Как часто ты говорил себе: "Мне действительно нужно организоваться", а потом не смог этого сделать? Это обычная проблема.
Плохая организованность обычно означает меньшую производительность и упущенные возможности и может привести к увеличению промедления и стресса.
К счастью, есть несколько простых вещей, которые помогут вам организоваться и остаться организованным. А еще лучше то, что эти навыки можно использовать дома или на работе, и они одинаково полезны и в том, и в другом случае.
Навыки организации - это действительно сочетание управления временем и самомотивации. Но если это звучит немного пугающе, то, наверное, лучше подумать об организации с точки зрения ряда шагов, которые можно предпринять.
Эффективные организаторские навыки: семь шагов
1. Будь ясен в том, что тебе нужно сделать.
Если вы, как и большинство из нас, один из тех людей, которые с трудом запоминают только то, что вы согласились сделать или что вы хотели сделать, если у вас было достаточно времени, тогда ведите список.
Если одного списка недостаточно, тогда ведите несколько. Некоторые люди считают, что лучше всего работают с одним списком, но другие имеют долгосрочный список "Делать", дополненный ежедневным списком "Задачи". У других также есть список работ на неделю. Предпочтение отдается как бумажным, так и электронным спискам.
2. Решайте, когда вы собираетесь это делать.
Исследования показывают, что наш мозг с трудом справляется с тем, чего мы не делали.
Вот почему вы просыпаетесь в ночной панике из-за того, что забыли. Интересно, однако, что если поставить работу в список "Делать" и, что очень важно, решить, когда вы собираетесь это сделать, то, похоже, достаточно отключить ту часть мозга, которая беспокоит, по крайней мере, до тех пор, пока вы не пропустите слот, который вы определили.
3. Дайте себе время и пространство.
Организованность не происходит случайно. Тебе нужно дать себе время, чтобы сделать это.
Удели немного времени каждый день, чтобы подумать о том, что тебе нужно сделать в тот день, и спланировать, когда ты собираешься это сделать. Лучше всего делать это либо в начале дня, либо в конце дня для следующего. Если вы едете в поезде, то, возможно, вам кажется, что ваше путешествие - это идеальное время для этого, но если нет, то просто возьмите 10 минут, когда вы только приступаете к работе, желательно вдали от своего рабочего места, чтобы не отвлекаться.
4. Решите, что важно, а что срочно.
Это деликатное различие, но все можно разделить на срочное и не срочное, а также важное и не срочное.
Некоторые вещи одновременно важны и срочны. Другие - ни то, ни другое. Загляните в раздел Приоритеты на нашей странице Управление временем, чтобы узнать больше о том, как с этим справиться.
5. Разделите и делегируйте задачи.
Разделите задачи на составляющие их части и подумайте, можете ли вы делегировать какую-либо из них.
Действительно ли вам нужно сразу же выполнить всю задачу? И действительно ли вам нужно делать их части? Иногда делегирование задачи может занять столько же времени, сколько и ее выполнение, особенно если это относительно быстро, но может занять некоторое время, чтобы объяснить. Но если объяснять относительно просто, а делать это просто, но долго, то это идеальная задача для делегирования.
И, не откладывая без необходимости, подумайте, действительно ли это нужно сделать сегодня, или есть что-то более важное или срочное, что позволит лучше использовать ваше время.
6. Не расстраивайтесь из-за дополнительных заданий.
Мы все знаем, каково это...
Вы только что потратили 10 минут, организовываясь, и возвращаетесь к своему столу, чтобы найти письмо от вашего босса, в котором он говорит вам бросить все и просто закончить отчет, который внезапно стал самым важным и срочным вопросом в мире.
Не сердитесь и не расстраивайтесь. По крайней мере, теперь вы знаете, есть ли у вас в списке что-нибудь еще, что не может ждать, и можете договориться о продлении сроков выполнения других работ с информированной точки зрения!
7. Оставайтесь на высоте.
Особенно, когда вы очень заняты, вы легко можете пропустить вашу ежедневную организационную сессию.
Вы просто хотите пойти домой, или вам действительно нужно заняться чем-то другим. Но очень важно не отвлекаться от планирования и организации, так как в противном случае все будет очень запутано, а затем потребуется несколько часов, чтобы разобраться в этом.
Применяйте данные способы на практике регулярно и вы заметите как вы стали более организованным или организованной, а также преведете ваши дела в порядок и выберетесь из хаоса.