Во времена глобальной цифровизации важно внедрять современные технологии во все бизнес-процессы, в том числе документооборот. Многие компании уже давно перешли на работу с электронными документами и только выиграли от этого.
Вот ключевые преимущества облачной работы с документами:
- Быстрота обработки. Скорость извлечения документов может быть значительно улучшена путем хранения их на компьютерных дисках в хорошо организованной структуре каталогов с сопровождающей поисковой системой.
- Экономическая выгода. Затраты на использование документов можно сократить, исключив расходы на бумагу, папки, стеллажи и выделенный персонал на обработку архива, а также минимизировав пространство для хранения документов.
- Многофункциональность. Специальные сервисы, предназначенные для работы и хранения электронных документов, содержат разнообразные функции – от подписания при помощи ЭЦП до одновременной работы нескольких сотрудников с одним ЭД.
- Безопасность. Безопасность можно повысить с помощью прав доступа, паролей, резервных копий и внешнего хранилища.
Эти преимущества можно получить только путем выбора правильного сервиса ЭДО и соблюдения всех правил работы с электронными документами.
Порядок работы с электронными документами.
Внедрение системы электронного документооборота состоит из таких этапов:
Создание документов в электронном виде с использованием сервиса ЭДО. Бумажные документы могут быть преобразованы в электронную форму.
Налаживание сотрудничества. Использование процедур извлечения и регистрации позволяет нескольким пользователям работать с документом без перезаписи данных друг друга. Инструменты сервиса ЭДО также позволяют пересылать документы другим пользователям в соответствии с требованиями рабочего процесса.
Организация хранения документов. Документы хранятся на жестких дисках, облаке и съемных носителях различных типов.
Настройка прав доступа. Разным пользователям предоставляются разные права доступа для работы с документами в электронном виде, такие как разрешение на чтение, чтение и запись и т.д.
Получение цифровой подписи. Цифровые подписи подтверждают подлинность документов.
При работе с электронными документами важно изучить и учитывать актуальное законодательство Республики Беларусь об электронном документообороте.
Особенности работы с электронными документами.
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях» утверждает инструкцию по работе с электронными документами в госорганах и других компаниях.
В инструкции четко описаны все правила, касающиеся таких моментов:
1. Подготовка и утверждения проекта цифрового документа.
2. Заверение подписью, регистрация и слежение за исполнением электронных документов.
3. Добавление дел с цифровыми документами в номенклатуру дел.
4. Создание цифровых дел.
5. Организация хранения ЭД в облаке, архиве.
6. Уничтожение ЭД.
Важно!
Сервис электронного документооборота ЭДиН позволяет создавать, подписывать документы ЭЦП, хранить их, обмениваться с контрагентами и сотрудниками.
Это выгодное, безопасное и многофункциональное решение для ускорения и улучшения многих бизнес-процессов в компании.
Все подробности на сайте https://edn.by/ и по телефонам:
+375 44 727 22 00
+375 17 336 61 00
