В этой статье я поделюсь кейсом своего клиента- поставщика медицинского оборудования и расскажу о том, как мы систематизировали работу с документами. ⠀
О компании. Компания является крупнейшим поставщиком медицинского оборудования. Это оборудование можно встретить практически в каждом учебном, государственном или ином учреждении.
У компании свыше 12 000 постоянных заказчиков, ежемесячно более 500 новых покупателей.
⠀
Почему задумались об автоматизации?
В связи с большим объемом бумажного документооборота (договора, счета, акты, коммерческие предложения и т.п.) необходимо было упорядочить и автоматизировать работу с документами.
⠀
Что было сделано?
Автоматизировано делопроизводство, учет и хранение документов, учет и контроль исполнения поручений, учет договоров, заведена структура организации.
Дописали блоки обработки и регистрации входящих и исходящих документов, блок согласования документов для оптимизации рабочего времени, ведение электронных форм учета; доработали блок входящие документы для оптимизации бизнес-процессов, упорядочения входящих писем.
⠀
В результате.
Ускорился процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами.
Управление потоками документов на предприятии стало эффективней, возможность потери договоров в процессе работы внутри организации была исключена.
Продуктивность сотрудников повысилась за счет упорядочения их работы.
Сократилось время поиска нужной информации и повысилось качество обработки документов.
Появился единый корпоративный стандарт в работе с документами, корреспонденцией и заявками, благодаря тому что все документы (письма, протоколы, должностные инструкции, приказы и распоряжения руководства) представлены в единой информационной системе.
⠀