Когда инициируется проект, все более или менее представляют его границы. Но со временем эти границы размываются. Нечеткие границы почти всегда приводят к нарушению бюджета, сроков и объема ресурсов.
Всё выглядит логично. Вы приходите в департамент и просите что-то изменить в их отчёте. Руководитель департамента внимательно изучает ваш запрос и с максимальным участием сообщает: "Этот отчёт был создан 10 лет назад, и никто уже не знает, как он работает. Вам, конечно, нужно получить эти данные. Давайте мы выделим людей в проект, которые расскажут, что и как, а вы в рамках проекта реализуете новый отчёт! Все в результате будут довольны!"
И вот у вас в проекте появляется задача, которая как бы связана с проектом, но в то же время никто не планировал на эту задачу ресурсов, сроков и бюджета. Вместо проекта у нас появляется монстр, который занимается всем, чем только можно. Как следствие, ничего не происходит, и это всё заканчивается плохо.
С другой стороны, если отказаться, проект не будет получать данные в нужном виде, и это окажет влияние. В этой ситуации обязательно надо руководствоваться здравым смыслом. Если эта задача простая и помещается в «ефрейторский зазор» руководителя проекта, её надо взять и сделать.
Стоит отметить, что здравый смысл должны использовать все участники. В одном проекте сложилась интересная ситуация, и если бы в резюме не были описаны границы проекта, неизвестно, чем бы всё закончилось.
В каждом магазине каждый день выполнялась операция: пойти на почту и отправить несколько писем. Каждый день несколько сотен человек шли на почту и отправляли по несколько писем, предварительно распечатав их и заполнив от руки конверты. В офисе есть отдел делопроизводителей, который занимается отправкой писем.
Предварительная оценка показала, что компания будет тратить в десять раз меньше денег на отправку писем и снизит юридические риски, если для отправки будет использоваться специализированная компания. Данные для писем передаются в электронном виде. В офисе требуется ещё одна штатная единица для администрирования этого процесса.
Руководитель отдела делопроизводителей выслушал и сказал: "У меня нет бюджета на это всё, у меня нет опыта поиска таких компаний. А так как это нужно вашему проекту, вы в рамках проекта всё организуйте и запустите. Я только за!"
Мы открыли резюме проекта и в разделе «Границы проекта» прочитали:
Входит в проект:
- Все операции в магазине
- Все операции в розничном департаменте
- Мотивационная модель розничной части бизнеса
Не входит в проект:
- Операции внутри департаментов, исключая розничный
Пункт «Не входит в проект» очень хорошо помог. Он чётко обозначил, что это не является задачей конкретно этого проекта. Далее у руководителя отдела делопроизводителей было два продуктивных варианта:
- Инициировать изменения границ проекта на ближайшем управляющем комитете.
- Выполнить оптимизацию расходов компании.
В рамках проекта можно предоставить информацию об оптимизации и, если ничего не будет меняться, не производить этого изменения. Если не остаётся других вариантов, инициировать изменение границ проекта со всеми вытекающими последствиями.
Границы проекта располагаются в резюме проекта, чтобы все участники могли легко найти и ознакомиться с ними.