Идеальная ситуация в проекте — когда сотрудники выделены на 100%. В этом случае вы сами определяете, кто и что делает, и договариваетесь только с собой. Однако такие проекты стали редкостью не только в компании, но и в стране. Если сотрудника можно выделить в проект на 100%, значит его предыдущая работа была бессмысленна.
В реальности людей привлекают из разных департаментов на части проекта. Это нормально в компаниях с высокой культурой проектного управления, но представляет проблему, если ваш проект первый в компании.
У меня был небольшой проект, связанный с наведением порядка в мастер-данных поставщиков и контрактов. ИТ-составляющая была минимальна, можно сказать, её не было совсем. Основная работа лежала на коммерческом департаменте, бухгалтерии и юристах.
Если точные данные по поставщикам и контрактам для бухгалтерии и юристов — основа их работы, то для коммерческого департамента это бюрократия. Я попросил бухгалтеров и юристов назвать самых адекватных категорийных менеджеров, у которых порядок с отчётностью и адекватные сотрудники. Таких оказалось ровно один из 21 человека. У нас состоялся следующий диалог:
- СЕО просит навести порядок с кэш-флоу, но мы не можем этого сделать, так как данных о контрактах и условиях платежей в системе нет. Мы хотим внести эти данные в систему и автоматизировать платёжный календарь. От вас потребуется информация о ваших поставщиках, все копии контрактов и план по перезаключению. Эту информацию нужно будет один раз внести в систему, дальше этим займётся отдел документооборота.
- А СЕО мне ничего не говорил и мой начальник тоже. И вообще, вы сейчас делаете очень плохо! Это мой инструмент управления поставщиками — я плачу, когда хочу! Задача финансов — обеспечить деньги на расчётном счету под мои распоряжения!
- Да, но сейчас о суммах, которые надо заплатить в течение дня, мы узнаём вечером. В итоге нам приходится брать короткие и дорогие кредиты. Мы теряем до 3% маржи на этом!
- Меня это не касается! Я закупщик! Если СЕО так надо — пусть он сам придёт и скажет мне.
Я попытался поговорить с ещё несколькими менеджерами, но они уже знали, зачем я пришёл, и просто отказывались общаться. Идти к СЕО и просить объяснить менеджерам, что ему нужно, было плохой идеей. Тогда я решил начать с их руководителя, коммерческого директора.
Сначала я написал ему письмо — тишина. Затем пытался его поймать в кабинете — бесполезно. У него всегда была очередь из поставщиков. Несколько раз удавалось поймать его в коридоре или за обедом, но его ответ был: "Блин, Женя! Ну не сейчас, завал!"
Тогда я пошёл ва-банк. Спросил на КПП, когда он обычно уходит домой — после 21:00! Ну а что делать? Вечером после 19:00 я вышел на лестницу и стал ждать. Просто стоял и ждал. И вот в 20:50 дверь открылась и вышел коммерческий директор:
- Вова! Я тебя не выпущу! Мне нужно 5 минут твоего времени!
- Женя, ты тут давно?
- Один час и 50 минут.
- Ты меня ловишь?
- Да!
- Ну ок, пойдём.
Мы вернулись в кабинет. Я рассказал, что делаю, зачем, какой будет эффект и самое главное, что мне требуется от него:
- Мне нужно, чтобы ты посадил менеджера Иванова на пару часов и чтобы он внёс свои данные в Excel файл. На текущий момент это всё, что мне нужно!
Коммерческий вызвал Иванова и приказал до утра внести данные в файл — до 09:00. И сказал самое главное:
- Если меня Женя ещё раз будет ловить, чтобы попросить вас работать, я уволю вас и найму его!
Данные все внесли, проект сделали, и все были счастливы. А коммерческий директор подарил мне бутылку красного вина — на тот момент вкуснее я ещё не пил.
Рекомендации на основе опыта
После этого случая почти в каждом проекте был момент, когда я шёл к владельцу ресурсов и получал их в нужном объёме. На основе этого опыта я выработал следующий алгоритм:
- Люди тратят время на проект в двух случаях:
1.1. Это ощутимо влияет на размер их премии.
1.2. Работа в проекте лично интересна человеку. - Если у человека нет ни первого, ни второго, идите к его руководителю и объясните важность задачи.
- По моему опыту, личный интерес — самый сильный мотиватор. С деньгами всё сложнее: если у человека будет выбор делать ваш проект или другую задачу, он выберет ту, где денег больше. Обычно это точно не проект.
- Если вы дошли до собственника компании и ему это тоже не интересно — инициируйте закрытие проекта.
Используйте этот алгоритм для успешного управления проектами и эффективного взаимодействия с владельцами ресурсов.