Весь день как белка в колесе, а толку ноль…
Куча дел – ничего не успеваю
Часто слышу я от окружающих людей. Действительно, такая ситуация имеет место быть. Жизнь активно ускоряется, количество событий в ней увеличивается, и соответственно задачи, которые ставит перед нами как профессиональная, так личная сферы жизни, тоже растут в геометрической прогрессии. И только в сутках неумолимо остается 24 часа.
Время это один из невосполнимых ресурсов, который бесценен, и тратить его необходимо обдуманно и сосредоточенно, только не всегда это получается в силу различных факторов. Многие знакомы с таким понятием как тайм-менеджмент, и уверена многие пытались его внедрить в свою жизнь, кто-то в этом плане был более успешен, кто-то менее.
Я использую три очень легких подхода, возможно, они будут полезны и вам)
Матрица Эйзенхауэра
Сегодня предлагаю, разобрать первую технику – Матрица Эйзенхауэра. Один из самых легких вариантов планирования и управления своим временем. Была внедрена в жизнь 34-ым президентом США Дуайтом Дэвисом Эйзенхауэром. Сами понимаете, задач у президента было много, времени как у всех 24 часа в сутках, поэтому приходилось изыскивать какие-либо варианты, что господин Эйзенхауэр крайне удачно и сделал.
Данная техника действительно крайне проста, можно представить или начертить на бумаге 2 оси координат, одна – Ось Важности, вторая Ось Срочности. Разделить каждую ось напополам, и таким образом, получить 4 квадранта, которые для максимальной легкости можно назвать A, B, C, D. При использовании данного варианта в профессиональной сфере, можно организовать 4 папки или настольных лотка, и распределять в них бумаги в соответствии с буквенным обозначением.
Что означает каждый квадрант.
А – важные и срочные дела.
Дела, которые нельзя никому делегировать и необходимо в приоритетном порядке выполнить самому. Знатоки тайм-менеджмента считают, что данный квадрант или папка, всегда должны быть пустыми, так-как, если там появилась какая-либо задача, это свидетельствует о неумении планировать и управлять своим временем. Знатокам конечно виднее, вместе с тем, я как обыватель и наемный сотрудник, не могу с ними согласиться, ибо форс-мажоры бывают всегда, и задач от руководства, которые необходимо было сделать позавчера, хотя они поступили только что, еще никто не отменял. В идеале, стремимся к тому, чтобы это поле максимальное количество времени оставалось пустым.
В – важные и не срочные дела.
Квадрант с самым высоким потенциалом. Задачи, выполненные из этого поля, дают самый большой выхлоп и долгоиграющий результат. Так как они не срочные, есть достаточное количество временных ресурсов для того, чтобы выполнить их максимально качественно. Сюда можно отнести и саморазвитие, и занятия спортом и квартальный или годовой отчет, и прочие задачи, которые можем сделать только мы. При этом, нужно четко понимать, что хоть данный квадрант и не срочный, но временной ресурс все таки ограничен, и если мы упустим рамки, то задачи из этого пункта, моментально переместятся в блок А, и тогда в приоритете будет срочность, но уже не качество.
С – срочные и не важные дела.
В обязательном порядке делегируем, если вопрос касается профессиональной сферы!!! Уверена, что у каждого грамотного управленца, имеются в наличии сотрудники, которым можно поручить выполнение подобных задач. Если же нет, это тема для отдельной статьи, что то по типу, «Насколько правильно мы делегируем, или один в поле не воин…», если интересно, напишите, пожалуйста, в комментариях, и я обязательно, через какое то время создам и выложу.
Не принципиально, в какой сфере жизни появляется данный квадрант, его очень легко можно спутать с делами из поля А. И вот это самая большая ошибка людей, которые заинтересованы в управлении своим временем. Например, сломавшийся холодильник, или перегоревшая когда уже стемнело лампочка, вещи конечно срочные, но точно не такие важные, как например, поход к стоматологу, запись, куда была осуществлена месяц назад и переносу не подлежит.
D – не срочные и не важные дела.
Крайне приятные вещи, которые мы очень любим делать, но которые, к сожалению, являются тайными скрытыми ловушками, так называемыми «поглотителями времени». В профессиональной сфере, это бесконечная проверка почты, перекуры, чайные паузы и прочее. В личной сфере – разговоры с друзьями и близкими, «зависания» в гаджетах, социальных сетях и так далее. Я абсолютно не призываю отказаться от всех так любимых нами приятностей, не готова сейчас прочитывать кучу гневных комментариев))) При этом, если мы все-таки хотим научиться грамотно управлять своим временем, необходимо четко определить большинство временных ловушек в жизни, и выполнять сначала приоритетные задачи. Если случился форс-мажор, то безусловно это квадрант А; если все идет по запланированному распорядку, то это дела В; внезапные задачи из поля С – делегируем или выполняем после того, как закончили с В, и только потом, можем погружаться в не срочные и не важные вещи из квадранта D.
Как вы сами убедились, данный вариант планирования, действительно простой и удобный в использовании. Очень хорошо подходит для начинающих тайм-менеджеров. В следующей статье, постараюсь подробно описать АБВ (АВС) - анализ и Принцип Парето. Какие еще варианты управления временем вы используете в своей жизни?