Иногда в проектах возникает парадоксальная ситуация: все участники активно поддерживают проект, но он никак не продвигается. Причины откладывания задач могут быть различными, и часто это затрагивает не только отдельные части, но и весь проект целиком. Рассмотрим пример из реальной практики одной компании.
Описание проблемы
В одной компании реализовывался проект автоматизации процесса, затрагивающий два департамента: А и В. Департамент А выполнял операционную работу и предоставлял информацию департаменту В. Однако, отсутствовали стандарты по форме и периодичности предоставления данных. Это приводило к проблемам, особенно с новыми сотрудниками департамента А, что создавало затруднения для департамента В. Опытные сотрудники часто нарушали правила, предоставляя информацию в неподходящем формате, и максимум, что им грозило, — устное замечание от руководства.
Без своевременной и структурированной информации департамент А часто принимал ошибочные решения для минимизации рисков. Это приводило к накоплению ненужных материалов на складе, в то время как популярные материалы отсутствовали в нужный момент. Иногда материалы даже продавались в убыток.
Инициирование проекта
Руководители департаментов осознали проблему и решили её совместно. Была сформирована фокус-группа, объяснены выгоды для каждого участника и компании в целом, и проект стартовал. На фазе анализа и дизайна всё шло гладко, и первые тесты прошли успешно.
Проблемы на этапе тестирования
Однако на фазе тестирования проект застопорился. Фокус-группе нужно было проверить процесс и его автоматизацию перед переходом к опытной эксплуатации, но участники начали выдвигать несущественные требования и прекращали основную работу.
Примеры проблем
- "Почему кнопка не зелёная? Я просил зелёную. Исправьте ошибку, и я продолжу проверять." Человек уходил и был доступен только через неделю.
- Участники также пропускали встречи, ссылаясь на операционную работу.
Реакция руководства
Руководитель проекта описал ситуацию директору департамента А, который позвонил одному из сотрудников, и у них состоялся диалог:
- Как у вас двигается проект?
- Всё хорошо!
- Когда будет результат?
-Надо спрашивать у руководителя проекта. Мы всегда приходим на встречи, но там постоянно что-то не работает! Мы так хотим уже работать по новому, но уже устали от постоянных проблем этих.
Руководитель проекта оказался в неудобном положении, так как выглядело, что проблемы исходят от него. Команда проекта была деморализована, что сильно сказывалось на качестве и производительности.
Решение проблемы
Когда к руководителю проекта обратился коллега за советом о закрытии проекта, была предложена другая стратегия:
- Поддержка проектной команды: Собрать команду, объяснить план действий и заручиться поддержкой на последнюю попытку завершения проекта.
- Самостоятельное тестирование: Команда самостоятельно протестировала проект, выявив и исправив критические ошибки.
- Определение правил тестирования:
Категоризация ошибок и запросов:
- Ошибки/запросы, которые можно исправить после завершения проекта.
- Ошибки/запросы, влияющие на работу, которые нужно исправить до масштабирования.
- Ошибки/запросы, которые мешают работе и должны быть исправлены до следующей встречи.
- Встречи с руководителями департаментов:
- Первая встреча: обсуждение и принятие правил тестирования.
- Вторая встреча: наблюдение за тестированием и вмешательство при необходимости.
- Третья встреча: подведение итогов и принятие решения о пилотировании.
- Проведение плановых тестов: Участники начали работать сверхурочно, что сократило срок тестирования почти в два раза.
В результате проект успешно перешёл на этап опытно-промышленной эксплуатации и вскоре начал масштабироваться.
Выводы
Такие ситуации, когда бизнес затягивает сроки, являются нормой при слабой культуре проектного управления. В будущем необходимо улучшить проектные практики компании, готовить проекты лучше и работать над мотивацией участников (не только денежной). В текущей ситуации нужно перезагрузить всех участников и строго вести их к результату.
Рекомендации на будущее
- Улучшение проектной культуры:
- Внедрить стандарты управления проектами.
- Обучать участников основам проектного менеджмента.
- Мотивация участников:
- Разработать систему нематериальной мотивации.
- Чётко объяснять личные выгоды и выгоды для компании от успешного завершения проекта.
- Подготовка и планирование:
- Тщательно готовить проектную документацию.
- Определять возможные риски и заранее планировать пути их минимизации.
- Контроль и мониторинг:
- Регулярно проводить проверки и оценки хода проекта.
- Использовать программное обеспечение для управления проектами для лучшего контроля за задачами и сроками.
- Коммуникация и взаимодействие:
- Обеспечить прозрачную и регулярную коммуникацию между всеми участниками проекта.
- Проводить регулярные встречи и брифинги для обмена информацией и решения возникающих проблем.
Заключение
Эффективное управление проектами требует не только технических навыков, но и умения мотивировать участников, планировать и контролировать процесс. Внедрение вышеуказанных рекомендаций поможет избежать задержек и обеспечит успешное завершение проектов в будущем.