План проекта позволяет связать сроки, ресурсы и результаты в единую сущность. Чем детальнее план, тем меньше будет отклонений. Однако не всегда детальный план является наиболее эффективным инструментом для управления проектом. Важно также уметь предоставлять информацию на высоком уровне, чтобы все участники проекта могли быстро понять свои задачи и цели. В этом и заключается значение верхнеуровневого плана проекта.
Детальный план проекта
Детальный план проекта включает в себя все задачи, распределенные по времени и ресурсам. Чем больше деталей содержит план, тем точнее можно управлять проектом. Однако, чем детальнее план, тем сложнее его воспринять всем участникам проекта, особенно если команда большая и включает бизнес-пользователей с частичной занятостью.
Проблемы детального плана
Когда проект включает более десяти человек, большинство из которых — бизнес-пользователи, задача "донести план до всех и убедиться, что все его поняли" становится нереальной. Люди понимают детали своих задач, но не всегда могут увидеть общую картину и вектор движения проекта. Это может привести к тому, что люди будут теряться в деталях и не смогут эффективно работать.
Верхнеуровневый план проекта
Верхнеуровневый план проекта позволяет предоставить обзор с высоты ("helicopter view"), что помогает всем участникам видеть общую картину. Цель верхнеуровневого плана — дать прозрачное представление о том, куда, когда и что должно быть сделано. План должен быть изложен понятным языком с использованием общепонятных терминов.
Верхнеуровневый план проекта
Верхнеуровневый план выглядит гораздо понятнее и прозрачнее. Бизнес-пользователи видят, на какой неделе и что от них ждут.
Преимущества верхнеуровневого плана
Верхнеуровневый план помогает всем участникам видеть общую картину и вовлекает их в процесс. Это способствует успешному завершению проекта. На первой демонстрации плана важно объяснить:
- В ходе проекта у нас будет несколько встреч с бизнес-пользователями.
- На плане указано, на какой неделе планируется каждая встреча.
- Текущий план рассчитан из предположений: четыре встречи в неделю, продолжительность каждой — максимум шесть часов, встречи проходят в первой половине дня.
- Участие в встречах на 100%, они проводятся в специально выделенной комнате.
- Необходимо принести ноутбук и текущие данные по планам.
- Ваша задача — убедиться, что в системе есть все данные для принятия необходимых решений.
Если у вас в эти даты отпуск или запланированы встречи, сообщите, чтобы мы могли внести корректировки.
Заключение
После такой встречи важно выслать всем участникам приглашения на встречи и за неделю до каждой встречи присылать детали. На последующих встречах план используется для демонстрации прогресса: завершённые задачи отмечаются галочкой, изменения — другим цветом с объяснением причин.
Таким образом, верхнеуровневый план проекта помогает всем участникам видеть общую картину, вовлекает их в процесс и способствует успешному завершению проекта.