Особенности внедрения стандартов и регламентов в вашей компании

В этой статье мы раскроем тему в 13 простых пунктах. Пред прочтением этой статьи советуем вам ознакомится с предыдущими статьями:

• Корпоративные стандарты
• Контроль персонала
• Как отвечать на входящие звонки

1. Решите, какие регламенты вам нужны. Проанализируйте, какие ошибки или проблемы регулярно повторяются в вашем отделе. Решите, по каким направлениям вы хотите сделать процесс контроля более прозрачным.
2. Используйте позитивные формулировки. Любые стандарты лучше описывать в форме (что нужно сделать), а не (что делать нельзя).
3. Формулируйте требования, а не пожелания. При обсуждении стандартов используйте прямые и уверенные формулировки. Избегайте уклончивых фраз вроде «мне бы хотелось» или «было бы лучше, если». Неуверенность в ваших словах приведет к тому, что сотрудники будут их игнорировать.
4. Начните с простых правил. Не перегружайте сотрудников информацией. Пока откажитесь от подробностей и деталей. Когда менеджеры привыкнут к новому требованию и начнут его регулярно соблюдать, стандарт можно будет усложнить.
5. Поручите написание стандартов сотрудникам. Такой подход освободит время руководителя. Кроме того, он будет способствовать развитию подчиненных. В результате они будут считать стандарты «своими», а не навязанными извне.
6. Разберите новый регламент на общем собрании. Руководителю нужно не только познакомить подчиненных с регламентом, но и убедить их его соблюдать. Во время совещания предложите сотрудникам задавать вам вопросы по ходу обсуждения.
7. Объясните, зачем нужен этот регламент. Покажите, какую пользу стандарты принесут компании и самим сотрудникам. Если люди понимают, зачем вы просите их что-то сделать, они более охотно будут соблюдать ваши требования. Ваша цель — не навязывать регламент, а увлечь починенных новой идеей. Полезно рассказать историю из вашего опыта или опыта другой компании, чтобы вовлечь сотрудников эмоционально и вдохновить их.
8. Попросите сотрудников подписать регламент. Такое активное действие поможет подчиненным внутренне принять новые требования.
9. Запланируйте регулярные мероприятия по закреплению стандартов. Задача руководителя — превратить соблюдение регламента в привычку. Хорошая идея — несколько раз в год повторять обучение и экзамены по корпоративным стандартам. Повторение способствует запоминанию и показывает сотрудникам, что эти требования все еще актуальны.
10. Подготовьте наглядные материалы. Наглядные материалы помогают запоминать новые стандарты и внедрять их в практику.
11. Назначьте ответственного за контроль стандартов. Поручите контроль за соблюдением стандарта одному из компетентных сотрудников. Руководителю не стоит заниматься этим самому: если он лично будет контролировать каждую мелочь, времени на решение стратегических задач не останется.
12. После первого нарушения сделайте устное предупреждение, начните с самой мягкой и неформальной меры. Поговорите с сотрудником один на один, чтобы выяснить, почему он не выполнил требования. Возможно, вы узнаете, что сотрудник не понял, чего вы от него ожидаете, или перегружен другими задачами. Если вы нашли причину нарушения, подумайте, как ее устранить.
13. Введите штрафы за систематические нарушения. Если при первом нарушении достаточно обсудить ситуацию с сотрудником, повторные проблемы требуют более жестких мер. Например, можно ввести систему штрафных баллов. Все нарушения регламента за месяц будут суммироваться и влиять на размер бонуса. Важно отслеживать, стараются ли подчиненные уменьшить количество нарушений. Если в течение нескольких месяцев прогресса не происходит, возможно, стоит расстаться с этим сотрудником.

Текст подготовил: Кирилл Самохин, коммерческий директор ООО "ДубльГИС-Архангельск" / k.samokhin@arh.2gis.ru

Все вопросы вы можете задать нам в группе вк

Заказать рекламу 2ГИС Архангельск +7 (8182) 42-35-42

info.2gis.ru