако
Экономическая эффективность (облако)
Стоимость – это один из критериев, который ставит облачное решение СЭД выше локального. СЭД как SaaS не требует капитальных вложений. Конечно, в отдельных случаях необходимо покупать лицензии на программное обеспечение ЭДО, но чаще всего ежемесячная абонентская плата – это единственный расход для использования системы.
В случае локального варианта размещения, необходимо закупить оборудование, программное обеспечение, организовать техническую поддержку, выполнить внедрение и заложить другие расходы. В дальнейшем потребуется обслуживать систему и продлевать лицензии. Кроме того, не стоит забывать о жизненном цикле оборудования и программного обеспечения. В среднем каждые 5 лет компания сталкивается с затратами на модернизацию или замену железа и ПО. В случае с облачной СЭД, расходы на содержание инфраструктуры на весь период использования сервиса ложатся на плечи облачного провайдера.
Скорость внедрения (облако)
По скорости внедрения облачное решение превосходит локальное. Чтобы ввести в эксплуатацию облачную СЭД, достаточно арендовать сервис и выполнить базовую настройку системы. Для реализации проекта СЭД оn-premise необходимо купить и настроить оборудование, установить серверное программное обеспечение и систему электронного документооборота, организовать безопасный доступ и протестировать решение. Этот процесс может затянуться на 2-3 месяца.
Возможности индивидуальной настройки (оn-premise)
По этому критерию лидирует локальная СЭД. Облачные системы можно настраивать в заданных рамках, выход за их пределы возможен не всегда. Локальную платформу наоборот – можно гибко изменять под задачи и требования клиента. К тому же для локальной СЭД доступны инструменты программирования, с помощью которых можно разрабатывать индивидуальные модули, виджеты и приложения, настраивать коннекторы с другими системами и выполнять тонкую настройку интерфейса.
Безопасность хранения данных (оn-premise)
Безопасность хранения данных в облаке еще вызывает сомнение у корпоративных заказчиков. Здесь важно выбрать поставщика, который обеспечивает высокий уровень надежности инфраструктуры за счет применения различных инструментов безопасности, многоуровневых систем защиты, фильтрации трафика, организации резервного копирования и других решений. Но, если сотрудники ИБ компании предъявляют специфические требования к безопасности, в таком случае используются локальные инсталляции. Как вариант, СЭД можно развернуть в частном защищенном облаке провайдера.
Интеграция с другими системами (паритет)
Важная задача для облачной и локальной СЭД – возможность взаимодействия с другими информационными системами. Это одинаково хорошо поддерживают оба решения: СЭД подключается к корпоративным сервисам Active Directory, бухгалтерским системам, локальным хранилищам документов и другим сервисам.
Функциональность (паритет)
Возможности СЭД расширяются с каждым новым релизом, но возможности системы одинаково доступны как в локальных, так и облачных решениях. Определяя для себя этот критерий, необходимо взглянуть на характеристики проекта, и сравнить возможности СЭД без привязки к способу размещения.
Скорость доступа (оn-premise)
Документ, отправляемый в облачную СЭД, должен «преодолеть» несколько локальных серверов, пройти через интернет-канал, добраться до дата-центра провайдера, пройти через оборудование внутри и только после этого попасть в систему. Используя локальную иснталляцию системы электронного документооборота, обмен файлами происходит максимально быстро и зависит только от скорости локальной сети. Здесь побеждает локальное решение.
Масштабируемость (облако)
Важно понимать, что если число пользователей растет, то и нагрузка на СЭД увеличивается. Купить дополнительные лицензии не составит труда, а вот модернизация оборудования – это всегда деньги и время. Облачная СЭД, расположенная в инфраструктуре облачного провайдера, не имеет границ масштабирования. Всегда можно выделить необходимый объем вычислительных ресурсов, для этого достаточно выполнить пару щелчков мыши. Поэтому облачная СЭД побеждает в этом вопросе.
Исходя из рассмотренных критериев, побеждает облачная СЭД. Но мы рекомендуем выбирать решение, которое подходит под ваш конкретный проект. Для малого и среднего бизнеса с небольшим числом пользователей будет эффективнее использовать облачную СЭД – это дешевле, проще и удобнее. Крупному бизнесу может подойти как локальное, так и облачное решение. Многое зависит от требований к безопасности, скорости внедрения, гибкости и возможности быстрого масштабирования.