Управление проектом — это как полёт на самолёте. Чтобы добраться из точки А в точку Б, необходимо контролировать и проверять прогресс с помощью множества информации, отображаемой на приборной панели. В самолёте есть основные приборы (указатель высоты, скорости, вариометр, указатель поворота, авиагоризонт, компас, гироскоп, измеритель подъёмной силы, измеритель сноса и т.д.), по которым можно вести весь полёт. Они выделены на передней панели для удобства.
В проекте также есть ключевые документы, которые помогают вам, как пилоту, успешно провести проект от начала до конца. Наличие этих документов не гарантирует успех, но позволяет эффективно управлять проектом и своевременно реагировать на изменения. Поддержание этих документов в актуальном состоянии обеспечивает прозрачность и управляемость, а также снижает рутинную работу на 80%.
Основные документы проекта:
- Резюме проекта - подробный обзор проекта, разобранный в цикле статей.
- Глоссарий проекта - сокращения и определения, используемые в проекте.
- Реестр документов - перечень документов проекта, их сроки создания и согласования.
- Верхнеуровневый план проекта - графический план проекта на понятном языке.
- Вехи - ключевые этапы проекта, кто и когда их выполняет.
- Задачи - кто, что и когда делает, статус выполнения.
- Реестр открытых вопросов - возникшие вопросы, ответы на них и ответственные лица.
- Реестр рисков - управление рисками проекта.
- Реестр проектных решений - важные решения, кто и когда их принял.
- Статус-отчёт - что было сделано, планируется, проблемы и состояние ключевых ресурсов по каждой неделе проекта.
- Модель коммуникаций - кто, с кем, как и когда взаимодействует в рамках проекта.
- Контакты - реестр всех участников проекта, их роли и контакты.
- Ресурсный план проекта - оценка загрузки и доступности ресурсов.
- Бюджет проекта - план-факт расходов проекта.
- Устав проекта - методология ведения проекта на понятном языке.
Каждый документ будет детально рассмотрен в отдельных статьях с ссылками на них. Если статья ещё не опубликована, задавайте вопросы в комментариях.
В зависимости от проекта, его размера, внутренней культуры компании и других факторов, некоторых документов может не быть. Например, устав проекта может быть единым для всех проектов компании, а бюджет проекта может быть нулевым, если работа выполняется на текущей заработной плате сотрудников.
Главное — понимать, какую информацию предоставляет каждый документ и какие управленческие решения можно на её основе принимать, а также какие вопросы, проблемы и риски документ помогает решать.
Некоторые документы могут объединяться или заменяться системами, такими как Jira, Trello или Atlassian для ведения задач.
Чек-лист для оценки необходимости документа в проекте:
- Документ требует закон или правила компании — делать!
- Документ предоставляет информацию для принятия управленческих решений — делать!
- Документ снижает объём рутины в проекте — делать!
- Документ повышает уровень коммуникации и вовлечённости — делать!
- Документ будет использоваться после проекта в операционной деятельности — делать!
- Документ сохраняет историю в прозрачном виде — делать!
- Документ не обязателен? — не делать!
Если вы не уверены, нужен ли вам определённый документ, значит, скорее всего, он не обязателен и его можно не делать.