В любом проекте существует три взаимосвязанных ключевых аспекта:
- Границы проекта - определяют, что и в каком виде должно быть достигнуто в результате проекта.
- Сроки проекта - фиксируют, когда эти результаты должны быть достигнуты.
- Ресурсы проекта - определяют, какие ресурсы доступны для достижения результатов в определенные сроки.
В условиях оптимизации бюджетов ресурсы проекта могут быть сокращены. Например, в нашем случае ресурсы проекта сократили на 50%. Независимо от выбранного подхода, такой проект становится нереализуемым, что требует созыва управляющего комитета для принятия решения о дальнейших действиях.
Однако в реальной практике часто возникают ситуации, которые не требуют привлечения управляющего комитета и могут быть решены на уровне руководителя проекта. В этих случаях матрица приоритетов помогает руководителю принимать правильные решения.
Пример:
Разработчики должны к следующему понедельнику сдать сайт, но один из разработчиков заболел. Варианты действий руководителя проекта:
- Ничего не делать и надеяться на лучшее.
- Сдвинуть срок сдачи сайта на несколько дней.
- Вывести людей на работу в выходные с оплатой сверхурочных, чтобы уложиться в срок.
- Не делать какую-то часть сайта, пометить её как "В разработке" и доделать позже.
Каждое из решений имеет свои последствия:
- Сдвиг срока может привести к негативным отзывам, если уже шла реклама сайта.
- Обещание оплатить сверхурочные без достаточного бюджета может демотивировать команду.
- Незавершенная часть сайта может оказаться важной для клиента, что тоже вызовет негатив.
Матрица приоритетов помогает выбрать правильное решение. В данном примере матрица приоритетов может выглядеть так:
- Сроки проекта - наименее гибкие, изменять нельзя.
- Ресурсы проекта - умеренно гибкие, допускается превышение бюджета в согласованных пределах.
- Границы проекта - наиболее гибкие, допускается изменение содержания.
С такой матрицей руководитель проекта примет решение "Не делать часть сайта", зная, что сроки изменить невозможно. В случае критической необходимости он может превысить бюджет в определенных пределах. Вся проектная команда понимает, что приоритеты установлены таким образом, что сроки являются неизменными, а ресурсы и границы могут быть корректированы.
Матрица приоритетов размещается в резюме проекта, что делает её доступной для всех участников. Таким образом, все решения, принимаемые в рамках проекта, проходят через призму этой матрицы, что обеспечивает согласованность и предсказуемость действий команды.
Матрица приоритетов располагается в резюме проекта, чтобы все участники могли легко найти и ознакомиться с ними.