Полезность Битрикс24, как в продажах, так и в любом другом виде бизнеса неоспорима. Инструмент настолько многогранен, что каждый находит для себя именно то, что необходимо и реально поможет в работе.
Часто, используя одно из средств, нам попросту не хватает его возможностей, или неудобен формат предоставления информации. Иногда проще и правильнее подстроить свои процессы под процессы Битрикс24.
А что делать, если ну никак не получается? Или функционала просто не хватает?
Недавно мы пришли на помощь к своему постоянному клиенту, который занимается проектной работой. Проектов много, сотрудников задействовано еще больше. Поэтому понятие учета трудозатрат знакомо не понаслышке.
От своевременно и корректно внесённых данных, зависит KPI сотрудников, а от него - премиальная часть и зарплата. На этих данных завязана промежуточная отчетность перед заказчиком и оплата услуг согласно плану. Да и попросту специалистов много, отслеживать каждого невозможно, а грузить их лишней работой по внесению отработанных часов в дополнительный источник учета нецелесообразно, возмущений не избежать.
В проектной деятельности компании используется «доверительный» подход. В конце рабочей недели сотрудники самостоятельно заполняют время, потраченное на задачи в рамках проекта. Изначально была идея использовать таймшит от Microsoft, но в итоге обсуждений, решили воспользоваться средствами Битрикс24. Портал клиента интегрирован с 1С:Документооборот и основной учет проектов находится именно в Битрикс24.
В рамках договора сопровождения, мы разработали модуль для коробочной версии, чем решили следующие моменты:
- Дали сотрудникам и руководителям проектов инструменты работы с учетом трудозатрат, которые традиционно используются при проектной работе
- Создали визуально и технически удобное пространство в Битрикс24 для занесения потраченных часов по заданиям
- Получили возможность формирования отчета в жизнеспособном виде как для внешнего клиента, так и для руководителя отдела
- Учли, что над одной задачей могут работать несколько сотрудников, и нужно разграничить трудозатраты по каждому
- Выбор различных периодов учета: понедельно, по дням
- Внесение дополнительных полей (поле комментарий) с отображением их в задаче
Стандартными средствами Битрикс24 учет трудозатрат происходил так: сотруднику нужно зайти в каждую задачу, над которой он работал, перейти на вкладку «Время», указать количество затраченных часов в определенный день. Это неудобно, долго, без визуального представления информации.
Сделали понятный, табличный механизм внесения трудозатрат. Как же заполнить данные?
В своем профиле сотрудник выбирает пункт «Учет времени», в фильтре находит проект, над которым работает. Открываются все задачи по выбранному проекту. Можно вносить!
Немного поясним процесс…
Все задачи на портале ведутся в рамках проектов. Создается группа, добавляются задачи, расставляются ответственные.
Выбирается период, за который нужно внести данные. Расчет времени идет в часах и минутах.
Отдельно вынесен сводный отчёт по отработанному времени по всем задачам. А в самой таблице автоматически суммируются трудозатраты по задачам в строках и дням – в столбцах.
Задачи клиент структурирует по этапам, например: этап 1, этап 2, этап 3.
В них подзадачами, располагаются задания, которые выполняются в рамках этого этапа.
Например: «Составление технического задания» или «Разработка концепта». С табличной части отчета есть возможность добавления подзадач. Или импортировать список задач из формата *xls, задачи добавятся в нужные этапы.
Задачи клиент структурирует по этапам, например: этап 1, этап 2, этап 3.
В них подзадачами, располагаются задания, которые выполняются в рамках этого этапа. Например: «Составление технического задания» или «Разработка концепта».
С табличной части отчета есть возможность добавления подзадач. Или импортировать список задач из формата *xls, задачи добавятся в нужные этапы.
В случае добавления в подзадачи еще нескольких задач (создана трехуровневая иерархия), появляются собственные трудозатраты (затраты по этапу) и трудозатраты подзадач (затраты по подэтапам). Ко всем ячейкам можно добавлять комментарии.
Полезные моменты:
- Трудозатраты с Битрикс24 выгружаются в 1С:Документооборот для расчета ЗП, построения премиальной части
- Отчеты. Мы дали возможность понедельно или за произвольный период получать отчеты. Отчёт выгружается в формате Excel. Файл отчёта содержит этапы, статус, крайний срок, по каждой задаче, сумму за период и по каждому дню. Такой файл можно смело отправить по почте клиенту. Потратить немного времени на «красоту» с фирменного бланка и распечатать документ для промежуточной встречи по проекту.
В таймшите предусмотрена возможность фильтрации данных. Фильтровать можно по проектам, ответственным, статусу и названию задачи.
Колонка «Н/д», помогает не учитывать выбранные задачи в отчете, время не плюсуется к отработанному. Например, может быть нужным для скрытия некоторых задач от внешних клиентов.
В итоге, теперь сотруднику не нужно каждый день заносить по каждой задаче потраченное время, а можно раз в неделю увидеть весь фронт работ, адекватно отчитаться о проделанном и оценить свою эффективность.
Ждите следующих цикл кейсов по данному проекту. Мы будем держать вас в курсе разработки.
А если у вас остались вопросы или заинтересовало решение, обязательно обращайтесь к нам!
✅ Бесплатная Техподдержка Битрикс24
✍Наш Телеграм-канал в нем вся "соль" о работе в Битрикс24, кейсы инструкции и полезные уроки. Подписывайтесь, будет много полезного!
Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ
Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ
Подписывайтесь на наш YouTube канал!
