Много раз видел ситуацию, когда руководитель проекта достаёт план проекта и говорит: "Вот ваши задачи по проекту, делайте". И вроде бы всё логично: в плане прописаны все задачи на самом нижнем уровне детализации, есть все связи - бери да делай. Использовать план проекта как инструмент управления задачами можно, когда вся проектная команда выделена на проект на 100% и её размер стремится к одному сотруднику. Когда в команде 1-7 участников, можно открывать план, брать задачи в работу, отмечать выполнение и вносить коррективы.
Однако в реальной практике часто бывает иначе. В проектной команде может быть 25-30 человек, из которых 20-25 человек участвуют в проекте только 20% времени. Если они не выполнят свои задачи, проект не завершится. В такой ситуации заставлять 30 человек одновременно читать весь план и отмечать статус - бесполезно и глупо. Они будут бесконечно обсуждать что угодно, но не план проекта, и вы потратите несколько часов с отрицательным результатом.
Примеры неэффективного управления
Предположим, у нас есть человек, который на 5-й неделе проекта будет привлечён на 2 дня для выполнения работы. Самое глупое, что можно сделать - заставить его ходить на все статусные митинги по проекту, знать устав проекта и в любое время суток восстанавливать по памяти план проекта. Гораздо эффективнее переключить его в проект, дать необходимую информацию и получить результат.
Уровень абстракции задачи
Рассмотрим пример из плана:
- "У каждого члена команды в начале рабочего дня на столе стоит его любимое горячее кофе".
- Ответственный: Руководитель проекта.
- Срок: каждый рабочий день.
Для нашего проекта этой строки в плане достаточно. Ответственный разобьет эту задачу на несколько подзадач, таких как выяснение предпочтений по кофе и заказ у поставщика. Включение этих подзадач в план проекта на данном уровне нецелесообразно.
Управление задачами
- Регулярные статусные митинги: Проводите их один раз в неделю, например, по средам.
- Подготовка к митингам: Перед встречей отбирайте задачи, которые начинаются, выполняются или заканчиваются на следующей неделе.
- Обратная связь с исполнителями: Связывайтесь с ответственными по каждой задаче, чтобы получить актуальный статус и выявить трудности.
Пример диалога с исполнителем
- На этой неделе, в пятницу, вам нужно забронировать авиабилеты для всей команды на конференцию в Лондон. Все детали по датам, количеству билетов и бюджету находятся в письме, которое я вам отправил. Есть ли у вас вопросы или проблемы с этой задачей?
Этот подход позволяет вовлечь человека в задачу проекта, отвлекая его от рутины.
Обзор задач на месяц вперёд
Обзор задач на месяц вперёд помогает подготовить команду к предстоящим задачам. Проводите такой обзор на последнем статусном митинге месяца.
Пример обзора задач на месяц
"Коллеги, у нас начинается следующий месяц на следующей неделе. Позвольте сделать обзор результатов и задач следующего месяца. Я сейчас перечислю ключевые, и если у вас есть какие-то затруднения с ними или вам требуется дополнительная информация по ним, сообщите мне после нашей встречи. Итак, в июне мы закончим задачи номер 4, 5 и 6 - Галина Сергеевна, так? (наблюдаем одобрительный кивок). Начнём и сделаем задачи 7 и 9 - верно? (наблюдаем одобрительный кивок). Начнём задачи, которые закончатся уже в июле, 8 и 19..."
Заключение
Реестр задач - это не просто список или таблица, это регулярный процесс постановки и контроля задач, обеспечивающий продуктивное и предсказуемое движение проекта. Единственный, кто отвечает за проект - это руководитель проекта. И если в проекте есть проблемы, то в 95% случаев они лежат именно в управлении задачами.