Когда проект инициируется и запускается, у участников, как правило, есть общее представление о его результатах. Важно, чтобы все участники использовали одинаковые термины и одинаково понимали результат.
С течением времени могут возникнуть разногласия в понимании одних и тех же слов или измениться восприятие результата. Это приводит к проблемам в проекте. Например, разное понимание цвета кнопки на сайте — это одно, а когда многомиллионный бюджет потрачен на ненужный продукт — это совсем другое.
Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо до старта проекта чётко определить его результаты. Важно также назначить владельца каждого результата и установить дату его достижения.
Включение этой информации в резюме проекта даёт следующие преимущества:
- Вовлечение руководителей. Они формируют критерии и видение результата, что не позволит им в конце проекта сказать: "Нам это не нужно". Они могут высказать свои замечания до начала проекта.
- Поддержка функциональных областей. Руководители, заинтересованные в конкретных результатах, помогут вам при формировании и защите бюджета.
- Связь рисков и решений с результатами. Если риски и решения не связаны с результатами, можно понизить их приоритет и не тратить на них ресурсы.
- Идентификация бенефициаров. Каждый сотрудник видит конечных бенефициаров, что повышает их заинтересованность в проекте.
- Основы проектного плана и статус-отчётов. Это фиксированные точки в плане, которые сложно изменить. Если дата смещается, понятно, с кем её нужно согласовать. Еженедельные статус-отчёты показывают прогресс по достижению этих результатов.
Все детали по содержанию результата необходимо фиксировать с каждым владельцем персонально и документировать.
Результаты проекта располагаются в резюме проекта, чтобы все участники могли легко найти и ознакомиться с ними.