Видимо удалённая работа теперь с нами надолго) И пора перестраиваться на этот режим окончательно. Предлагаю советы, как подготовиться к проведению онлайн-совещания или конференции. Все эти советы я вывела на собственном опыте, иногда путём ошибок и досадных промахов)
1. Правильно заполнить информацию о зум-встрече
Любая встреча начинается с приглашения на неё) и зум-встречи - не исключение. Просто бросить ссылку участникам встречи недостаточно, скорее это даже дурной тон. Полноценное описание должно включать:
- время начала и время окончания встречи (кстати, укладываться в отведённый тайминг - отдельный вид искусства :))
- тема встречи (не просто "Совещание", а конкретная тема этого совещания :))
- в описании дать повестку, тезисно перечислить, о чём будем говорить
- если на зуме будут демонстрироваться какие-то файлы, правила хорошего бизнес-тона требуют разослать участникам эти файлы заранее (их можно приложить к описанию встречи)
2. Позаботиться о фоне
Если на совещании надо будет включать видео, то лучше заранее позаботиться о том, что попадёт в кадр. Идеально если это будет нейтральный фон, стена, на которой не будет никаких отвлекающих и декоративных элементов. Также лучше садиться спиной к стене, чтобы сзади не оставалось много пространства и домашнего быта, которое люди будут рассматривать)
В Зуме можно выбирать цифровые фоны, но я не рекомендую ставить их на заставку, потому что даже однотонные выглядят довольно неформально. А что уж говорить о заставка в виде песчаного пляжа или задорного огонька)
3. Продумать звуковое сопровождение
Даже если находитесь в гордом одиночестве в помещении, всё равно лучше воспользоваться наушниками. Потому что наушники обладают шумоподавлением, не пропускают лишние звуки в эфир и при этом ваш голос будет звучать чётче.
Если зум планируется проводить дома, не лишним будет попросить домашних если уж совсем не шуметь, то хотя бы снизить уровень громкости)
Если участников зума много (больше 4), то хорошим тоном будет выключать свой микрофон тогда, когда не говоришь. Это поможет держать звуковой фон нейтральным, без потрескиваний и прочих шумов.
4. Вести протокол встречи
Зум-совещание - это обычное совещание в цифровом формате. Чтобы они не проходили впустую, всегда надо подводить итоги: составлять краткое резюме обсуждаемых вопросов. И обязательно рассылать протокол всем участникам встречи.
5. Правильно представиться
В виртуальном пространстве мы порой берём себе забавные ники) Для рабочих зумов стоит внимательно подойти к неймингу, и самое очевидное и простое - это конечно просто использовать имя и фамилию. Это поможет коллегам корректно обращаться к вам, без опаски ошибиться.
Такие 5 аспектов, на которые я обращаю внимание при организации зум-встреч) если у вас есть свои наблюдения и наработки, как сделать цифровые совещания лучше - обязательно делитесь в комментариях!)
Друзья! Приглашаю вас к себе на другие площадки, где я также делюсь полезной информацией:
YouTube - канал о планировании и организации своей жизни
Телеграм - канал о личных финансах
Инстаграм - личный блог, где много советов из моей жизни о планировании и организации всего и вся)